In het kort: Je gaat evenementen organiseren voor werkzoekenden en werkgevers, van voorbereiding tot uitvoering, en je werkt samen met het team aan aantrekkelijke programma's en projectmanagement om elk evenement tot een succes te maken.

Heb jij een proactieve houding en een flinke dosis enthousiasme? Ben je een echte regelaar, houd je ervan om evenementen te organiseren, teksten te schrijven en de touwtjes in handen te nemen? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wie ben jij
In deze functie ben je een echte regelaar! Hoe meer ballen jij in de lucht kunt houden, hoe blijer je wordt. Jij zorgt ervoor dat alles binnen de afgesproken tijd en volgens afspraak wordt opgeleverd. Met een scherpe en nauwkeurige blik als het gaat om de voorbereiding van online en fysieke evenementen. Je kan snel schakelen tussen projecten en weet je concept, doelgroep en boodschap naadloos op elkaar aan te laten sluiten. Je kunt zelfstandig werken maar voelt je ook thuis in een team en bent flexibel wat betreft werkplek: op kantoor, thuis of op locatie. 

Wat ga je doen
Je organiseert samen met het team evenementen voor werkzoekenden, werkgevers, samenwerkingspartners en medewerkers. Je zorgt ervoor dat elk evenement een succes wordt, van voorbereiding tot uitvoering.
- Je werkt samen met het team aan aantrekkelijke, inhoudelijke programma´s en denkt mee over nieuwe werkvormen. Dit doe je o.a. met professionals van evenementbureaus, sprekers en dagvoorzitters, maar ook met onze collega´s van advies en content.
- Daarnaast pak je werkzaamheden op zoals het uitnodigings- en aanmeldtraject. Denk hierbij aan het schrijven van uitnodigingen en het maken van content voor websites.
- Naast de grotere projecten, pak je ook zelfstandig kleinere projecten op en ondersteun je collega’s waar nodig op het gebied van projectmanagement.

Waar kom je te werken
Het eventteam is onderdeel van het communicatieteam van werkbedrijf. Dit team bestaat uit zo’n 25 communicatieprofessionals. Het team is verdeeld in drie clusters: events, content en advies. Voor grote events werken we samen met onze collega’s van advies en content. We werken met dit gezellige team op het hoofdkantoor van UWV in Amsterdam (Sloterdijk), maar we zijn met het eventteam ook veel op locatie. Deels thuiswerken is mogelijk, maar we streven ernaar om minimaal 2 dagen per week samen op kantoor te zijn.

Doel van de Functie
Het adviseren, regisseren en realiseren van diverse vormen van corporate evenementen, gerealiseerd binnen een totale communicatieaanpak rondom een bepaalde boodschap of thema waarmee UWV zich extern of intern profileert, ter bevordering van het imago van UWV.

Resultaatgebieden en activiteiten
- Begrijpt en vertaalt de klantvraag in een concrete projectmatige aanpak, binnen de algemene beleidskaders van Concerncommunicatie.
- Adviseert, organiseert en realiseert diverse vormen van (corporate) evenementen.
- Heeft als (deel) projectleider de regie en coördinatie over het evenement en is verantwoordelijk voor het resultaat. Signaleert en managet risico’s en rapporteert hierover naar opdrachtgever.
- Stelt een (deel) projectplan op inclusief projectplanning en begroting. En bewaakt hierbij de voortgang en rapporteert hierover (kwaliteit, kosten, tijd) naar de opdrachtgever.
- Plaatst het evenement binnen een totale communicatieaanpak.
- Stelt een aantrekkelijk en inhoudelijk sterk programma op. Werkt hierbij met professionals (evenementenbureau, sprekers, dagvoorzitters e.d.) en komt tot vernieuwende werkvormen. Stelt doelstellingen desgewenst bij n.a.v. evaluaties.
- Selecteert leveranciers voor de uitvoering van evenementen en koopt menskracht en middelen voor opdrachtgever in om een evenement te kunnen organiseren en onderhandelt met hen over de prijs (zoals locatie, catering, AV middelen, aanmeldsites e.d.).
- Zorgt voor een vlekkeloze uitvoering en werkt hierbij met briefingsdocumenten, draaiboeken, try-outs e.d. voor de verschillende onderdelen en belanghebbenden.
- Werkt beleidsvoorbereidend op het gebied van evenementen. Stelt (mede) kaders op voor het inzetten en organiseren van evenementen.
- Adviseert en realiseert ter verhoging van de kwaliteit van evenementen over het trainen van de bemensing van de stand, presentatoren en dagvoorzitters.
- Levert als teamspeler een actieve bijdrage aan de resultaten van het team, de afdeling/divisie/UWV.
- Is aanspreekbaar op eigen functioneren en spreekt anderen aan op hun functioneren.
- Handelt conform de UWV richtlijnen en beleid ten aanzien van integriteit, beveiliging en privacy.

Contextinformatie en kleurbeeld
Concerncommunicatie is onderdeel van de stafdirectie Bestuurszaken. Concerncommunicatie (CC) profileert UWV als een professionele en betrouwbare dienstverlener met meerwaarde voor de maatschappij binnen de maatschappelijke context. Dit doet CC niet door het te vertellen, maar door het te laten zien. De afdeling is georganiseerd langs 4 pijlers: Woordvoering, Public Affairs, Interne en externe communicatie en Projectmanagement en communicatiemiddelen. Binnen het cluster Projectmanagement & Communicatiemiddelen zijn diverse teams vertegenwoordigd, allen werkzaam op een specialisme binnen het vakgebied communicatie, zo ook op het gebied van evenementen en congressen.

Corporate evenementen, zoals beurzen, congressen, seminars, informatiebijeenkomsten etc., zijn een belangrijk communicatiemiddel, ze zijn zowel intern als extern bepalend voor het imago en de beeldvorming van en over UWV. Het zijn evenementen die een platform vormen waarop UWV zich profileert richting haar doelgroepen, zoals medewerkers, klanten, werkgevers en stakeholders. Deze evenementen zijn tevens een podium waarop UWV haar standpunt als deskundige en professionele organisatie op het terrein van de sociale zekerheid inhoudelijk uitdraagt.

Het organiseren van een evenement vraagt om een projectmatige aanpak. De evenementencoördinator is verantwoordelijk voor het traject van A tot Z; van het initiëren en (mede) vormgeven van het concept, het invullen en regisseren van het programma tot aan de finale uitvoering van het evenement zelf binnen het gestelde budget en planning en de evaluatie. De evenementencoördinator houdt de regie op het evenement, schakelt hiervoor met de benodigde in- en externe partijen, stuurt deze aan en is verantwoordelijk voor het resultaat. De evenementencoördinator vervult in het geheel de rol van projectleider of deelprojectleider, afhankelijk of het evenement op zichzelf staat of onderdeel is van een breder geheel aan activiteiten binnen een overkoepelend thema.