Rijkswaterstaat (Gelderland)
Max 78 p/u
Gelderland
16 uur p/w
ICT Informatievoorziening
5de november, 2025
10de november, 2025
Over Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We werken dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast zijn de taken onder andere: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem
Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)
De Eisen
Kandidaat beschikt over een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen
Kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingenKandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document management systeem (DMS) en digitaal archiveren.Kandidaat beschikt over een afgeronde HBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardigKandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelenKandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
De Wensen
Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata)
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatieKennis van en ervaring met (grootschalige) GWW projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata)Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- Altijd snel je geld: Zodra de opdrachtgever betaalt, staat het bedrag binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Zodra de opdrachtgever betaalt, staat jouw netto betaling binnen één werkdag op je rekening.
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 5 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.