Officemanager Fysiek Domein

Organisatie Wij zijn een 100.000 plus gemeente, onderdeel van het regionaal samenwerkingsverband Holland Rijnland en deelnemer aan de G40. In de groen-blauwe stad midden in het Groene Hart vind je een unieke combinatie van stedelijke projecten en ruimtelijke vraagstukken in een landelijk gebied. 132,5 km², waarvan 6 km² water en 8 kernen, midden in het Groene Hart: dat is Alphen aan den Rijn.Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Samenwerkingsgericht, resultaatgericht, klantgericht en veranderingsbereid zijn onze kerncompetenties. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners. Opdracht Ben jij een organisatietalent, ben je accuraat, floreer je in een dynamische omgeving en houd je van veelzijdigheid? Voor een tijdelijke periode zoeken wij een ervaren officemanager die het officemanagement fysiek domein ondersteunt vanwege onderbezetting. De opdracht is gericht op het waarborgen van de continuïteit binnen het officemanagement in het fysieke domein. Hierdoor wordt verwacht dat je snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving. Als officemanager ga je aan de slag binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer in het fysieke domein, waarbij je sector- en teammanagers ondersteunt. Je ondersteunt de sector- en teammanagers met agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken, waarbij je zorgt dat alles soepel verloopt. Je bewaakt voortgang, handelt e-mailverkeer af en bereidt overleggen voor met de wethouder. Ook werk je mee aan administratieve verbetertrajecten, stem je de planning af met andere officemanagers en zorg je voor structuur in de ondersteuning. We zoeken een ervaren officemanager, die proactief, oplossingsgericht en representatief is. Je werkt nauwkeurig, kunt goed schakelen en hebt uitstekende kennis van MS Office 365 (inclusief verwerken van inkomende e-mails in Outlook taken) en andere systemen zoals Djuma en Ibabs. Hierbij behandel je vertrouwelijke informatie met de grootste zorg. Je bent bekend met het werken in een gemeentelijke organisatie en fungeert hierbij tevens als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.