Rijkswaterstaat
Geen max tarief
Heel nederland
32 uur p/w
Administratief Secretarieel
24ste juni, 2025
1ste juli, 2025
In het kort: Je gaat als projectsecretaris bijdragen aan het project A20 Nieuwerkerk-Gouda door actielijsten bij te houden, afspraken in te plannen, documenten te beheren en het projectteam te ondersteunen voor een efficiënt projectverloop.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Het project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda van het organisatieonderdeel Verkenning en Planuitwerkingen binnen RWS West-Nederland Zuid, zoekt een projectsecretaris. Het project A20 Nieuwerkerk Gouda is een project in de fase Planuitwerking + Contractvoorbereiding. Het projectteam van Rijkswaterstaat vervult de rol van opdrachtgever en dat vereist veel kennis, kunde, ervaring, maar ook creativiteit en een continue balans tussen effectiviteit en efficiëntie. In ons projectteam werken ca. 65 collega’s in verschillende rollen. Als projectsecretaris lever je een belangrijke, zichtbare bijdrage voor het effectief en efficiënt draaien van het projectsecretariaat en daarmee van de gehele projectorganisatie. Wij zijn op zoek naar een proactieve, nauwkeurige projectondersteuner die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Vanwege de aard van de werkzaamheden kun je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Vanuit je ruime ervaring ben je in staat de context en werkzaamheden snel tot je te nemen. Daarnaast zorg je dat het projectmanagementteam soepel kan draaien door snel en effectief informatie te verwerken en waar nodig te ondersteunen in het proces. Bij deze opdracht ben je onderdeel van het cluster Projectbeheersing en leg je verantwoording af aan de Manager Projectbeheersing. Voor een groot deel van het werk schakel je direct met de Projectmanager.
Opdrachtomschrijving:
- Nauwkeurig bijhouden van actielijsten en notuleren van diverse overleggen
- Inplannen van complexe afspraken met RWS-, interne en externe stakeholders.
- Voorbereiden en organiseren project brede (sociale) bijeenkomsten
- Managen van documenten en informatiestromen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van post en mails binnen het project
- Coördineren operationele bedrijfsprocessen rondom het projectsecretariaat, de logistiek en huisvesting van de projectorganisatie (Meetingselect, receptie-aanmeldingen)
- Het bijhouden van project-specifieke documenten/lijsten als organogram, distributielijsten
- Contacten onderhouden met interne en externe medewerkers en proactief reageren op vragen; zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen
- Ondersteunen bij het voorbereiden van o.a. de wekelijkse (deel) projectteamvergaderingen: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
- Het gebruik van DocGen voor officiële sjablonen en brieven
- Ondersteunen bij het voorbereiden van stukken en presentaties voor bijv. de Stuurgroep
- Stukken aanbieden ter archivering en dossierbeheer
- Het beheren van rechten in diverse systemen
- Het beheren van project-specifieke passen en eigendommen. (toegang gebouw, parkeerpassen, kastruimte project + sleutels)
Leiding en toezicht:
Ja.
De Eisen
– De kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van projectondersteuning/projectsecretaris bij grote infrastructurele projecten bij een overheidsorganisatie.
– De aangeboden kandidaat is 2 dagen per week (op dinsdagen en donderdagen) beschikbaar om op locatie te werken (Rotterdam). In overleg worden de andere uren verdeeld over twee dagen (eventueel werkzaam vanuit huis).
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten.
De Wensen
– De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken in projecten bij Rijkswaterstaat
– De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het CONNECT of andere SharePoint omgeving
– De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren en maken van gespreksverslagen van bijeenkomsten/vergaderingen
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!