Rijkswaterstaat
Geen max tarief
Heel nederland
8 uur p/w
ICT Informatievoorziening
21ste augustus, 2025
26ste augustus, 2025
In het kort: Je gaat het documentbeheer en archivering van het projectarchief op de A20 Nieuwerkerk-Gouda uitvoeren, inclusief training van projectmedewerkers en het onderhouden van het document management systeem voor een betere informatiehuishouding.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.
Project A20 Nieuwerkerk aan den IJssel-Gouda
De A20 is van groot belang voor de bereikbaarheid van de Rotterdamse regio en als verbinding tussen Utrecht en Rotterdam. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), de provincie Zuid-Holland en de gemeenten Gouda, Waddinxveen, Zuidplas en het Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard stellen vast dat de A20 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda een belangrijke verbinding vormt in het verkeerssysteem in de regio’s Midden-Holland en Rotterdam en dat de doorstroming en verkeersveiligheid onder grote druk staat. Het deel van de A20 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda is een bottleneck voor het verkeer. Dit weggedeelte is het enige deel van de A20 dat uit 2x2 rijstroken bestaat. In beide richtingen staan regelmatig files en er gebeuren veel verkeersongevallen. Door de toekomstige groei van het verkeersaanbod worden de problemen voor de doorstroming en de verkeersveiligheid groter. Rijkswaterstaat en bestuurlijke partners in de regio nemen maatregelen om de doorstroming en verkeersveiligheid te verbeteren op de A20 en de A12 tussen Nieuwerkerk aan den IJssel en Gouda. Op dit moment wordt onderzocht met welke maatregelen de doorstroming en verkeersveiligheid verbeterd kunnen worden.
Opdrachtomschrijving Documentalist
Opdracht moet worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast gaat het om het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het trainen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust zijn van de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waardoor de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:
- het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
- het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS;
- het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
- Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
- het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
- het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;
- het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
- verbeterplan maken en uitvoeren op de resultaten van de tussentijdse toets van DIM;
- de opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden;
- het melden van storingen op Connect-site aan ICT helpdesk;
- het inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen;
- het vervaardigen van de voortgangsrapportage en dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing;
- te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief.
Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
Leiding en toezicht
Ja
• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).
De Eisen
– Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met het DMS Connect en het vakgebied van digitaal archiveren.
– Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen.
– Aantoonbaar zelfstandig werkinstructies en handreikingen op kunnen stellen.
De Wensen
– Ervaring met recordmanagement in de 365 SharePoint applicatie
– Aantoonbare kennis van, en ervaring met, een overheidsinstelling
– Werkervaring in het vakgebied van digitaal archiveren
– Ervaring met werken met de archiveringssoftware SharePoint Connect van Rijkswaterstaat
– Analyseren/analytisch denkvermogen
– Dienstverlenende en klantgerichte instelling
– Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
– Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen en didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
– Nauwkeurigheid en oog voor detail
– Proactieve en gestructureerde werkhouding
– Plannen en organiseren
– Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
– Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!