Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Als afdeling Financiën willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare financiële administratie, digitale gegevensinput en -verwerking, actuele rapportages. Wij zoeken een financieel pakket dat ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.
Opdracht
Voor de aanbesteding en implementatie van ons financieel pakket zoeken wij een projectleider. Ons doel is om per 1 januari 2027 te gaan werken met het nieuwe financieel pakket.
We zoeken een expert die met onze input het programma van eisen opstelt, en de aanbesteding begeleidt (van publicatie t/m definitieve gunning). Je pakt onder meer de volgende taken op:
Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, ICT);
Opstellen programma van eisen met input vanuit de organisatie;
Samen met leden van het projectteam beantwoorden van vragen middels Nota van Inlichtingen en beoordelen van inschrijvingen.
Afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding zorg je vervolgens in afstemming met de gegunde partij voor een goede implementatie. Je pakt onder meer de volgende taken op:
Afstemmen implementatieplan met de gegunde partij;
Monitoren van de (voortgang van de) implementatie, testen en opleiden van gebruikers;
Begeleiden van ingebruikname van het nieuwe pakket, beschikbaar houden van het oude pakket en nazorg.
In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coordineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.
Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven:
Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider/expert;
De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider;
De benodigde capaciteiten en rollen vanuit onze organisatie met een indicatie van de ureninzet in de verschillende fasen van het project;
De gewenste inzet in uren van de projectondersteuner en wat je van deze persoon verwacht;
Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten;
De wijze waarin is voorzien in vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is.