Rijkswaterstaat (Utrecht)
Max 78 p/u
Utrecht
34 uur p/w
ICT Informatievoorziening
17de oktober, 2025
24ste oktober, 2025
Vacature: Documentbeheerder en Archiefbeheerder
Opdrachtomschrijving
Wij zoeken een ervaren professional om het beheer van onze archivering binnen ons documentbeheersysteem uit te voeren. Dit omvat activiteiten zoals het registreren, meta-dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. U zult verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers, het autoriseren van medewerkers en het verzorgen van trainingen aan projectmedewerkers. Een belangrijk aspect van deze rol is het coachen van projectmedewerkers om hen bewust te maken van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming.
Verantwoordelijkheden
Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
Verlenen en intrekken van autorisaties tot het documentbeheersysteem.
Maken van relevante standaardweergaven of zoekopdrachten in het documentbeheersysteem.
Instrueren van nieuwe projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
Actueel houden van alle documenten gerelateerd aan het beheer van het projectarchief.
Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten.
Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.
Resultaat van de opdracht
Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van de organisatie.
Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (bijv. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
De Eisen
Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
De Wensen
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
Ervaring met het samenwerken in een IPM-model en Projectbeheersingsteam.
Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).Kennis van en ervaring met onderhoudsprogramma’s in de infrastructuursector.Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).Ervaring met het samenwerken in een IPM-model en Projectbeheersingsteam.Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 7 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.