Beschrijving project/programma:
Een goede informatiehuishouding is van groot belang voor het binnen en naar buiten transparant, betrouwbaar en duurzaam opereren van de overheid. Onderliggende systemen dienen dit te faciliteren en de continue stroom van informatie dient op orde te worden gehouden. Het programma BSW-M3 is onderdeel van het programma Open Overheid. BSW-M3 heef tot doel het werk van de ambtenaar te vergemakkelijken door het moderniseren van de digitale werkomgeving en tools waarmee de ambtenaren dagelijks (samen)werken.
Omschrijving einde project/programma:
Binnen dit programma wordt gewerkt aan het moderniseren van de digitale werkomgeving voor 4 kopgroep departementen: ministerie BZK/VRO, SZW, VWS en Financiën. De werkomgeving gaat over de wijze waarop de ambtenaar met informatie omgaat. Het programma doet onderzoek naar de eisen en wensen waaraan deze digitale werkomgeving, de ambtenaren en de organisatie inrichtingen aan moet gaan voldoen. Vanuit de gebruikerservaring worden de eisen wensen opgehaald en ingebracht en geëvalueerd in een testomgeving. Op basis van de resultaten zal ICTU stapsgewijs zowel technisch als organisatorisch de ontwikkeling en invoering van de digitale werkomgeving gaan realiseren richting de eindgebruikers.
Voor een goede aansluiting en acceptatie worden de organisatieonderdelen en ambtenaren voorbereid op de invoering. Dit gebeurt door het hebben van een heldere en eenduidige communicatie en de opzet en inrichting van trainingen en ontwikkel- en groeitrajecten die o.a. gericht zijn op de verandering van gedrag, cultuur, leiderschapsstijl, de werkwijze en de organisatie inrichting.
Ingerichte moderne werkomgeving voor 4 departementen
Ontwikkelen en invoeren van (nieuwe) technologieën en systemen die het bewaren, vinden en samenwerken makkelijker maken
Vormgeven en voorbereiden van de ambtenaren op een nieuwe realiteit als het gaat om de omgang met informatie en samenwerking.
Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:
Om deze verandering te ondersteunen, zijn we op zoek naar een Communicatie adviseur & trainer die ons helpt om een consistent narratief te creëren en teams te aligneren rond onze ambities voor groei en transformatie. De rol draait om het inspireren, verbinden en begeleiden van mensen door het innovatieve en transformerende karakter van het programma.
Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?
Als onze Communicatie adviseur & trainer sta je centraal binnen een innovatief en transformerend programma voor 4 departementen. Je werkt samen met het kernteam bij ICTU en de desbetreffende aanspreekpunten binnen de departementen om een duidelijke strategische richting te co-creëren, en een gedeelde en consistente taal en narratief te ontwikkelen, met behulp van communicatiemiddelen die écht aanspreken.
De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:
• Vaststellen en vertalen van de communicatie en verander visie en doelstellingen van het programma naar een krachtige interne merkvisie en verhaal
• Ontwerpen en implementeren/uitdragen van een communicatiestrategie vertaalt naar een framework dat ingezet kan worden door de 4 departementen.
• Ontwikkelen van een duidelijke en aansprekende tone of voice, merkprincipes en narratief die alle interne belanghebbenden verbinden.
• Ondersteunen van de huidige staat van communicatie en cultuur binnen het programma; identificeer knelpunten en stel creatieve, strategische oplossingen voor.
• Meedenken en faciliteren van workshops en sessies met teams om de identiteit, waarden en het doel van het programma duidelijk over te brengen.
• Bijdragen aan het creëren van leiderschaps- en cultuur alignment binnen en tussen projectteams en binnen en tussen de departementen.
• Begeleiden en adviseren bij de ontwikkelen van presentatiematerialen, interne communicatie, handleidingen en onboarding-content, flowchart.
