In het kort: Je gaat bijdragen aan de juiste zorgregistratie en facturatie, fouten signaleren en corrigeren, ondersteuning bieden aan HiX-gebruikers, en deelnemen aan verbeterprojecten binnen de organisatie.

Functienaam: Senior consulent zorgregistratie (decentraal).
Plaats in de organisatie
• Divisie/directie: n.v.t
• Afdeling(en): n.v.t
• Functie leidinggevende: Hoofd bedrijfsbureau

Doel van de functie
- Bijdragen aan juiste registratie van zorg en daarmee een juiste factuur van de geleverde zorg voor de patiënt.
- Beoordelen of de zorgregistratie van het (de) specialisme(s) / afdeling(en) waar de medewerker voor werkt voldoet aan de landelijke UMC-brede beleidskaders en richtlijnen.
- Neemt deel aan divisie-specifieke verbeterprojecten.
- Signaleren en corrigeren van fouten in de zorgregistratie binnen het (de) specialisme(s) / afdeling(en) waar de medewerker voor werkt, trends rapporteren naar de coördinator zorgregistratie en doen van verbetervoorstellen.
- Bieden van individuele ondersteuning (feedback, instructie, hulp, vraagbaak) aan de HiX-gebruiker bij de uitvoering van de zorgregistratie voor het (de) specialisme(s) / afdeling(en) waar de medewerker voor werkt.
- Ondersteunt de coördinator zorgregistratie bij interne/externe overleggen en verdere ontwikkeling op het gebied van zorgregistratie.

Resultaatgebieden
1. Herstellen/afhandelen van registratiefouten en registratiesignaleringen in het registratieproces
• Draagt zorg voor de (complexe) correcties van de zorgregistratie in de administratie;
• Voert controles uit op juistheid van gegevens en voert correcties uit bij onjuiste registratie.

1. Geven van feedback en incident gerichte instructie over registratiefouten en registratiesignaleringen aan de zorgprofessional en administratief medewerker zorgproces
• Verzorgt uitleg aan behandelaren en administratief medewerker zorgproces op het gebied van de foutmeldingen in de zorgregistratie;
• Signaleert verbetermogelijkheden in de registratie. Stemt dit te allen tijde eerst af met de coördinator zorgregistratie.
• Draagt het belang uit van een juiste, volledige en tijdige registratie van zorg richting alle zorg registrerende medewerkers.

1. Ondersteunen van de zorgprofessional bij het afhandelen van signaleringen/fouten op de werklijst
• Beoordeelt of de vastgelegde gegevens corresponderen met de wet- en regelgeving op het gebied van de zorgregistratie en past eventuele registratie (in overleg met de bron) aan waar nodig;
• Geeft medisch specialisten aanwijzingen bij de zorgregistratie;
• Interpreteert gegevens, zoals de vastgestelde informatie in patiëntendossiers en brieven betreffende diagnoses en daarbij behorende verrichtingen om deze te vertalen in zorgregistratie.

1. Advisering en ondersteuning coördinator zorgregistratie
• Volgt ontwikkelingen op het toegewezen gebied;
• Neemt deel aan interne en externe overleggen;
• Vertaalt de ontwikkelingen naar consequenties voor het UMC Utrecht;
• Verzorgen van gespecialiseerde ondersteuning door het adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van regelgeving en beleid op een werkgebied.
• Neemt deel aan de maandelijkse overleggen vanuit de overlegstructuur en bereidt deze voor.

1. Signaleren van trends in fouten en signaleringen op zorgregistratie
• Signaleert trends, structurele problemen en ontwikkelingen aangaande de zorgregistratie en koppelt dit terug volgens de overlegstructuur;
• Doet gevraagd en ongevraagd voorstellen aan leidinggevenden en coördinator zorgregistratie ter verbetering van de zorg administratieve processen in de zorgafdelingen.

