Functieomschrijving Directiesecretaris
Als Directiesecretaris bent u verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda van het directieteam-overleg (DTO) en de daarmee samenhangende stukkenstroom, actielijst en verslaglegging. U organiseert en stuurt met creativiteit en energie op een goed overleg en bewaakt de voortgang van de afspraken. U adviseert het DT op inhoud, proces, bedrijfsvoering en de verbinding tussen vraagstukken en faciliteert het effectieve overleg.
U fungeert als sparringpartner voor de directeur en adviseert vanuit uw kennis op zowel het bestuurlijke als ambtelijke besluitvormingsproces. U zoekt de verbinding met collega’s van andere directies en partners in de stad. U draagt bij aan een soepele besturing van de directie door een goede verbinding te leggen tussen afdelingen, directiestaf en de directieadviseurs, die aan bestuurlijke documenten werken vanuit de beleidsinhoud en door het uitvoeren van projecten voor het DT.
Samen met uw collega’s in de directiestaf zorgt u voor samenhang in de directiebrede aanpak van de strategische prioriteiten van de directie waaronder organisatieontwikkeling, communicatie en voor een uniforme benadering van vraagstukken rondom sturing en beheersing en de jaarcyclusproducten. U draagt bij aan het team- en samengevoel dat nodig is om complexe, meervoudige en unieke samenwerkingsvraagstukken op een prettige manier op te pakken.
U beheert de voortgang en coördineert het Prestatiecontract dat de directeur JZD heeft afgesloten met de stedelijk directeur en stelt het concept jaarplan van de directie op. U ondersteunt de directeur in de relatie met de onderdeel commissie (OC) en bent namens de directie het aanspreekpunt voor de OC, voert namens de directie vooroverleg met de OC over de agendapunten en informatie die aan de OC zijn toegezegd, en hebt daarnaast een actieve rol bij het opstellen van formele adviesaanvragen en correspondentie tussen bestuurder(s) en OC.
U bent aanspreekpunt voor allerlei uiteenlopende en overkoepelende vraagstukken, die aan de directeur of aan de directie zijn gericht. In aanvulling op de meer intern-gerichte taken heeft u ook een coördinerende rol in de externe gerichtheid van de directie en directeur. U bent onderdeel van het lobby-netwerk (G4 en G40, VNG, Rijk) op de inhoudelijke beleidsterreinen van de directie. U zorgt voor samenhang en integrale aanpak binnen de afdelingen en met de collega’s van het cluster en Public affairs.
Werkzaamheden
U organiseert en monitort directie overleggen, inclusief agenda, verslaglegging en acties.
U adviseert en ondersteunt de directeur bij strategische en bestuurlijke vraagstukken.
U gaat proactief de organisatie in en onderhoudt contacten met stakeholders om beleid af te stemmen op bestuur en cluster.
U zorgt samen met stafadviseurs voor strategische agendavorming van directeur en directieteam.
U organiseert bijeenkomsten over leiderschap voor het directieteam en management.
U coördineert externe netwerkoverleggen op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
U verbetert en coördineert de interne sturingscyclus met HR en financiën.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
Directiesecretaris bij Jeugd, Zorg en Diversiteit (JZD)
De Directiesecretaris ondersteunt de directeur en het directieteam (DT) van Jeugd, Zorg en Diversiteit (JZD) bij het soepel laten draaien van de directie. De directiestaf bestaat uit een team van ongeveer 15 personen met uiteenlopende functies. Het team is in ontwikkeling, iets waar ook u in samenwerking met de teammanager een bijdrage aan mag leveren.
U werkt nauw samen met de ondersteunende diensten als communicatie, control, financiën en P&O. De directie JZD bestaat uit zes afdelingen: Jeugd, Zorg, Contractmanagement, Services & Data, Maatwerk & Doorbraken en Diversiteit. De directie JZD maakt onderdeel uit van het Cluster Sociaal.
We doen alles aan een actieve en positieve werksfeer, door serieuze aandacht voor opleiding, ontwikkeling en arbeidsomstandigheden. En ook met ruimte voor informele momenten en aandacht voor elkaars mooie resultaten.