Koninklijke Bibliotheek
50000
Zuid-Holland
32
ICT Informatievoorziening
16de mei, 2025
19de mei, 2025
In het kort: Je gaat als Contractbeheerder de contractdossiers van de Koninklijke Bibliotheek op orde brengen, ontbrekende gegevens aanvullen en zorgen voor een gestructureerd digitaal archief, zodat collega's snel de benodigde informatie kunnen vinden.
Opdrachtomschrijving
Voor de Koninklijke Bibliotheek (KB) zoeken we een Contractbeheerder die helpt om het contractbeheer naar een hoger niveau te tillen. De KB stapt binnenkort over op een nieuw financieel/inkoopsysteem en grijpt dit moment aan om haar contractdossiers structureel op orde te brengen.
Opdracht:
De KB krijgt een nieuw geïntegreerd financieel/ inkoopsysteem en grijpt deze gelegenheid aan als kans om haar contractbeheer op orde te stellen. In de huidige situatie zijn de contracten grotendeels centraal beheerd, maar ontbreken er gegevens en kunnen daardoor contracten beperkt worden gemanaged. Contractmanagement wordt op dit moment vormgegeven, contractbeheer is een eerste randvoorwaarde waar jij een sleutelpositie mag gaan vervullen. Je wordt onderdeel van een ambitieus jong team dat nauw betrokken met elkaar een professionaliseringslag binnen de KB maakt. Het gaat om +/- 340 actieve contracten (=inkoop) en +/- 2500 contracten (=subsidies en overig.
De KB is op zoek naar een Contractbeheerder die de contractdossiers van de KB op orde brengen, met als doel het makkelijker maken voor iedere collega om snel de benodigde informatie kan vinden. Als contractbeheerder duik jij in contractdata, vul ontbrekende gegevens aan en zorgt voor een goed gestructureerd digitaal archief. Denk aan het registreren van looptijden, verlengingsopties, CPV-codes, KPI’s, indexatiemomenten en contactrollen (contracteigenaar, budgethouder, etc.). Daarnaast werk je mee aan het inzichtelijk maken van actief gebruik van contracten en help je collega’s snel de juiste informatie te vinden.
Eisen en wensen :
Eisen
- Minimaal 2 jaar ervaring als contractbeheerder of vergelijkbare administratieve functie in contractmanagement.
- De kandidaat heeft ervaring met het actief benaderen van collega’s en het najagen van benodigde documentatie of informatie.
- De kandidaat kan situaties tijdig signaleren en weet wanneer en hoe te escaleren binnen een organisatie.
Wensen
- Ervaring met het werken in AFAS Financieel.
- Werkervaring binnen een publieke aanbestedende dienst, zoals een overheidsinstantie, gemeente, of semipublieke organisatie.
- Ervaring met het beheren of ordenen van contractdossiers of soortgelijke documentstromen.
Competenties:
- De kandidaat is resultaatgericht en praktisch ingesteld, met aantoonbare ervaring in het zelfstandig realiseren van concrete (deel)resultaten.
- De kandidaat toont initiatief en weet verbeteringen zelfstandig aan te dragen en te implementeren.
- De kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
De Eisen
– De kandidaat heeft ervaring met het actief benaderen van collega’s en het najagen van benodigde documentatie of informatie.
– De kandidaat kan situaties tijdig signaleren en weet wanneer en hoe te escaleren binnen een organisatie.
De Wensen
– Werkervaring binnen een publieke aanbestedende dienst, zoals een overheidsinstantie, gemeente, of semipublieke organisatie.
– Ervaring met het beheren of ordenen van contractdossiers of soortgelijke documentstromen.
– De kandidaat is resultaatgericht en praktisch ingesteld, met aantoonbare ervaring in het zelfstandig realiseren van concrete (deel)resultaten.
– De kandidaat toont initiatief en weet verbeteringen zelfstandig aan te dragen en te implementeren.
– De kandidaat beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Freep Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!