Je werkt voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), binnen het Fysieke Domein van de gemeente Utrecht. VTH bestaat uit de afdelingen Toezicht Handhaving Openbare Ruimte, Toezicht Handhaving Bebouwde Omgeving, Vergunningen en Bedrijfsvoering & Strategie. Jouw plek zal zijn binnen het team Informatie- en Procesmanagement binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Strategie. VTH staat voor een aantal grote uitdagingen in haar informatiehuishouding waar we je hulp hard voor nodig hebben. VTH moet eind 2026 voldoen aan de Wet open overheid (Woo). Hoewel de Woo gemeentebreed wordt uitgerold, ligt bij VTH de verantwoordelijkheid voor het tijdig en correct aanleveren van data aan het gemeentelijke Woo-register en het inrichten van een proces voor informatieverzoeken. Een lopend vooronderzoek bepaalt de benodigde acties voor 2026. Tegelijk werkt VTH aan het opschonen van een oude taakapplicatie na invoering van de Omgevingswet. De data uit deze applicatie wordt bewaard in een nieuwe taakapplicatie, vernietigd of vervroegd overgebracht naar Het Utrechts Archief (HUA). Ten behoeve van de overbrenging van archief naar HUA, test VTH momenteel AI-technologie om datakwaliteit te verbeteren. Een POC loopt maximaal tot en met Q1 2026 en bepaalt de vervolgstappen.

Opdrachtomschrijving: Je opdracht bestaat uit 3 delen.

Voor deze opdrachten geldt dat er al een stevig fundament is gelegd en dat de volgende stap bestaat uit het voortbouwen op de behaalde resultaten van eerdere trajecten. Jouw inzet richt zich met name op het voorbereiden, organiseren en daadwerkelijk implementeren.

1. Ontwikkel en implementeer een proces voor actieve openbaarmaking van diverse documenten, in lijn met het programma Informatiehuishouding op orde van de Gemeente Utrecht en de Wet open overheid (Woo). Zorg dat VTH aansluit op het gemeentelijke Woo-register, zodat relevante documenten op een toegankelijke en gestructureerde wijze beschikbaar zijn. Daarnaast richt je een adequaat proces in voor informatielevering aan inwoners die aanvullende informatie willen op basis van het register. Hierbij bouw je voort op het recente vooronderzoek dat de impact en optimale koppeling van VTH-data aan het Woo-register beschrijft, evenals het informatieleveringsproces aan inwoners. De opdracht is voltooid zodra beide processen uiterlijk 1 januari 2027 duurzaam binnen VTH zijn verankerd.

2. Implementeer de resultaten van het vooronderzoek naar de vervroegde overbrenging van digitale archieven naar Het Utrechts Archief (HUA). Waar nodig vul je dit aan met een verdiepende analyse. Op basis van deze inzichten stel je een plan van aanpak op voor het overbrengen van alle relevante dossiers en richt je de benodigde projectorganisatie in. De uitvoering gebeurt in samenwerking met een externe partij die technologische expertise levert. De opdracht is afgerond zodra alle relevante dossiers vervroegd zijn overgebracht naar HUA; een concrete datum hiervoor is nog niet vastgesteld.

3. Tref voorbereidingen voor migratie van digitale bestanden van de oude taakapplicatie naar de nieuwe taakapplicatie voor de Omgevingswet. Deze migratie betreft bestanden die niet vernietigd worden en niet overgebracht naar HUA. Het resultaat is een vooronderzoek waarin scope, aanpak, organisatie en tijdspad zijn beschreven. Dit vooronderzoek dient uiterlijk 1 september 2026 gereed te zijn. De daadwerkelijke migratie kan onderdeel zijn van een vervolgopdracht

Eisen:
• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denk niveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als projectleider in complexe overheidsomgevingen, bij voorkeur op het gebied van informatiehuishouding, archivering en Woo-implementatie.
• Je hebt kennis van taakapplicaties voor de uitvoering van VTH-werkzaamheden als SquitXO en RxMission.
• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving, inclusief de Woo, Archiefwet en informatiebeheerprincipes.
• Je hebt ervaring met het ontwikkelen, organiseren en implementeren van (digitale) processen en het verankeren hiervan binnen een organisatie. Focus op duurzame implementatie en kwaliteitsbewaking.
• Je hebt ervaring met samenwerking met externe partijen rondom technologische vraagstukken, zoals digitale archiefsystemen of metadata-verrijking.
• Veranderkundig sterk: in staat om organisatiebreed draagvlak te creëren en verschillende disciplines te verbinden.
• Hands-on mentaliteit: waar nodig zelf taken oppakken en gericht aansturen op resultaat.
• Resultaatgericht, zelfstandig én in teamverband kunnen werken