Rijkswaterstaat (Utrecht)
Max 99 p/u
Utrecht
36 uur p/w
Administratief Secretarieel
12de november, 2025
19de november, 2025
Projectsecretaris bij Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Wij werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Wij zijn op zoek naar een Projectsecretaris voor het project Vernieuwen van Brienenoordbrug. Dit is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Als Projectsecretaris geef je hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat en ben je het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat en mogelijk geef je leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Verantwoordelijkheden
Als Projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor:
Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam
Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agenda beheer
(Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder capaciteitsmanagement en organisatorische processen, informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer, (Light) inkoopproces voor het project, voortgangsrapportages voor de opdrachtgever
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.
Taken
Als Projectsecretaris heb je onder andere de volgende taken:
Zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen
Bewaken, ordenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat
Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen
Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
Verzorgen van teambuildingsactiviteiten
Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte
Verzorgen van (uitgaande) post, etc
Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc
Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics
Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen
Leiding en toezicht
Je geeft leiding maar opereert wel zelfstandig in je functie.
Competenties
De ideale kandidaat heeft de volgende competenties:
Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk
Ondernemend en creatief
Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen
Je werkt gestructureerd en georganiseerd
Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team
Detailgericht, accuraat
Proactief en oplossingsgericht
Flexibel en je kan snel schakelen
Je denkt tactisch en systematisch en kunt prioriteiten stellen
Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen
De Eisen
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijv. een secretarieel/economische/bedrijfskundige opleiding)
Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator
De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar ervaring met het werken bij grote projecten (>200 mln)Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op hbo-niveau (bijv. een secretarieel/economische/bedrijfskundige opleiding)Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinatorDe aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.
De Wensen
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
De aangeboden kandidaat heeft ervaring met SharePoint Online en/of Relatics
Beheersing van de (Technische) Engelse taalMate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).De aangeboden kandidaat heeft ervaring met SharePoint Online en/of RelaticsBeheersing van de (Technische) Engelse taal
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 7 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.