Waar ben jij van?
Jij bent van het overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.
Jouw functie
De functie van projectsecretaris valt onder het cluster Stadsontwikkeling bij het Projectmanagementbureau (PMB). De focus van de projectsecretaris ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK). De primaire taak van de projectmanager is het managen van het project en het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De projectsecretaris ondersteunt dit proces door de organisatie van de backoffice te verzorgen. Dat betekent dat je zorgt voor projectdocumentatie zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendapunten en andere beslisdocumenten.
De projectsecretaris binnen PMB werkt aan gebiedsontwikkelingsopgaven die zich kenmerken door grootstedelijke complexiteit: meerdere belangen, hoge ruimtedruk, intensieve samenwerking met interne en externe partners en politieke gevoeligheid.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor structuur, transparantie en overzicht gedurende alle projectfasen.
De hoofdtaken van de projectsecretaris:
Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;
Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;
Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;
Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;
Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;
Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;
Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;
Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;
Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;
Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.
Jouw profiel
Als projectsecretaris bij PMB ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de structuur, transparantie, het overzicht en de planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.