Contractbeheerder

De Opdracht Het team Contractmanagement is verantwoordelijk voor het beheren en managen van de contracten in de Leidse Regio. Binnen het team bestaan diverse rollen, waaronder Contractmanager, Contractbeheerder en Contractregistratie. We hebben de afgelopen periode categorisering gemaakt van de huidige lopende overeenkomsten. Hierbij is gebleken dat we veel overeenkomsten hebben die binnen de reikwijdte vallen van contractbeheer. De komende periode wil het team een stap maken met de verdere professionalisering van de dienstverlening. De eerste stap is te zorgen dat we op goede en deugdelijke manier contractbeheer gaan inrichten en gaan uitvoeren. Deze werkzaamheden worden nu grotendeels door Contractmanagers uitgevoerd, waarbij deze werkzaamheden moeten verplaatsen naar de Contractbeheerders. Naast het inrichten en verder professionaliseren van de contractbeheer en contractmanagement zijn we overgestapt naar een nieuw systeem voor de registratie van de overeenkomsten en vastleggen van de orders. Binnen het systeem zal nog een slag moeten worden geslagen met de informatie die beschikbaar is voor de beheer overeenkomsten. Wij zoeken twee contractbeheerders die de dagelijkse werkzaamheden binnen de functie kunnen gaan oppakken, maar die tegelijkertijd kunnen meedenken over de vervolgstappen voor het goed en deugdelijk inrichten van de rol van contractbeheer. In samenspraak met de contractmanager worden de overeenkomsten overgedragen aan contractbeheer en worden de werkzaamheden door contractbeheer uitgevoerd. In eerste instantie ligt de focus op het volledig verschuiven van contracten in de beheercategorie van Contractmanager naar de Contractbeheerder. Vervolgens zullen ook de beheertaken rondom de contracten in de andere categorieën door Contractbeheer uitgevoerd moeten worden. De overeenkomsten zijn van verschillende aard en type. Het gaat onder andere om inhuurovereenkomsten, abonnementen, (kleine) advies opdrachten, (kleine) werkenopdrachten en onderhoudsovereenkomsten. We voorzien op dit moment de volgende werkzaamheden binnen deze opdracht: Monitoring & Signalering

• Vroegtijdige Signalering: Het tijdig rapporteren aan de CM of Contracteigenaar (CE) over naderende contractbeëindigingen, verlengingen of noodzakelijke nieuwe aanbestedingen.
• Het opstellen van de verlengingen, opzegbrieven en aanpassingen van de overeenkomsten.
• Kwartaalrapportages: Het elk kwartaal genereren en versturen van de Categorie 1 lijsten’ en overzichten van enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (EVO’s) naar de betreffende afdelingen via standaard formats.
• Het beantwoorden/doorzetten van (operationele) vragen, bijvoorbeeld over looptijd, verlengingsopties en contractwaarde. 6
• Spend Monitoring: Het bewaken van de uitputting (spend) bij categorie 1 contracten en het signaleren van onregelmatigheden of dreigende overschrijdingen.
• Besluitvorming ondersteunen: Het uitvragen van keuzes (doorlopen of stoppen) en het adviseren over de juiste contractwaarden en looptijden bij de business.
• (Op verzoek) opstellen van contract overzichten Systeembeheer & Datakwaliteit (Regie op SAP)
• Data-management: Toezien op de juistheid van financiële gegevens, indexatiepercentages en leveranciersinformatie in het kernsysteem SAP.
• Opschonen van systemen en informatie: Het identificeren van vervuilde data (foutieve titels, onduidelijke statussen) in SAP en sturen op de herstelwerkzaamheden.
• Inhoudelijke controle: Het checken van nieuwe overeenkomsten op mandaat, correcte indexatieteksten, factuuradressen en de juiste verwerking van contractaanpassingen.
• Het bijhouden van en/of overzicht maken van financiële verplichtingen bij één of meerdere contracten