Doel van de Offerteaanvraag
Deze Nadere Offerteaanvraag is bedoeld om marktpartijen de noodzakelijke informatie te verstrekken om zich in te kunnen schrijven voor de omschreven opdracht binnen het Dynamisch Aankoop Systeem ‘Personeels- en adviesdiensten’ (hierna DAS) van de Technische Universiteit Eindhoven (hierna TU/e of Opdrachtgever).
Door uw aanmelding voor het DAS heeft u aangegeven interesse te hebben voor de Nadere Opdrachten voor de levering van personeels- en adviesdiensten binnen de TU/e. Deze Nadere Opdracht valt binnen de categorie ‘Huisvesting’ en derhalve heeft u een uitnodiging tot inschrijven ontvangen.
De Nadere Offerteaanvraag beoogt inzicht te geven in de minimale eisen aan de uitvoering van de Nadere Opdracht en de planning en procedure voor het verloop van de Nadere Offerteprocedure.
Op deze Nadere Offerteaanvraag zijn naast de voorwaarden uit deze Nadere Offerteaanvraag ook de voorwaarden van toepassing die u als Gegadigde in de Initiële fase heeft geaccepteerd (Inschrijvingsleidraad en Overeenkomsten). Wel is Opdrachtgever bereid de in de Overeenkomsten genoemde aansprakelijkheid te beperken tot éénmaal de opdrachtwaarde in plaats van de daar genoemde driemaal.
Aanleiding voor de uitvraag
De aanleiding voor de uitvraag is het vertrek van een huisvestingsadviseur per 1-1-2026. De vacature voor definitieve invulling wordt zo snel mogelijk uitgezet, maar vanwege de door de afdeling uit te voeren werkzaamheden, is een tijdelijke versterking via externe inhuur noodzakelijk.
Binnen de dienst Campus & Facilities valt deze rol in de afdeling Integrated Campus Strategy (ICS). ICS is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de campus en de daarmee verbonden strategie voor zowel vastgoed als facilitaire dienstverlening. Dit houdt onder meer in het bij elkaar brengen van vraag en aanbod van huisvesting op zowel de korte- als lange termijn in nauwe samenwerking met gebruikers op de campus.
De afdeling is in de lead voor het opstellen van de integrale visie en strategie voor de campus en stelt beleid op voor een breed scala aan onderwerpen, zoals veiligheid, catering, huisvesting, mobiliteit en duurzaamheid.
De huisvestingsadviseur rapporteert aan de Unitmanager.
Korte omschrijving van de werkzaamheden
De huisvestingsadviseur verricht een breed scala aan werkzaamheden. Deels onder eigen verantwoordelijkheid, maar voor een groot deel van de ingezette tijd is de adviseur ondersteunend aan de andere adviseurs en werkt in teamverband.
Bij de TU/e zijn huisvestingsadviseurs medeverantwoordelijk voor het realiseren van onze vastgoedstrategie. Als adviseur denk je mee met faculteiten over hun toekomstige ruimtevraag en schakelt voortvarend bij ad hoc verzoeken over uitbreiding of verandering van ruimtegebruik. Je bent niet alleen een adviseur, maar ook een regisseur die van begin tot einde betrokken is bij de huisvestingsvragen van onze gebruikers. Je vertaalt initiatieven naar heldere, integrale projectplannen.
Je zorgt ervoor dat gebruikers zich gehoord voelen en dat hun wensen binnen de kaders van beleid en strategie passen. De campus is compact en intensief in gebruik, dus puzzelen vind je leuk. Je stemt af met de geldende strategie en huisvestingskaders op het gebied van functionaliteit, ruimtelijkheid, regelgeving en veiligheid. Soms wringt het tussen gebruikerswensen en strategische kaders – dan komt jouw tact, overtuigingskracht en gevoel voor verwachtingsmanagement goed van pas.
Concrete werkzaamheden zijn onder meer:
Initiatieven uitwerken tot een concreet projectplan, inclusief ruimtelijk-functioneel inpassingsvoorstel en budget (in overleg met onze kostenspecialist).
Afstemming met collega’s over brandveiligheid, installaties, duurzaamheid en andere randvoorwaarden.
Assisteren van andere huisvestingsadviseurs door in kaart brengen van bijvoorbeeld huidige huisvesting per gebruikers en analyseren hoe zich dat verhoudt tot de ruimtebehoefte op basis van ruimtenormen.
Gebruikerstevredenheid hooghouden door duidelijke communicatie, snelle afstemming en transparantie. Plannen en voortgang daarvan worden afgestemd met gebruikers en met betrokken collega’s.
Kaders van beleid en strategie bewaken: je bent verantwoordelijk om initiatieven te toetsen aan de huidige kaders en deze zoveel mogelijk te bewaken.
Besluitvorming faciliteren binnen C&F en bij de gebruiker.
Mee opstellen van een Programma van Eisen voor het ontwerp en de uitvoering en samenwerken met de projectmanager die verantwoordelijk is voor realisatie.