Algemene beschrijving van de opdracht
Amersfoort wil voor al haar ruim 160.000 inwoners een fijne gemeente zijn om te wonen, te leven en te werken. Alle medewerkers in de organisatie werken dagelijks hard aan deze ambitie en de optimale dienstverlening die daarbij hoort. Twee jaar geleden werd gemeente Amersfoort beloond voor dit harde werken en uitgeroepen tot European City of the Year 2023.
De afdeling Organisatie en Talentontwikkeling zorgt voor een optimale inrichting en ondersteuning van de werkomgeving zodat deze medewerkers hun werk prettig en goed kunnen doen. Daar hoort een moderne informatievoorziening bij die zowel de afdeling O&T als de managers en medewerkers van organisatie maximaal ondersteund. De kern van deze informatievoorziening bestaat uit een eHRM-oplossing voor het ondersteunen van de processen voor o.a. personeelsbeheer, salarisadministratie, ziekte & verzuim, werving & selectie en talentmanagement. Het contract voor het huidige systeem Youforce loopt af en wordt opnieuw aanbesteed.
De gemeente Amersfoort is daarom voornemens een Europese aanbesteding uit te voeren voor een eHRM-systeem. Voor het voorbereiden, doorlopen van de aanbestedingsprocedure, implementeren van de nieuwe eHRM oplossing (incl. adoptie en verandertraject) en migratie van data uit de oude naar de nieuwe oplossing zijn wij op zoek naar een senior projectmanager.
Opdrachtformulering
Het oprichten van een robuuste projectorganisatie waarin de betrokken disciplines van de afdelingen Organisatie & Talentontwikkeling en Informatie Voorziening (IV) vertegenwoordigd zijn. De eHRM-oplossing is een kernapplicatie van de gemeente en het is van groot belang dat gebruikers, managers en ander stakeholders waar nodig worden betrokken en geïnformeerd. Dit valt onder het vormgeven van de projectorganisatie.
Het coördineren/leiden van het project met als resultaat de realisatie van een modern eHRM-systeem dat voldoet aan de eisen en wensen van de organisatie. Als projectmanager houdt je je onder meer bezig met de volgende onderdelen:
zorgen dat inrichtingskeuzes (voor zover nog niet gedaan) voor het eHRM-systeem worden gemaakt en aansluiten bij de wensen van de organisatie;
zorgen dat alle aanbestedingsdocumenten, incl. programma van eisen, zijn opgesteld en afgestemd met de stakeholders;
begeleiden van de implementatie van het eHRM-systeem, incl. koppelingen naar o.a. het financieel systeem;
coördineren van het migratietraject (incl. benodigd vooronderzoek tijdens de aanbestedingsfase);o begeleiden van de ingebruikname (adoptie en verandering) van het eHRM-systeem en inrichten van het beheer;
zorgen voor overdracht van beheer na afronding van het project naar de lijnorganisatie van O&T en IV.
Het opstellen van benodigde projectdocumentatie: projectplannen, voortgangrapportages en projecteindrapporten / -evaluaties. Je stelt tevens de planning op en stuurt op het tijdig uitvoeren van de werkzaamheden binnen de bestaande projectbegroting. Bij dreigende overschrijding van planning of kosten escaleer je naar opdrachtgever en/of stuurgroep.
Je bewaakt de samenhang tussen de verschillende deelprojecten en zorgt dat de onderlinge afhankelijkheden niet tot vertraging leiden.
Samen met de opdrachtgever en de stuurgroep bewaak je het projectbudget en de kwaliteit van de opgeleverde resultaten.
Jouw opdrachtgever is de afdelingsmanager O&T van de gemeente Amersfoort en je werkt vanuit de afdeling Programma’s en Projecten (Team Organisatieprojecten). Tijdens het vormgeven en uitvoeren van de projecten werk je nadrukkelijk samen met de adviseurs en medewerkers van de afdeling O&T, IV en stakeholders in de organisatie.
Profiel
De kandidaat heeft als Sr. projectmanager meerjarige aantoonbare ervaring in het leiden van complexe projecten op het gebied van digitalisering en informatisering met daarbij een stevige organisatie- en verandercomponent. Daarnaast vinden wij inhoudelijke affiniteit met de implementatie van een eHRM-oplossing belangrijk. Hij of zij heeft ervaring in overheidsorganisaties en samenwerking in ketens. De projectmanager heeft ook ruime ervaring met projectmethodieken. Ervaring in het begeleiden, verbinden en aansturen van multidisciplinaire projectteams / opgaveteams is een vereiste.