Kwartiermaker sectorinrichting bij Algemene Dienstverlening of Financiën & Control Gemeente Eindhoven

Achtergrond en context
De gemeente Eindhoven werkt aan een toekomstbestendige inrichting van haar organisatie. Binnen de portefeuilles Algemene Dienstverlening (ADV) en Financiën & Control (F&C) is een hoofdontwerp ontwikkeld en vastgesteld door de Directieraad en het College van B&W. Dit hoofdontwerp vormt de basis voor de verdere uitwerking in detailontwerpen (fijnstructuur) op sectorniveau. Het ontwerp gaat uit van 4 nieuwe sectoren in de portefeuille ADV en van 1 nieuwe sector in de portefeuille F&C (die al uit de huidige sector Control bestaat). In een eerder stadium is besloten her detailontwerp van de Concernstaf gelijktijdig met de nieuwe sectoren binnen ADV en F&C plaats te laten vinden.

Voor de concretisering en implementatie van de detailontwerpen wordt een kwartiermaker per nieuw te vormen sector aangesteld. De kwartiermaker krijgt de opdracht om te komen tot een uitgewerkt en gedragen detailvoorstel (fijnstructuur) voor de nieuw te vormen sector. Het is van belang dat dit detailontwerp aansluit bij het hoofdontwerp en de detailontwerpen van de andere sectoren en andere portefeuilles binnen de organisatie. Dit betekent dat de voorstellen van de verschillende kwartiermakers ook afgestemd en met elkaar uitgelijnd zullen (moeten) worden. Dit gebeurt onder regie van de aan te stellen projectleider en de directeur ADV (hoofdopdrachtgever), en in afstemming met de directeur F&C. De ontwerpcriteria voor hoofd- en fijnstructuur zijn beschreven in het organisatiehandboek van de gemeente Eindhoven.

We zijn op zoek naar 4 kwartiermakers voor de volgende sectoren:
1. ADV/Mens & Organisatie: Verantwoordelijk voor alle medewerkers en de organisatie als geheel.
2. ADV/Recht en Regie: Verantwoordelijk voor onder andere integrale sturing en regie, kaderstelling en naleving met betrekking tot wet- en regelgeving en gemeentebrede processen
3. F&C/Financiële Administratie & Belastingen: Verantwoordelijk voor de financiële administratie en het innen van de gemeentelijke belastingen
4. Concernstaf: Verantwoordelijk voor bestuurlijke ondersteuning

Doel van de opdracht
De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het formuleren van een duidelijke missie en visie voor de nieuwe sector, rekening houdend met de doelstellingen van de gemeente als geheel en de uitgangspunten, wensen, eisen en randvoorwaarden die hieruit voortvloeien voor het detailontwerp van de sector. De opdracht is om dit uit te werken tot een kwalitatief, uitvoerbaar en gedragen detailontwerp (fijnstructuur) van de nieuw te vormen sector binnen de portefeuille Algemene Dienstverlening of de portefeuille Financiën & Control. (meer info DR dossier: wijziging van de hoofdstructuur AD en FB&CC). De kwartiermaker start hiertoe met het maken van een gedegen plan van aanpak met een concrete planning, waarbij een duidelijke einddatum voor de oplevering van het detailontwerp wordt vastgesteld. Dit plan komt tot stand met hulp van de projectleider en zal uitgelijnd (moeten) worden met de plannen van aanpak van de andere kwartiermakers, met als doel de oplevering binnen de afgesproken termijn te realiseren

De kwartiermaker stuurt, in afstemming met de projectleider en de portefeuille directeur (ADV/F&B), een zelf samen te stellen veranderteam aan dat aan de opdracht gaat werken. De kwartiermaker heeft een belangrijke rol in de uitwerking en begeleiding van de opzet van de nieuwe sector. De kwartiermaker is daarnaast betrokken bij de implementatie van de nieuwe sector, waarbij hij/zij zorgt voor een soepele overgang en borging van de werkprocessen richting het sectorhoofd van de nieuwe sector. Het veranderteam bestaat uit 3 of 4 leden (afhankelijk van de benodigde expertise), die ieder relevante expertise en ervaring inbrengen om gezamenlijk te komen tot een gedragen en passend detailontwerp. Het is van belang dat de leden van het veranderteam ook voldoende tijd en ruimte krijgen om hun rol goed te vervullen.

