Gemeente Amsterdam
Max 75 p/u
Noord-Holland
32 uur p/w
ICT Informatievoorziening
16de oktober, 2025
27ste oktober, 2025
Vacature: Directiesecretaris
Als Directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het efficiënt en tijdig verloop van besluitvormingsprocessen namens de directie. Je fungeert als secretaris voor de directievergaderingen en het Management Team (MT), en neemt actief deel aan alle MT-vergaderingen. Je bent de drijvende kracht achter de besluitvorming en zorgt voor de organisatie en voorbereiding van de MT-vergaderingen, de vastlegging daarvan, het monitoren van besluiten en acties, en het signaleren van knelpunten en risico’s.
Als adviserend lid van het MT en als de rechterhand van de directeur Data, ben je de steun en toeverlaat van de directie. Je onderhoudt contact met medewerkers uit de hele directie en draagt bij aan de organisatieontwikkeling van de directie, van het meedenken over visie, missie en strategie tot een gestructureerde aanpak van concrete vraagstukken en projecten.
Werkzaamheden
MT Dataoverleg: agenda opstellen, stukken verzamelen, notuleren, termijnagenda beheren. Publiceren van de besluiten, zorgen dat daar een structuur voor is in MS Teams.
Obeya-master: weekstarts MT Data voorzitten en vastleggen, chasen van acties.
Organisatie van kwartaal-events voor Directie Data: zorgdragen dat de medewerkers verbonden zijn met de doelen, weten wat de status is en zich ook verbonden voelen met elkaar. Concreet betekent dit afstemming met het MT, medewerkers, teamcoach, secretariaat en communicatie.
Je bent verantwoordelijk voor het inrichten van MS Teams kanalen voor de hele directie Data, aansluitend bij de communicatiebehoefte van alle teams, afdelingen, community (directie-overstijgend).
Je bent verantwoordelijk voor de inrichting van het MT Data Teams-kanaal, waarbij je ervoor zorgt dat de stukken en agenda’s van het MT-overleg via Teams gedeeld kunnen worden en de notulen beschikbaar zijn in een publieke pagina of map.
Je helpt mee in de werkgroep “fijne werkplek” (huisvesting).
Je helpt mee met het vraagstuk hoe we de doelen beter in samenhang met de teams kunnen opstellen (tweewegverkeer), en draagt bij aan het vormgeven van het strategie- en doelenproces.
Je helpt mee met de interne communicatie.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
Digitalisering bij gemeente Amsterdam
Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht.
De Eisen
De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal op minimaal C2-niveau (ERK).
De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en heeft minimaal een half jaar ervaring met het gebruik van MS Office 365.
De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het beheren van het MT Data Teams-kanaal, inclusief het delen van agenda’s, stukken en notulen.
De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen.De aangeboden kandidaat is in het bezit van minimaal een erkende HBO diploma in de richting van Bestuurskunde, Informatiekunde of Recht.De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal op minimaal C2-niveau (ERK).De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en heeft minimaal een half jaar ervaring met het gebruik van MS Office 365.De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het beheren van het MT Data Teams-kanaal, inclusief het delen van agenda’s, stukken en notulen.De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het organiseren, voorbereiden en voorzitten van MT-vergaderingen.
De Wensen
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als directiesecretaris binnen de G4-gemeenten.De aangeboden kandidaat heeft minimaal een half jaar aantoonbare ervaring met het adviseren van managementteams.De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring als directiesecretaris binnen de G4-gemeenten.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 11 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.