Gemeente Rotterdam
Max 64 p/u
Zuid-Holland
36 uur p/w
Beleid- en adviesdiensten
2de december, 2025
9de december, 2025
Functieomschrijving
Als Projectsecretaris ben je een essentiële schakel in de ondersteuning van onze teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2. Je voornaamste taak is het waarborgen van de tijdige en correcte afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken en assisteer je teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het beheer en begeleiding van administratieve processen. Je zult ook fungeren als back-up ondersteuning voor de teams Milieu en Wonen. De diversiteit van administratieve processen en inhoudelijke dossiers vereist verschillende vormen van ondersteuning, en het is jouw taak om ervoor te zorgen dat deze processen efficiënt worden beheerd.
Verantwoordelijkheden
Registratie en bewaking van de termijnen voor de afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Je grijpt in wanneer termijnen dreigen te worden overschreden.
Ondersteuning van het team, de teamleider en de afdeling bij diverse taken, waaronder het plannen en organiseren van team- en inhoudelijke vergaderingen.
Ondersteuning bij het inkoopproces, waaronder het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van inhoudelijke vragen.
Organiseren van bijeenkomsten, ondersteuning bij vergaderingen (verslaglegging en bewaking).
Profiel
Je bent een proactieve professional met een hands-on mentaliteit en een voorkeur voor projectmatig werken. Je voelt je verantwoordelijk voor je taken en bent in staat om effectief te schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt. Je bent punctueel en werkt graag zelfstandig, maar je bent ook in staat om samen te werken wanneer dat nodig is. Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Je bent in staat om de verantwoordelijkheden die bij deze functie horen te dragen en je bent beschikbaar om op vrijdagen te werken.
De Eisen
Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.
Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services).
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris.
Je hebt ervaring met agendabeheer.
Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket.Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met Corsa of DIVA-BB.Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services).Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris.Je hebt ervaring met agendabeheer.Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket.
De Wensen
Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.
Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als ondersteuner bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.Je werkt op vrijdag.Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als ondersteuner bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 7 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.