Opdrachtbeschrijving*
Met de inwerkingtreding van de Wet Herziening tenuitvoerlegging strafrechtelijke
beslissingen (wet USB) vervult het CJIB, directie Executie de rol van
ketenregisseur bij de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen.
Naar aanleiding hiervan doorloopt de Directie Executie van het CJIB momenteel
een omvangrijk transitietraject, van zaakgericht werken naar klantgericht werken.
Een van de belangrijke fundamenten voor deze transitie zijn de processen. CJIB
Operatie heeft de as is processen in kaart gebracht en vastgelegd waarbij het de
nadrukkelijke doelstelling was om deze processen levend en actueel te houden en
vooral niet op de plank te laten liggen. Deze doelstelling niet volledig gehaald.
De vastlegging van de processen is gedaan in Visio om op een later moment de
keuze te maken om tooling in te zetten en tooling selectie uit te voeren. Om de
actualisering, samenwerking en kwaliteit te waarborgen, bestaat behoefte om te
verkennen welke vereisten CJIB Executie stelt aan ondersteunende tooling en
welke mogelijke tooling beschikbaar is.
Door de bovengenoemde veranderingen binnen CJIB Executie, bestaat de
behoefte om de procesorganisatie zo snel mogelijk vorm te gaan geven. Ook is
het van belang om de ambitie, de opzet en manier van werken met bijbehorende
rollen en verantwoordelijkheden binnen alle organisatie onderdelen bekend te
maken.
Achtergrond opdracht*
CJIB heeft nadrukkelijk als doel gesteld om zo snel als mogelijk zelf de
procesorganisatie verder door te ontwikkelen en te implementeren. De behoefte
aan ondersteuning ligt vooral op het maken van een concreet plan en het
neerzetten van de eerste contouren van de organisatie en manier van werken
Concreet wenst het CJIB ondersteuning bij:Wat: Doorontwikkelen van de doelen
en houtskoolschets voor de procesorganisatie
― Het herijken van de ambitie van de procesorganisatie middels werksessies.
― Verkrijgen van een helder beeld van de gebruikers van het procesmodel en
inventariseren van de verwachte toegevoegde waarde van de gebruikers.
― Uitwerken van ontwerpprincipes door reviewen van (beschikbare informatie
over) de huidige aanpak en afspraken en een werksessie met het kernteam.
― Begrip krijgen in de huidige manier van werken op basis van bestaande
documenten en interviews.
― Opstellen voorstel en de uitwerking van de houtskoolschets binnen het
kernteam middels werksessies. Uitkomst vastleggen en delen met de bredere
groep met OM en nader te bepalen betrokkenen.
― Valideren met het MT Executie
― Houden van validatie van de houtskoolschets met de bredere groep.
Hoe: Opstellen helder Plan van Aanpak Implementatie
― Het in kaart brengen van de gap tussen de huidige manier van werken en de
houtskoolschets en de benodigde aanpassingen, ook wel veranderopgaven.
― Het uitwerken van deze veranderopgaven in heldere activiteiten in werksessies
met het kernteam inclusief het prioriteren van deze veranderopgaven in de tijd.
― Het maken van de uitwerking van de benodigde personen en inspanning nodig
om de detailuitwerking te maken in werkstromen.
― In de tijd uitzetten van de werkstromen en samenbrengen tot een overall plan
van aanpak met planning en milestones.
― Valideren van het plan van aanpak het MT Executie.
― Valideren van het plan van aanpak met de ‘bredere groep’
Gedegen beeld van functionele eisen aan tooling
― Opstellen van de functionele eisen aan procesmanagement tooling op basis van
de houtskoolschets en op basis van ongeveer vier interviews.
― Inventarisatie van de reeds beschikbare tooling binnen CJIB en inventarisatie
van de gebruikersgroepen om mee samen te werken (bijvoorbeeld Internal Audit
/ KCD)
― Ophalen aandachtspunten (zorgen en kansen) in de werksessie.
Organisatorische context en cultuur*
Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) is een uitvoeringsorganisatie van het
ministerie van Justitie en Veiligheid in Leeuwarden met ongeveer 1.800
medewerkers. Het CJIB is bekend van de inning van verkeersboetes. Daarnaast
heeft het CJIB ook justitiële uitvoeringstaken zoals het innen en incasseren van
boetevonnissen en schadevergoedingsmaatregelen.
Belangrijke taak van het CJIB is de coördinatie van de tenuitvoerlegging van
strafrechtelijke beslissingen. Op 1 januari 2020 is de wet USB in werking
getreden. Hierdoor is de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van straffen en
maatregelen verschoven van het Openbaar Ministerie (OM) naar de minister voor
Rechtsbescherming. De minister heeft deze het CJIB aangewezen om als
ketenregisseur de tenuitvoerlegging te coordineren.