Gemeente Rotterdam
Max 85 p/u
Zuid-Holland
32 uur p/w
Administratief Secretarieel
27ste juni, 2025
4de juli, 2025
Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.
Jouw functie
Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.
Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.
Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.
Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.
Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.
Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
De Eisen
Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar
Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs
Je hebt kennis van en ervaring met Planon
Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner
Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd
Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerondJe hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaarJe hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabsJe hebt kennis van en ervaring met PlanonJe hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft PlannerJe hebt een training coachingsvaardigheden gevolgdJe kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
De Wensen
Je hebt werkervaring met het systeem DIVA
Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwonersJe hebt werkervaring met het systeem DIVAJe hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 7 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.