Een projectleider ondersteunt de kwartiermakers in hun rol en houdt de overall regie. Ook stuurt de projectleider op samenhang tussen de verschillende onderdelen, toetst de voortgang en bewaakt de naleving van de kaders (eisen, uitgangspunten en randvoorwaarden).
De kwartiermakers rapporteren aan de projectleider over de voortgang, de uitvoering en (tussen) resultaten. Dit gebeurt op reguliere basis, bijvoorbeeld 1-2 wekelijks, afhankelijk van de fase van het project en de behoefte aan rapportage. De projectleider rapporteert op zijn/haar beurt aan de directeuren ADV en F&C over de algehele voortgang, de naleving van de kaders en de eventuele knelpunten. De frequentie van deze rapportages kan 3-4 wekelijks of op basis van belangrijke mijlpalen zijn.

Resultaten en deliverables
De kwartiermaker is verantwoordelijk voor:

1. Opstellen van een plan van aanpak en een concrete planning

2. Opstellen van de visie en het detailontwerp van de nieuwe sector
o Doorvertalen van het vastgestelde hoofdontwerp naar missie en visie en gedragen detailontwerp van de nieuw te vormen sector.
o Concretiseren en onderbouwen van het ontwerp voor de inrichting van de sector.
o Borgen van bestuurlijke en organisatorische kaders in de uitwerking (zie ontwerpcriteria in het organisatiehandboek
o Vertalen van strategische en bestuurlijke uitgangspunten naar concrete
organisatorische keuzes voor de nieuwe sector.
o Het mede inzichtelijk maken van eventuele financiële consequenties van het ontwerp Het mede opstellen van het DR-dossier en de OR-adviesaanvraag.

3. Processturing en begeleiding implementatie
o Samenstellen van en sturing geven aan het veranderteam van de nieuw te vormen sector.
o Organiseren en begeleiden van ontwerpsessies met betrokkenen.
o Aanjagen van het veranderteam om tot een onderbouwd en uitvoerbaar detailontwerp te komen.
o Coördineren en bewaken van de voortgang, kwaliteit en samenhang tussen de verschillende afdelingen/teams in het ontwerp en in de uitvoering.
o Identificeren en adresseren van knelpunten bij het ontwerpen en implementeren.

4. Stakeholdermanagement en communicatie
o Samenwerken en afstemmen met directeur ADV / F&C, projectleider en andere
betrokken kwartiermakers.
o Creëren van draagvlak en betrokkenheid bij medewerkers, leidinggevenden, OR en overige stakeholders.
o Het organiseren van periodieke brede klankbordsessies in afstemming met de projectleider en communicatie-adviseur.
o Het informeren van belanghebbenden, DSO en DR in afstemming met de directeur ADV/F&C.


Vereiste competenties en ervaring
o Aantoonbare ervaring met organisatieontwikkeling en veranderprocessen binnen
de (semi-)publieke sector.
o Sterke procesbegeleidingsvaardigheden en ervaring met implementatietrajecten.
o Bestuurlijke en organisatorische sensitiviteit.
o Uitstekende communicatieve vaardigheden
o Ervaring in het werken met complexe stakeholdervelden en medezeggenschapstrajecten.
o Analytisch sterk en in staat om conceptuele ontwerpen te vertalen naar
uitvoerbare plannen.
o Ervaring met het ondersteunen en faciliteren van verander-/projectteams.

Looptijd en governance
o De opdracht start per 1 juli 2025 en loopt tot 31 december 2025 met een mogelijke verlenging afhankelijk van de voortgang.
o De kwartiermaker rapporteert aan de projectleider en stemt periodiek af met de andere kwartiermakers.

anvullende informatie (1):
• CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.
• Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
• Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 14 -eind van de Gemeenten cao.
• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).