1. Faciliteren bronregistratie bij complexe registratie
• Draagt zorg voor verwerking van gegevens, die voortvloeien uit complexe wet- en regelgeving, in de complexe administratie van zorg gerelateerde gegevens. Dit ten behoeve van het primaire en ondersteunende proces.

1. Management informatie
• Verzorgt rapportages;
• Analyseert bedrijfsgegevens en signaleert trends en ontwikkelingen;
• Maakt analyses voor sturingsinformatie.

1. Contacten
De consulent zorgregistratie heeft zowel contacten in het eigen organisatieonderdeel en vakgebied op operationeel niveau binnen de divisie alsmede interne contacten met de tweede lijn alsmede directe collega’s binnen andere divisies. Tevens heeft de senior consulent zorgregistratie contacten met externe partijen en collega’s uit andere UMC’s.

1. Functie-eisen
Werk- en denkniveau HBO
Werkervaring/kennis
De Senior consulent Zorgregistratie heeft bij voorkeur kennis van…
• De wet- en regelgeving en de specialisme specifieke wet- en regelgeving.
• De DBC-systematiek.
• De specifieke procedure bij add-on geneesmiddelen.
• De financiële consequenties van de registratie.
• Het registratiesysteem HIX.
• Medische terminologie en de daarbij behorende zorgpaden.
• De organisatie, zowel specifiek van de divisie als UMCU breed.
• Heeft enige jaren werkervaring op het gebied van de zorgregistratie, DBC-systematiek en wet- en regelgeving.

Competenties/vaardigheden
De senior consulent Zorgregistratie kan bij voorkeur…
• Mondeling goed communiceren in gesprekken met collega’s en verantwoordelijken, waarbij de medewerker vooral helder, duidelijk en begripvol kan toelichten, instrueren, adviseren en zo nodig overtuigen.
• Zich schriftelijk goed uitdrukken. Legt instructies en gemaakte afspraken helder vast zodat ze voor alle betrokkenen duidelijk zijn.
• Alle werkzaamheden goed plannen en prioriteren, zodat de medewerker de werkzaamheden kan doen in de waan van alle dag en betrokkenen hierover informeert.
• Accuraat en zorgvuldig werken.
• Goed samenwerken met collega’s binnen en buiten de divisie ten behoeve van een goede zorgregistratie, waarbij de medewerker in gesprekken goed luistert en gezamenlijk tot oplossingen komt.
• Uitleg en instructie geven aan individuele HiX-gebruikers over de zorgregistratie, afgestemd op de leerbehoefte van de HiX-gebruiker.
• Scherp en geduldig luisteren naar HiX-gebruikers, en zo passende oplossingen bieden voor problemen die ervaren worden in de registratie van zorg.
• Kan omgaan met weerstand en staat open voor verandering.
• In staat om mensen mee te nemen in je ideeën en adviezen.
• Pakt zaken proactief op en werkt dit zelfstandig uit.
• Kan op verschillende niveaus schakelen.

Gedragscriteria
De Consulent Zorgregistratie is…
• Service- & klantgericht en dienstverlenend; benadert en spreekt met betrokkenen op een geduldige manier.
• Gericht op samenwerken; betrekt collega’s bij lastige vraagstukken, en deelt ook problemen en successen.
• Alert; vangt signalen van zorgprofessionals op over de registratie van zorg en koppelt deze, indien nodig, terug aan de coördinator zorgregistratie.
• Overtuigend; kan de zorgprofessional meekrijgen en motiveren om registratie volledig en volgens wet en regelgeving uit te voeren.
• Zelfstandig; organiseert de eigen werkzaamheden volledig, inclusief prioritering, lost veel zelf op en weet onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke zaken.
• Stressbestendig en flexibel; creëert rust in hectische periodes en houdt overzicht.
• Gedetailleerd; wil binnen het eigen zorgdomein op detailniveau kennis eigen maken.
• Assertief; pakt gevraagd en ongevraagd vraagstukken op die worden gesignaleerd.