Erasmus Universiteit Rotterdam
Geen max tarief
Zuid-Holland
28 uur p/w
ICT Informatievoorziening
22ste augustus, 2025
5de september, 2025
In het kort: Je gaat het projectteam ondersteunen bij het vernieuwen van bedrijfsvoeringssystemen. Coördineer trainingen, ontwikkel trainingsmateriaal en communiceer veranderingen naar medewerkers. Minimaal 3-5 jaar relevante ervaring vereist.
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke oriëntatie in haar onderwijs en onderzoek. De primaire taak van de EUR is het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. De EUR gaat samen met haar community complexe maatschappelijke uitdagingen aan, we formuleren oplossingen voor de maatschappij van de toekomst. Onze missie luidt dan ook: een positieve maatschappelijke impact creëren. We doen dat 'the Erasmian way'. Meer informatie hierover vind je op www.eur.nl.
1.2 Achtergrond bij de inhuurbehoefte
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) wil het bedrijfsvoeringssysteem voor HR en Finance vernieuwen. Daarom stapt de EUR per 1 januari 2026 over op een nieuw financieel en human resources-systeem van leverancier Oracle. Met de implementatie van het nieuwe systeem wil de EUR een hogere mate van automatisering en efficiëntie bereiken in financiële en HR-processen. Door standaardisatie en harmonisatie van processen kan de EUR beter focussen op het toevoegen van waarde. Een nieuw toekomstbestendig systeem is uiteindelijk beter voor onze gebruikers en klanten. De doelstellingen van de vernieuwing sluiten aan op de missie en strategische prioriteiten van de EUR. Het bedrijfsvoeringssysteem voor HR en Finance wordt in 2026 volledig vernieuwd. We verwachten dat medewerkers die met het nieuwe systeem gaan werken, sneller en makkelijker toegang hebben tot financiële en HR-gegevens. Ook gaan de meer gestandaardiseerde processen in veel gevallen leiden tot een snellere administratieve verwerking. We verwachten daarnaast minder tijd te besteden aan het kopiëren van data en het werken met ingewikkelde en soms kwetsbare spreadsheets.
Het project heeft de naam 'VB26' gekregen, wat staat voor Vernieuwing Bedrijfsvoeringssysteem in 2026. Het project wordt geleid door een projectmanagementteam van zowel EUR als Oracle projectmanagers. Het project staat onder toezicht van een stuurgroep die door het College van Bestuur is aangewezen.
Tijdens het implementatieproces van 16 tot 18 maanden werkt de EUR samen met Oracle. Gedurende deze tijd worden de bestaande bedrijfsprocessen zoveel mogelijk gestandaardiseerd. De business- en IT-teams van de EUR zijn gestart met verschillende werkzaamheden ter voorbereiding op de implementatie, waaronder het kritisch onder de loep nemen van huidige werkprocessen, het definiëren van nieuwe werkprocessen op basis van Oracle standaarden, het opschonen van data en het gereedmaken van de IT-organisatie om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Het project managementteam ondersteunt HR en Finance bij het uitvoeren van dit werk.
Als onderdeel van de projectorganisatie, voorziet Business Adoption en Communicatie in de behoefte om medewerkers in de organisatie voor te bereiden op het gebruik en beheer van het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem. Hieronder vallen activiteiten zoals change management, communicatie en training. Voor opleiding en training voorziet Oracle in lesmaterialen, training van trainers en in een opleidingsplan.
Ter ondersteuning van het project management team en om uitvoering te geven aan het opleidingsplan en alle activiteiten op gebied van training en ontwikkeling voor het project VB26 te coördineren, is behoefte aan de inzet van een Project Management Assistent/Training Coördinator. Voor meer algemene informatie over de organisatie, het beoogde projectproces en indicatieve profielbeschrijvingen ook de Leidraad DAS Inhuur IT en Bijlage 5 'Omschrijving categorieën".
