Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Rijkswaterstaat staat voor de grootste onderhoudsopgave in zijn geschiedenis. Naast keringen, sluizen, bruggen, tunnels en viaducten die in de jaren vijftig en zestig zijn gebouwd ligt er ook voor al het vast- en klein variabel onderhoud een flinke opgave in de regio Midden-Nederland. We zien dit als een kans om onze infrastructuur meteen veiliger, duurzamer en digitaal up-to-date te maken. Dat vraagt, naast flinke investeringen ook specifieke kennis. A-wegenteam Midden-Nederland beheert met 2 prestatiecontracten en 3 DBFM-contracten de rijkswegen in Flevoland en Utrecht. De focus van deze opdracht ligt bij de contractbeheersing van de prestatiecontracten en de voorbereiding van aanbestedingen.
Resultaten opdracht:
Als adviseur inkoop en contracten lever jij op basis van eigen expertise, planning en werkindeling de volgende producten en diensten:
1. Contractvoorbereiding en aanbesteding
• Opstellen aanbestedingsdossier en relevante documenten: Samenstellen van het volledige aanbestedingsdossier, inclusief alle benodigde stukken (zoals vraagspecificaties, gunningscriteria, conceptovereenkomst), en het beantwoorden van vragen van gegadigden tijdens de aanbestedingsprocedure.
Oplevering: Voorafgaand aan publicatie van de aanbesteding en gedurende de vragenronde.
2. Contractbeheersing en uitvoering
• Overzicht contractuele verplichtingen: Matrix of schema waarin contractuele verplichtingen inzichtelijk zijn gemaakt.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij wijzigingen.
• Rapportages voortgang en naleving contract: Periodieke rapportages over voortgang, prestaties, afwijkingen en naleving van contractafspraken.
Oplevering: Maandelijks of conform projectafspraken.
• Kwaliteitsrapportages contracten: Rapportages over de kwaliteit van geleverde prestaties en producten binnen het contract.
Oplevering: Periodiek, conform contractafspraken.
• Rechtmatigheidscontroles betalingen: Uitgevoerde controles op de rechtmatigheid van betalingen gerelateerd aan contracten.
Oplevering: Periodiek, conform financiële processen.
• Risicoanalyse en beheersmaatregelen: Uitgewerkte risico-inventarisatie met voorstellen voor beheersmaatregelen specifiek voor het contract.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij relevante wijzigingen.
• Risicodossiers contracten: Overzicht en analyse van contractuele risico’s, inclusief beheersmaatregelen.
Oplevering: Bij start van het project en 1 keer per half jaar geactualiseerd.
3. Wijzigings- en toets management
• VTW-rapportages (Verzoeken Tot Wijzigingen): Overzichten en analyses van contractwijzigingen gedurende het project.
Oplevering: Na verwerking van wijzigingsverzoeken en periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal).
• Wijzigingsverzoeken en -overzichten: Documentatie van ingediende en afgehandelde
contractwijzigingen. Verantwoordelijk voor het proces van uitvraag tot opdrachtverstrekking.
Oplevering: Na verwerking van wijzigingsverzoeken.
• Toetsplannen en toetsverslagen systeemgerichte contractbeheersing (SCB): Plannen voor en rapportages van uitgevoerde toetsen, zoals systeemtoetsen, procestoetsen en product toetsen.
Oplevering: Toetsplannen bij aanvang van het contract; toetsverslagen na uitvoering van toetsen
• Beoordeling van contractstukken: Onderbouwing bij de beoordeling van (ontwerp)documenten, inschrijvingen of contractwijzigingen.
Oplevering: Na ontvangst en beoordeling van de betreffende stukken.
4. Proces- en projectmanagement
• Projectmanagementdocumentatie kleinere opdrachten: Documentatie met betrekking tot voorbereiding, uitvoering en oplevering van kleinere inkoop- en contractopdrachten.
Oplevering: Conform projectplanning, bij afronding van de betreffende opdracht.
• Procesbeschrijvingen of werkprocedures: Uitwerking van werkprocessen zoals wijzigingsbeheer, toetsproces, klachtprocedure en documentmanagement.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en geactualiseerd bij proceswijzigingen.
• Contractbeheersplannen: Plannen voor de regie op contracten, inclusief secundaire contracten ter ondersteuning van grootschalige contracten.
Oplevering: Bij aanvang van het contract en periodiek (1 keer per half jaar) geactualiseerd.
5. Overleg, evaluatie en advies
• Concept- of eindverslagen van contractoverleggen: Gestructureerde verslagen van contract- en voortgangsoverleggen.
Oplevering: Na elk relevant overleg.
• Overlegverslagen met opdrachtnemers: Verslagen van overleggen met aannemers over contracteisen en het nakomen van afspraken.
Oplevering: Na elk relevant overleg.
• Evaluatie- en eindrapportages contracten: Evaluatie van het contractmanagementproces en behaalde resultaten na afronding van het contract.
Oplevering: Na afronding van het contract of projectfase.
• Lessons learned-overzichten: Overzicht van leerpunten en verbetermaatregelen voor toekomstig contractmanagement.
Oplevering: Na afronding van een contract of projectfase.
• Advies bij geschil of escalatie: Juridisch en procesmatig advies bij contractuele discussies of meningsverschillen.
Oplevering: Op aanvraag, bij het ontstaan van een geschil of escalatie.
De bovengenoemde producten en diensten zijn representatief voor de opdracht, maar kunnen in overleg met Rijkswaterstaat worden aangevuld indien de aard van de projecten daarom vraagt.
Meest essentiële competenties
De kandidaat opereert zelfstandig en neemt proactief het initiatief in het oppakken van taken, waarbij snel en soepel geschakeld wordt tussen verschillende werkzaamheden. Hij/zij beschikt over een sterk analytisch en probleemoplossend vermogen en is uitdrukkelijk resultaatgericht. Onder druk behoudt de kandidaat het overzicht, stelt prioriteiten en anticipeert adequaat op veranderende omstandigheden.
Duidelijke en diplomatieke communicatie met diverse stakeholders is vanzelfsprekend, waarbij de kandidaat actief zoekt naar afstemming en samenwerking indien het proces dit vereist. Het voeren van onderhandelingen en het realiseren van een optimale prijs-kwaliteitsverhouding behoren tot het professionele handelingsrepertoire. Tevens wordt de juridische rechtmatigheid van het contractmanagement zorgvuldig bewaakt en is er inzicht in financiële aspecten bij het nemen van besluiten.
De kandidaat draagt de verantwoordelijkheid voor het tijdig, efficiënt en correct opleveren van de afgesproken (deel)producten, met voortdurende aandacht voor kwaliteitsborging. Daarbij wordt systematisch en georganiseerd gewerkt, met oog voor precisie en detail.
Beheersing van administratieve vaardigheden is vereist, waaronder het accuraat beheren van het contractdossier, het opstellen en actualiseren van productieoverzichten, alsmede het zorgvuldig opstellen van contract gerelateerde documenten, zoals wijzigings- en mutatieverslagen.
De kandidaat kenmerkt zich door resultaatgerichtheid, nauwkeurigheid, aanspreekbaarheid, dienstverlenende, integriteit, ondernemerschap en verbindend vermogen in zijn/haar professionele aanpak.