Gemeente Hilversum
50000
Noord-Holland
36
Financieel Economisch
20ste mei, 2025
27ste mei, 2025
In het kort: Je gaat de programmamanagers ondersteunen bij de bestuurlijke samenvoeging van Hilversum en Wijdemeren, inclusief agendabeheer, verslaglegging, administratie en het organiseren van bijeenkomsten.
Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland. Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is. We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar. Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner. Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam. We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad. Elke dag willen we dit waarmaken. En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan. Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.
Opdracht
Op 27 maart 2025 hebben Hilversum en Wijdemeren besloten tot bestuurlijke samenvoeging van beide gemeenten. Eerder is al besloten om de ambtelijke organisaties van Wijdemeren en Hilversum per 1 januari 2026 samen te voegen. De komende periode wordt gewerkt aan de ambtelijke samenvoeging en de bestuurlijke samenvoeging. Voor de programmaorganisatie zijn de gemeenten per 1 juni 2025 op zoek naar een programmaondersteuner. In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord en specifiek voor de twee programmamanagers. Als programmaondersteuner ben je de rechterhand van de programmamanagers en ondersteun je de projectleiders in het programma. Samen creëren en houden jullie overzicht over de voortgang van het programma. De belangrijkste toegevoegde waarde lever je door:
- Goed agendabeheer van programmanagers, projectleiders en het maken van afspraken met opdrachtgevers en bestuurders in beide gemeenten.
- Het opstellen van agenda’s en verslaglegging van overleggen binnen het programma.
- Het op orde houden van de programma-administratie.
Je thuis voelen in MS Teams en het meebrengen van goede contacten binnen Hilversum en Wijdemeren zijn belangrijke vereisten.
In de rol van programmaondersteuner ben je verantwoordelijk voor:
- Sparringspartner voor de programmamanagers: meedenken met/adviseren van de programmamanagers over te organiseren overleggen/afspraken en het bijhouden van de projectadministratie, knelpunten signaleren en ondersteuner in de breedste zin van het woord.
- Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
- Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: samenstellen van agenda’s;
- Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
- Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering.
- Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor kleine en grote bijeenkomsten met collega’s.
Het programmateam, waar de programmamanagers en programmaondersteuner onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën. Van de programmaondersteuner wordt regelmatige aanwezigheid in Wijdemeren en Hilversum bij fysieke overleggen verwacht.
CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag en donderdag andere dagen in overleg.
Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland op een later moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.
Overige informatie
De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken.
De Eisen
– Aantoonbare werkervaring met MS Office en MS-Teams (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv).
– Aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke overheidsinstelling.
– Aantoonbare werkervaring met Ibabs (maak dit duidelijk aantoonbaar in het cv).
– Bereid om op locatie te werken minimaal 24 uur.
– Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als managementondersteuner of programmasecretaris binnen een overheidsinstelling.
– Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
De Wensen
– Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als project- /programmasecretaris of ondersteuner van het bestuur/college van een gemeentelijke organisatie.
– Aantoonbare werkervaring met het plannen, organiseren én voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
– Uiterlijk beschikbaar per maandag 15 juni 2025 voor minimaal 32 uur gedurende de hele opdracht, inclusief verleggingen.
– Kandidaat beschikt aantoonbaar over een netwerk in Wijdemeren of Hilversum.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Freep Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!