In het kort: Je gaat als programmasecretaris het programma Spoorzone ondersteunen, besluitvormingsprocessen coördineren en rapportages opstellen, terwijl je samenwerkt met diverse interne en externe partijen aan gebiedsontwikkelingen en woningbouwprojecten.

Werken als Programmasecretaris voor het programma Spoorzone bij de gemeente Haarlemmermeer betekent dat je een cruciale schakel bent in de besluitvormingsprocessen voor gebiedsontwikkelingen binnen het programma Spoorzone. Je werkt als rechterhand van de programmamanager aan gebiedsontwikkelingen en woningbouwopgaven binnen het programma Spoorzone. Een dynamische werkomgeving, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden, met leuke en gedreven collega’s die werken aan een specifiek doel. Binnen de gemeente Haarlemmermeer is het ontwikkelen van en realiseren van woningen en arbeidsplaatsen één van de prioriteiten in het ruimtelijke domein. We zijn dan ook dringend op zoek naar een (senior) programmasecretaris, die zijn of haar tanden wil zetten in het programma Spoorzone, een gebiedsontwikkeling voor 6.500 - 10.000 woningen en duizenden werkplekken. Hou je van complexiteit en ben je een kei in het op hoog niveau meedenken aan oplossingen en ondersteunen in de uitvoering ervan? Breng jij structuur en steek je graag de handen uit de mouwen? Reageer dan snel.

Jouw rol als programmasecretaris
De programmasecretaris die we zoeken is sparringpartner van de (senior) programmamanager. Je ontzorgt de (senior) programmamanager bij het proces van ambtelijke en bestuurlijke afstemming in het programma. Bijvoorbeeld notities, (voortgangs-)rapportages en besluitvormingsnota’s gaan via de programmasecretaris naar de betrokkenen, zoals de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever, het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad. Je bent een uitstekend schrijver, bewaakt en coördineert de procedure van het besluitvormingsproces en weet bijvoorbeeld van een complexe casus een concreet stuk voor staf, college en/of raad te maken. Je bent de schakel naar de directie- en bestuursadviseurs, waarbij het verbinden met zowel interne als externe partijen je tweede natuur is. Je weet wie je wanneer moet spreken om de gewenste resultaten te behalen. Uiteraard beschik je over een grote mate van bestuurlijke sensitiviteit en weet je uitstekend om te gaan met vertrouwelijke stukken. Je signaleert knelpunten en coördineert de oplossing ervan. Je stuurt actief op de organisatie van bestaande en nieuwe overleggen. Je belegt deze, bereidt ze voor, stelt acties op en bewaakt de voortgang hiervan. Je schrijft of redigeert de voorstellen en annotaties die namens de senior programmamanager worden verzonden. Je vervult een verbindende rol voor het programma binnen én buiten de gemeente en staat veel in contact met alle betrokkenen. Kortom, je bent een zeer proactieve spin in het web, kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden en bent opgewassen tegen de hectiek die deze taken met zich meebrengen.

Waar ga je werken
Je komt te werken bij cluster Projecten. Er zijn circa 80 collega’s werkzaam. Cluster Projecten zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven op een professionele project- en programmatische wijze aanpakt. In de dagelijkse praktijk werk je vooral met collega’s van de programma’s, die bij verschillende clusters binnen de gemeente werken. Het is een enthousiast en hecht team waar je deel van uit gaat maken.

Kandidaatomschrijving
Dit zoeken we in jou
Je bent een stevige sparringpartner voor onze programma- en projectmanagers. Je hebt ruime ervaring in het werken bij een gemeentelijke overheid en hebt affiniteit en ervaring met gebiedsontwikkeling. Je bent je bewust van de politiek gevoelige omgeving waarin wij werken, hebt hier affiniteit mee en weet hierop te anticiperen. Je hebt ervaring met en kennis van bestuurlijke verhoudingen, weet mensen bij elkaar te brengen en schakelt makkelijk op uiteenlopende niveaus. Je bent op je sterkst als je orde in de chaos kunt brengen en kunt als geen ander met deadlines omgaan. Daarnaast ben je resultaatgericht, doortastend en beschik je over een flinke dosis relativeringsvermogen. Je bent communicatief sterk en een teamplayer. Verder heb je:
- WO werk- en denkniveau;
- ervaring als (programma)secretaris;
- ruime ervaring in het schrijven van bestuurlijke stukken;
- kennis van en ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een gemeente;
- uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

Aanvullende informatie:
• maximaal 2 aanbiedingen per leverancier;
• de kandidaat is beschikbaar op de gewenste startdatum 1 augustus 2025 of eerder;
• er geldt een wederzijdse opzegtermijn van vier weken en een proefperiode van vier weken;
• de sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 27, op donderdag 4 juli, fysiek op ons gemeentekantoor in Hoofddorp. Aan kandidaten wordt vriendelijk verzocht bij inschrijving deze datum vrij te houden.
• Voldoet aan de gevraagde inzet van 36 uur per week. Is flexibel ten aanzien van werktijden (eventueel uren buiten kantoortijden). Kandidaat kan minimaal twee dagen per week fysiek op kantoor werken.