2. Functie-/opdrachtomschrijving
Deze Opdracht betreft de inhuur van een Project Management & Business Adoption Assistent die zowel het Project Management team als het Business Adoption en Communicatie team ondersteunt in een breed scala van werkzaamheden
Wij zijn op zoek naar een zorgvuldige en georganiseerde collega die zowel het projectmanagementteam als het Business Adoptie & Communicatieteam ondersteunt bij het realiseren van de doelstellingen van project VB26. In deze veelzijdige rol lever je een belangrijke bijdrage aan het voorbereiden en organiseren van project overleggen, het bijhouden van actielijsten en verslaglegging, en het verzorgen van ondersteunend materiaal voor verschillende gremia. Daarnaast ben je betrokken bij de uitvoering van trainingsactiviteiten: je ondersteunt bij de planning en organisatie van trainingen, workshops en e-learning modules, zorgt voor tijdige communicatie naar alle betrokkenen en levert een bijdrage aan de ontwikkeling van trainingsmateriaal. Ook coördineer en ondersteun je bij de ontwikkeling van digitale begeleidingsvormen, zodat medewerkers direct in de praktijk de juiste vaardigheden kunnen aanleren. Tot slot speel je een rol bij de uitvoering van de veranderaanpak. Je ondersteunt activiteiten die gericht zijn op bewustwording, kennisopbouw en vaardigheden bij eindgebruikers, zodat de overgang naar het nieuwe systeem soepel verloopt. Aanwezigheid op locatie is hierbij belangrijk, omdat veel werkzaamheden daar plaatsvinden en de focus per dag kan verschillen. Wij zoeken iemand met ervaring binnen grote (IT)projecten die zelfstandig en proactief aan de slag kan met zijn of haar werkzaamheden. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, kunt goed overzicht bewaren en hebt oog voor detail. Je krijgt energie van het ondersteunen van een complexe projectorganisatie en levert graag een bijdrage aan een dynamische IT-omgeving binnen het onderwijs.
Verantwoordelijkheden:
Projectondersteuning
Ondersteunen van het projectmanagementteam en het Business Adoptie & Communicatieteam bij uiteenlopende werkzaamheden.
Voorbereiden van overleggen met diverse gremia, inclusief het opstellen van agenda's, verzamelen van input en voorbereiden van ondersteunend materiaal met projectvoortgang. Verzorgen van notulen, bijhouden van actielijsten en opvolgen van afspraken uit project overleggen.
Faciliteren van een effectieve uitvoering van projecttaken door tijdig te organiseren en af te stemmen.
Training & adoptie
Identificeren van trainingsbehoeften van systeemgebruikers in samenwerking met projectmanagement en vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie.
Inrichten en coördineren van online leermodules ten behoeve van het nieuwe systeem Plannen, ondersteunen en coördineren van trainingen, workshops en e-learning modules. Ondersteunen bij de uitvoering van de veranderaanpak, waaronder activiteiten gericht op bewustwording, kennis en vaardigheden bij eindgebruikers.
Ontwikkelen van (aanvullend) trainingsmateriaal en gebruikershandleidingen.
Ondersteunen van interne en externe trainers bij praktische en organisatorische vraagstukken. Uitvoeren van evaluaties via feedbackformulieren en analyseren van de resultaten om verbeterpunten te signaleren.
Rapporteren over de effectiviteit van trainings- en adoptieactiviteiten en aanbevelingen doen voor verbeteringen.
• Afgeronde HBO-opleiding of Bachelor in bedrijfskunde, IT, organisatiewetenschappen, communicatie of vergelijkbaar
Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een onderwijs, onderzoek en/of corporate omgeving.
Ervaring met projectmanagement, adoptie en communicatie in grote projecten
Je bent flexibel en proactief
Je gaat voor concrete resultaten en je communiceert helder en op alle niveaus;
Je hebt ervaring met het structureren van projecten Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
Communicatie & organisatie
Zorgen voor tijdige communicatie over bijeenkomsten, trainingen en locaties richting alle betrokkenen.
Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en trainers met vragen over planning of adoptieactiviteiten.
Bijdragen aan interne communicatie rondom veranderingen en adoptieactiviteiten, zoals nieuwsberichten of updates.
