Gemeente Rotterdam
Max 73 p/u
Zuid-Holland
36 uur p/w
Algemeen-projectmanagement
20ste oktober, 2025
27ste oktober, 2025
Vacature: Projectsecretaris bij de Gemeente Rotterdam
Over de functie
Als projectsecretaris ben je de rechterhand van de projectmanager en speel je een cruciale rol in het succes van onze projecten. Je bent verantwoordelijk voor het behouden van overzicht, het proactief handelen en het bewaken en rapporteren van de voortgang. Jouw focus ligt op de besturing van projecten op basis van de beheersaspecten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GROTICK).
Verantwoordelijkheden
Productie van relevante projectdocumenten
Toetsing van documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming
Coördinatie van het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces
Overzicht behouden over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen
Voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten
Vormgeving aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming
Bewaking van de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en advisering en rapportage aan de projectmanager
Actieve kennisvergaring over relevante aspecten van het project
Informatie en advies verstrekken aan andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus
Actieve deelname aan relevante overleggen en regelmatige voortgangsoverleggen met de projectmanager
Jouw profiel
Als projectsecretaris ben je integer, resultaatgericht, proactief en ondernemend. Je bent flexibel en stressbestendig, met kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je kunt goed samenwerken, bent klantgericht en kunt omgaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je neemt initiatief en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de structuur, transparantie, het overzicht en de planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Je bent communicatief vaardig en politiek sensitief.
De Eisen
Je hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare ervaring met financiële administratie binnen (implementatie)projecten, inclusief het opstellen en bewaken van budgetten, rapportages en financiële analyses.
Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente of stad met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit het cv
Je hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en met het beheren van actie- en besluitenlijsten
Je hebt aantoonbare ervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint).Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleidingJe hebt minimaal 1,5 jaar aantoonbare ervaring met financiële administratie binnen (implementatie)projecten, inclusief het opstellen en bewaken van budgetten, rapportages en financiële analyses.Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente of stad met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit het cvJe hebt ervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en met het beheren van actie- en besluitenlijstenJe hebt aantoonbare ervaring met diverse Microsoft Office applicaties (Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint).
De Wensen
Je hebt werkervaring met vraagstukken omtrent gebiedsontwikkeling in een stad met minimaal 200.000 inwoners en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cv
Je beschikt over een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde, Business Administration, Rechten of een vergelijkbare studie
Je hebt een aanvullende opleiding gevolgd op het gebied van projectmanagement en beschikt over kennis van en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2 en/of LEAN/SCRUM.Je hebt kennis van en ervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 100.000 inwoners, blijkend uit het cvJe hebt werkervaring met vraagstukken omtrent gebiedsontwikkeling in een stad met minimaal 200.000 inwoners en kan dit aantonen middels een referentieproject in het cvJe beschikt over een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur in de richting van Bestuurskunde, Business Administration, Rechten of een vergelijkbare studieJe hebt een aanvullende opleiding gevolgd op het gebied van projectmanagement en beschikt over kennis van en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals PRINCE2 en/of LEAN/SCRUM.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de
volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan
hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Je hebt nog 7 dagen om te reageren.
Reageer minstens 1 dag voor de sluitingstijd van deze opdracht.