• Ontwikkelen en waar nodig geven van de trainingen voor diverse stakeholders als de gebruikersgroepen en eindgebruikers.
• Train en coach teamleden in hun presentatievaardigheden om effectieve en boeiende presentaties te geven aan diverse doelgroepen.
• Creëren van een feedback- en leercycli die een cultuur van continue verbetering en leren bevorderen.
Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
• Communicatieadvies vertaalt naar een ‘tone of voice’ en een framework bruikbaar voor 4 departementen
• Het documenteren en communiceren van de visie, missie en waarden van het programma.
• Project-materiaal verzorgen: presentaties, slidedecks, referenties, schrijven van artikelen e.d.
• Overleg met samenwerkingspartners over communicatie en communities, vinden van gemene deler,
• Bijdragen aan het verbeteren van de gebruikerservaring (team) van het programma.
• Het begrijpelijk en toepasbaar maken van complexe strategieën in heldere taal.
• Mede ontwikkelen van trainingen en workshops t.b.v. het continue bouwen van alignment en betrokkenheid van de diverse doelgroepen.
• Ontwikkelen trainingen, coachen van teamleden bij hun presentatietechnieken.
• Het realiseren van succesvolle adoptie en implementatie van het programma binnen verschillende gebruikersgroepen.
Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.
De strategisch communicatieadviseur levert een bijdrage aan bovengenoemd programma. Dit kan zijn in een adviesrol alsook een inhoudelijke rol. De focus van de rol ligt op communicatieadvies en het begeleiden van de veranderopgave binnen de ministeries en daarnaast het adviseren en centraal coördineren van de communicatie trajecten binnen de departementen.
• Communicatiestrategie
• Communicatie kaders als tone of voice, merkprincipes, klant reis
• Houden van workshops en thema sessies
• Ontwikkelen en advies gericht op presentatiemateriaal, interne communicatie en veranderopgave
• Ontwikkelen van onboarding-strategie
• Met stakeholders ontwikkelen van training voor gebruikers groepen
• Geven van trainingen
• Ingericht feedback- en leercycli.
Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:
Bij volledige afronding van de implementatie, invoering en werkzaam van de moderne digitale werkomgeving binnen de 4 kopgroep departementen
Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld?
Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting.
De (deel) resultaten worden wekelijks besproken tijdens het interne programma overleg en diverse, nader te bepalen, overleggen met de departementale vertegenwoordiging.
Maandelijks wordt programma breed gekeken of we nog op de goed koers zitten middels C2 (ceremonie en communicatie) bijeenkomsten.
Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?
Gezien de complexiteit en de omvang is de verwachte duur van het programma onzeker. Er is een gerede kans dat de duur van het programma wordt overschreden.
Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?
Ervaring & Vaardigheden
• Ervaring met het fungeren als brug in de communicatie tussen technische en creatieve teams.
• Ervaring met het vertalen van technische kennis naar begrijpelijke taal voor eindgebruikers en diverse doelgroepen.
• Ervaring in het ontwikkelen van interne merken.
• Sterke strategische vaardigheden in communicatie en storytelling
• Ervaring met het faciliteren van strategie-workshops en teamalignement-sessies.
• Ervaring met verandercommunicatie, conflictmanagement of organisatiecultuur is een pré.
• Ervaring met het ontwikkelen en geven van trainingen aan zowel kleine als grote teams.
Vaardigheden:
• is gewend te opereren in een technische omgeving met veel belangen en kan daarin goed opereren.
• is omgevingssensitief en opereert pro-actief door ideeën en suggesties zowel gevraagd als ongevraagd te opperen.
• een teamspeler maar weet ook goed uit te leggen welke strategie de voorkeur verdient en neemt het programma daar ook in mee.
• kan goed met mensen omgaan en kan leidinggeven (coördinerend optreden) aan andere communicatieadviseurs in een coachende stijl.
• een echte netwerker en weet goede samenwerkrelaties op te bouwen in een complexe stakeholder-omgeving