Belangstelling en vaardigheden
Organisatorisch talent, sterk in plannen
Communicatie: uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
Interpersoonlijke vaardigheden: vermogen om relaties op te bouwen en effectief samen te werken Probleemoplossend vermogen: creatief in het aanpakken van uitdagingen
De Eisen
Opdrachtnemer en daarmee de kandidaat conformeren zich aan alle geldende eisen en voorwaarden zoals gesteld in hoofdstuk 2 van deze Bijlage.
De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Met als startdatum voor het volledige aantal uren en gevraagde dagen per week (op locatie), uiterlijk één maand na de genoemde startdatum i.v.m. een mogelijke opzegtermijn.
De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij maximaal 2 weken vakantie opneemt vanaf de startdatum tot 25 december.
De gevraagde kennis en ervaring is gebundeld in één enkele kandidaat.
De aangeboden kandidaat die in het kader van deze Overeenkomst werkzaamheden verricht, dient een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te kunnen overleggen. Alle kosten omtrent het verkrijgen van de VOG zijn voor rekening van de Opdrachtnemer en dienen te zijn opgenomen in de tarieven.
De minimale functieaspecten voor de VOG zijn [invullen]. Het niet kunnen overleggen van een VOG resulteert automatisch in uitsluiting van de betreffende medewerker voor het uitvoeren van de Werkzaamheden in het kader van deze Opdracht.
De kandidaat heeft minimaal drie jaar ervaring als Projectsecretaris of vergelijkbare functie De kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.
De kandidaat heeft een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Voor de Engelse taal geldt minimaal beheersing conform CEFR-niveau B-1.
De Wensen
Voor subgunningscriterium 1 ‘Kennis en Ervaring’ levert u de volgende bewijsstukken1 aan?: 1. De CV van de kandidaat. Het CV bestaat uit maximaal twee (2) A4 en wordt ingediend in PDF- format.
2. En een omschrijving van de motivatie, kennis en ervaring van de kandidaat in relatie tot de functie-/opdrachtomschrijving van deze Opdracht, het functieprofiel, de geschiktheid van de kandidaat en vergelijkbare opdrachten waarmee de gevraagde kennis, ervaring en zelfstandigheid wordt aangetoond. Deze omschrijving bevat maximaal twee (2) A4.
• In deze omschrijving dient u de gevraagde kennis en ervaring duidelijk te omschrijven per aspect, en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden (bijvoorbeeld vergelijkbare projecten) en situaties en de rol die kandidaat hierin had.
Let op! De beoordelingscommissie baseert haar oordeel niet alleen op het CV. Wordt een wens met bijbehorende aspecten niet duidelijk en concreet beschreven, dan gaat dit ten koste van uw score op dit subgunningscriterium.
Omschrijving
De aangeboden kandidaat beschikt over de kennis en ervaring zoals omschreven in het uitgevraagde functieprofiel (zie hoofdstuk 3) en heeft ervaring met vergelijkbare werkzaamheden zoals omschreven in de functie-/opdrachtomschrijving (zie hoofdstuk 2).
Beoordelingskader
De mate waarin de voorgestelde kandidaat aansluit bij het uitgevraagde functieprofiel, dan wel meer relevante aanvullende kennis en ervaring heeft dan gevraagd in het functieprofiel voor onderhavige Opdracht;
De mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde kennis en ervaring en zelfstandigheid, en dit concreet wordt omschreven en aangetoond;
De mate waarin de kennis en ervaring van de kandidaat passend is voor de Opdracht;
De mate waarin de kandidaat beschikt over relevante, aantoonbare werkervaring;
De mate waarin eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar is qua complexiteit, taken en verantwoordelijkheden met onderhavige Opdracht;
De mate waarin de ervaring en/of eerder uitgevoerde vergelijkbare opdracht(en) vergelijkbaar zijn met de organisatieomgeving van de EUR;
De mate waarin de omschrijving van de kennis en ervaring van de kandidaat overtuigend is en vertrouwen geeft in een succesvolle invulling van de functie. Hierbij wordt onder andere gelet op kennis en ervaring (relevante eerdere opdrachten bij andere opdrachtgevers in een vergelijkbare rol), de mate waarin en de wijze waarop de kandidaat op de hoogte is en blijft van de benodigde kennis.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!