Functie-omschrijving
Voor de Gemeente Eindhoven zijn we op zoek naar een Trainee contractbeheer voor de vakgroep Inkoop en Contractmanagement.
We bieden een mooi Traineeship waarin stratende inkoop en contractmanagement (IC) professionals een stevige basis kunnen leggen voor kennis en kunde in het sociaals domein op IC gebied.
De werkzaamheden/ aandachtsgebieden binnen contractbeheer zullen in afstemming worden vastgesteld.
Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?
Je werkt mee aan het correct, volledig en tijdig borgen van alle contracten van de afdeling inkoop, subsidie en contractmanagement (ISCM) van het sociaal domein. Tactisch contractbeheer is de basis voor het contractmanagement en je zorgt voor efficiënte werkprocessen. Daarnaast ondersteun je de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakgroep subsidies desgewenst.
Wij zoeken een collega die de uitdaging aangaat om samen met onze enthousiaste vakgroep, de ISCM Desk, de contractgegevens verder op orde gaat brengen.
Naast de gemeente brede kernwaarden Eigenaarschap, Vertrouwen en Samenwerken is het voor deze functie belangrijk dat je accuraat, resultaatgericht en flexibel bent en goed kunt organiseren en opvolgen. Een inkoppertje bij een “Desk” is natuurlijk dat communicatie en klant- en servicegerichtheid je tweede natuur is.
• Als uitvoerder van het tactisch inkoop- en subsidieproces onderhoud je de contractbeheersystemen door contractwijzigingen- en beëindigingen volledig, correct en tijdig door te voeren.
• Je vindt het leuk om mee te denken over de inrichting en optimalisatie van de contractbeheersystemen. Voor aanbieders ben je eerste aanspreekpunt voor deze systemen en je puzzelt graag mee om alle informatie uit de diverse systemen goed te laten communiceren of op elkaar aan te laten sluiten of te ontsluiten.
• Je ondersteunt en-of organiseert ondersteunende processen zoals het jaarrekeningentraject, jaarlijkse indexaties en contractimplementaties. Je communiceert actief hierover met aanbieders, collega’s en gemeenten.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor de aanbieders en de gemeentelijke toegangsteams (telefonisch en via de e-mail). Je beantwoord proces en contractvragen en haalt actief actuele informatie, wijzigingen en signalen op en informeert de aanbieders, collega’s, regiogemeenten desgewenst.
• Je verwerkt informatie, vragen en signalen die je vervolgens samen met je team gebruikt om efficiëntie aan te brengen in werkprocessen.
• Je verzorgt mailingen in opdracht van- en in afstemming met de opdrachtgevers. Daarnaast onderhoud je onze website in samenwerking met de Webredactie en onze communicatieadviseur.
Ben jij dat “schaap met de vijf poten” die we zoeken? Vind jij het leuk om breed ingezet te worden? Zoek je actief de benodigde samenwerking op? Heb je al kennis van administratieve processen? Signaleer je graag actief? En, vind je het leuk om bij te dragen aan het verbeteren en implementeren van processen?
Collega Loes, Coördinator ISCM Desk-team:
“De juiste borging van de contracten maakt dat we goede informatie kunnen opleveren voor het sociaal domein. Omdat alle informatie centraal in ons team verzameld wordt, zijn we de ruggengraat van de afdeling en het inkoop- en subsidiegeweten van Sociaal domein. Het is heerlijk om vraagbaak te zijn en iedereen op weg te helpen. Daar hebben de inwoners, de leveranciers en de gemeente(n) veel profijt van. Fijn dat ik hieraan bij kan dragen”.
Met, en voor wie doe je dat?
Je werkt nauw samen met de contractmanagers, de inkoopadviseurs en de subsidieverleners van de afdeling Inkoop, subsidie en contractmanagement. Daarnaast onderhoud je een goed netwerk met de aanbieders en overige afdelingen binnen de gemeente zoals het servicebureau Eindhoven en de (toegangsteams van de) gemeenten waar we de contracten voor beheren.
Het sociaal domein van Gemeente Eindhoven werkt samen èn is aanbestedende dienst voor verschillen regio’s: Samen voor Jeugd, 21 voor Jeugd, Bescherm wonen en Leerlingen vervoer. Onze kernactiviteiten zijn inkopen, contractmanagement(contractbeheer) en informatiemanagement.