Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.
Als team Personeel & Organisatie willen we maximaal bijdragen aan de Nieuwegeinse samenleving. Dat doen we door met onze processen en systemen de organisatie zo goed mogelijk te faciliteren. Kernbegrippen in onze ambitie zijn: up-to-date en betrouwbare personeels- en salarisadministratie, processen die medewerkers en leidinggevenden in onze organisatie optimaal digitaal ondersteunen, actuele rapportages. Wij willen onze HR-applicatie Youforce zo herinrichten dat de applicatie ons maximaal kan ondersteunen in deze ambitie.
Opdracht
Voor de herinrichting van Youforce zoeken wij een projectleider en een procesbegeleider. Binnen Nieuwegein wordt al gewerkt met Youforce. De huidige inrichting bevat veel maatwerkprocessen en niet alle standaardmogelijkheden van het pakket worden benut. We willen toe naar een optimaal gebruik van digitale workflows, waarbij we de best practice en standaardinrichting als uitgangspunt nemen. In dit project wordt daarvoor de basis gelegd. Daarbij willen we gebruikmaken van de scrum-methodiek, waarbij we in werkgroepen per proces tijdens fysieke bijeenkomsten aan de slag gaan. Dit zal op de maandagen plaatsvinden.
Ook zal er een basis gelegd worden zodat onze medewerkers de verdere continue doorontwikkeling grotendeels zelf kunnen oppakken.
Ons doel is om per 1 januari 2028 deze basis te hebben gelegd.
Projectleider
We zoeken een expert die dit project begeleidt. Je pakt onder meer de volgende taken op:
Opstellen van een gedetailleerd projectplan, inclusief afstemming in de diverse gremia (projectteam, stuurgroep, Financiën, ICT);
Opstellen van een plan van aanpak;
Afstemmen plan van aanpak met de leverancier;
Monitoren van de (voortgang van de) uitwerking en implementatie van de processen, testen en opleiden van gebruikers;
Begeleiden van ingebruikname van de nieuwe processen, en nazorg.
Zorgen dat de medewerkers van Nieuwegein goed worden meegenomen in het project, en zich kunnen ontwikkelen in het procesmatig denken
Je bent op de maandagen fysiek aanwezig in het gemeentehuis van Nieuwegein
In dit alles vervul je de rol van projectleider. Je coördineert daarmee ook de inzet vanuit de organisatie en bewaakt de samenhang met andere projecten. Je geeft leiding aan het projectteam en zit vergaderingen van de stuurgroep voor. Je stuurt werkgroepen aan en adviseert/rapporteert gevraagd en ongevraagd vanuit je expertise aan je opdrachtgever en de stuurgroep. In overleg met jou zorgen we voor een projectondersteuner die je administratieve taken (notuleren van vergaderingen, agendabeheer etc) uit handen kan nemen. We horen graag hoe je zelf denkt je rol als expert/projectleider het beste te kunnen invullen.
Wat neem je mee?
Je bent:
Een ervaren projectleider met ruime ervaring in het realiseren van soortgelijke opgaven bij gemeenten;
Deskundig op zowel het vakgebied van ICT als P&O processen;
Gericht op samenwerking met oog voor zowel het projectdoel als de medewerkers;
Pragmatisch en oplossingsgericht;
In staat te schakelen op verschillende niveaus, van administratief medewerkers tot bestuur;
Flexibel inzetbaar gedurende de looptijd van het project.
Je bent op de maandagen fysiek aanwezig op het gemeentehuis van Nieuwegein
Procesbegeleider
We zoeken een procesbegeleider die de werkgroepen begeleidt. Tijdens de werkgroepen, die op de maandagen plaatsvinden, zal volgens de scrum-methodiek de procesverbetering uitgewerkt worden. Jouw rol is om te ondersteunen in de voorbereiding, door samen met een medewerker van Nieuwegein de huidige processen in beeld te brengen, en de bijeenkomsten te begeleiden. Ook zorg je voor de coördinatie van acties die voortkomen uit de bijeenkomsten. Je zult hiervoor op de maandagen op het gemeentehuis van Nieuwegein aanwezig zijn.
Ook zal je, afhankelijk van de behoefte, betrokken zijn bij het realiseren van acties die uit de bijeenkomsten voortvloeien.
Het is belangrijk dat je de kennis die je hebt deelt met de eigen medewerkers van Nieuwegein.
Ook ben je betrokken bij de instructies voor de overige medewerkers van de gemeente wanneer zij op de nieuwe manier gaan werken.
Wat neem je mee?
Je bent:
Ervaren in het opstellen van procesbeschrijvingen en processchema’s.
Ervaren in werken volgens de scrum-systematiek en het bijhouden van een planbord
Je werkt gestructureerd en planmatig
Je bent ervaren in het modelleren en vastleggen van processen
Je bent goed thuis in applicaties en weet wat er op dit vlak nodig is
Je bent communicatief vaardig, kan goed afstemmen met zowel collega’s van de eigen afdeling als anderen binnen de organisatie
Je helpt anderen graag en goed op weg
Procedure
Wij verwachten gecombineerde inschrijvingen van zowel een projectleider als een procesbegeleider.
Op basis van de inschrijvingen zullen wij maximaal 3 sets van 2 kandidaten uitnodigen voor een persoonlijk gesprek. Aan hen vragen we om een compact plan van aanpak (maximaal 3 A4) aan te leveren en te presenteren, waarin wordt beschreven:
Jouw aanpak en wat jou kenmerkt in je rol als projectleider en procesbegeleider;
De verwachte inzet in uren en het verloop daarvan tijdens het project van jou als projectleider en procesbegeleider;
Minimaal 2 referenties van soortgelijke opdrachten;
De wijze waarin is voorzien in vervanging wanneer de professional wegens onvoorziene omstandigheden (tijdelijk) niet beschikbaar is.