Functieomschrijving
In de strategische koers in RIVM 2030 is leiderschap als belangrijke randvoorwaarde aangemerkt om de strategische ambities van het RIVM te realiseren. Als vervolg hierop willen we een nieuw collectief leiderschapsprogramma ontwikkelen. Vanuit dit kader wordt ons leiderschapsprofiel herijkt en vindt een knelpuntenanalyse plaats van het huidige leiderschap. Het ontwikkelen van een passend en op de behoefte van het RIVM toegespitst programma dient in samenspraak met een te selecteren marktpartij te worden vormgegeven. Daarvoor wordt een aanbesteding voorbereid. De planning ziet op een aanbestedingstraject dat midden 2026 zal worden gegund. Na gunning van de voorgenomen aanbesteding loopt het leiderschapsprogramma tot eind 2030.
De voorbereiding van de voorgenomen aanbesteding vraagt om een zorgvuldig proces waarin inhoudelijke thema’s en doelen, strategische kaders en aanbestedingsregels samenkomen in een robuust ontwerp en een gedegen inkooptraject. De business projectleider concretiseert de behoefte zoals die binnen de afdeling Personeel & Organisatie, team Leren & Ontwikkelen moet worden vormgegeven en vormt de schakel tussen de behoefte enerzijds en de afdeling inkoop van het RIVM anderzijds.
Doel van de functie
De business projectleider richt zich op het verzamelen en concretiseren van de informatie die nodig is om een gedegen plan van aanpak op te stellen en tot besluitvorming te brengen. Vanuit vast te stellen kaders voorziet de business projectleider om de inkoop van het nieuwe leiderschapsprogramma passend vorm te kunnen geven. De projectleider is namens de afdeling leiderschapsontwikkeling het aanspreekpunt voor de betrokken inkoopadviseur van het RIVM die het inkoopproces begeleidt.
Werkzaamheden zien o.a. (maar niet uitsluitend) op:
Het concretiseren van wensen, eisen, doelen en randvoorwaarden voor het leiderschapsprogramma, zodat een passend programma kan worden vormgegeven.
Op basis van het vastgestelde programma in samenwerking met de afdeling inkoop een complete aanbestedingsleidraad inclusief een concreet, realistisch en gedragen programma van eisen kan worden opgesteld.
De business projectleider draagt bij aan een te doorlopen marktverkenning zodat interesse van marktpartijen in beeld kan worden gebracht, en een passend plan van aanpak voor het inkooptraject kan worden vormgegeven en tot een best passende aanbestedingsvorm kan worden besloten.
· De business projectleider verzorgt het projectmanagement, stelt een projectplan en planning op, ziet toe op het nakomen van de nader af te stemmen planning en verzorgt de communicatie met interne stakeholders.
Op te stellen documenten:
Business projectplan inclusief doelstelling, scope, planning, projectorganisatie, benodigde documenten, communicatieplan, budget, risico’s en kwaliteitsborging.
Analyse van wensen, eisen, doelen en randvoorwaarden voor het leiderschapsprogramma, resulterend in een ontwerp op hoofdlijnen (de projectleider voert het volledige penvoerderschap uit om tot het ontwerp te komen, inhoudelijke expertise komt vanuit interne experts).
De business projectleider levert input voor:
Alle benodigde aanbesteding/ inkoop documenten, zoals een aanbestedingsleidraad, selectieleidraad, gunningscriteria etc.
Verzorgt de communicatie en afstemming richting de business, m.b.t. o.a. de NVI.
En zorgt voor uitvoering van het projectplan zodat het inkoopproces passend en tijdig kan worden afgerond met een gunning en contract.