Projectleider aanbesteding FInancieel Systeem

Organisatie Gemeente Meppel Op het snijvlak van Drenthe en Overijssel ligt een bruisende gemeente. Met een historische provinciestad, karakteristieke dorpen en prachtige natuur. Op dit knooppunt van water, spoor en wegen steken inwoners, ondernemers en gemeente samen de handen uit de mouwen. Hier krijg je de kans om écht verschil te maken. Om te doen wat nodig is. Samen, op z’n Meppels. Ondernemen zit in ons DNA. Samen met onze gemeenschap zien we kansen en proberen we uit wat werkt. Met een menselijke maat en alle neuzen gericht op de toekomst. We weten waar we het voor doen en vooral voor wie: de Meppelers. We staan naast onze inwoners, ondernemers en instellingen. Van balie tot buitendienst luisteren we naar ze, nemen ze serieus en hechten we bovenal waarde aan hun mening. Samen pakken we ideeën en uitdagingen aan, binnen de gemeente en daarbuiten. Zó maken we het verschil. Vanaf het moment dat je binnenstapt, voel je je welkom. Dat merk je aan de manier waarop je wordt begroet en mensen je aanspreken. Eigenlijk merk je dat al onderweg naar je werk. Je hoeft hier niet in de drukte naartoe, staat zelden in de file en fietst zo van het station naar het stadhuis. Samen met ruim 425 collega’s werk je dagelijks aan vraagstukken die er écht toe doen voor onze ruim 35.000 inwoners. Van werk en inkomen tot duurzaamheid en leefomgeving: we maken samen werk van een toekomstbestendig Meppel. De organisatie bestaat uit 14 verschillende teams zoals Ruimte en initiatief, Sociaal domein, Duurzaamheid, Dienstverlening en Advies. We hebben korte lijnen en kennen elkaar. Bij gemeente Meppel kun je in overleg flexibel werken. Stem jouw wensen af met jouw team en teammanager. Werk met plezier en haal meer uit jezelf. Opdracht Voor onze organisatie zoeken wij een ervaren Projectleider voor de Europese aanbesteding én implementatie van een nieuw financieel systeem. De opdracht omvat de volledige voorbereiding, aanbesteding, gunning, implementatie én nazorg. Daarnaast speelt procesoptimalisatie een belangrijke rol: we willen onze financiële processen efficiënter, digitaler en toekomstbestendig inrichten. De uitdaging ligt in het combineren van vervanging van het financieel systeem, verbetering van werkprocessen, en zorgvuldige inpassing binnen onze informatievoorziening en architectuur. Je werkt nauw samen met Financiën, I&A, inkoop, privacy/security en andere stakeholders. Achtergrond Onze huidige financiële applicatie voldoet niet meer aan de toekomstige eisen rondom digitalisering, procesgericht werken en integratie met andere gemeentelijke systemen. Met de aanschaf van een nieuw financieel systeem zetten we een belangrijke stap in het verbeteren van onze administratieve organisatie, financiële sturing en gegevenskwaliteit.\ Wat ga je doen? Als Projectleider ben je verantwoordelijk voor het gehele traject: Fase 1: Voorbereiding & Aanbesteding Opstellen van het projectplan en organiseren van afstemming binnen projectgroep, stuurgroep, Financiën, ICT/I&A en andere gremia. Inventariseren van wensen en eisen, vertalen naar een Programma van Eisen (PvE) en gewenste procesinrichting. Voorbereiden en uitvoeren van marktconsultatie (indien van toepassing). Begeleiden van de aanbesteding, inclusief: nota’s van inlichtingen, beoordeling van inschrijvingen, advies voor gunning. Zorgdragen dat alle aanbestedingsdocumenten conform Europese regelgeving tijdig en volledig worden opgeleverd Fase 2: Implementatie Regie voeren op de implementatie samen met de gegunde leverancier. Beoordelen en afstemmen van het implementatieplan. Organiseren en begeleiden van testtrajecten, gegevensoverdracht en procesinrichting. Coördineren van opleidingen en ondersteuning van gebruikers. Zorgen voor een soepele ingebruikname van het nieuwe systeem. Fase 3: Procesverbetering Uitwerken van verbeteringen in financiële processen (budgettering, rapportages, grootboek etc.). Maximaal inzetten op digitalisering, standaardisatie en zaakgericht/procesgericht werken. Bewaken van gegevenskwaliteit, informatieveiligheid en compliance (o.a. archivering volgens Archiefwet). Fase 4: Nazorg & Uitfasering huidige systeem Begeleiden van de stabilisatiefase. Voorbereiden en uitvoeren van de uitfasering van het oude pakket. Borgen van documentatie, beheerafspraken en overdracht. Je werkt samen met Projectteam (Financiën, I&A, Inkoop, Functioneel Beheer) Stuurgroep Leveranciers en implementatiepartner Gebruikersgroepen binnen de organisatie Experts op het gebied van informatieveiligheid, privacy en architectuur Verantwoordelijkheden End-to-end verantwoordelijkheid voor het aanbestedings- en implementatietraject. Tijdige oplevering van alle documenten (PvE, projectplan, beoordeling, gunningsadvies). Leiding geven aan projectteam en werkgroepen. Coördineren van communicatie en besluitvorming. Signaleren van knelpunten, risico’s en afhankelijkheden. Bewaken van projectscope, planning, budget en kwaliteit. Zorgen voor aansluiting op de gemeentelijke informatiearchitectuur en op bestaande applicaties.