Projectsecretaris

Beschrijving project: ICTU voert opdrachten uit binnen diverse domeinen, waaronder het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Deze opdracht betreft de projectbeheersing van een 6-tal projecten. Omschrijving einde project: De projecten hebben een gezamenlijke looptijd tot 31-12-2027. Welke rol heeft de professional binnen het project: Projectsecretaris. Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij? De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:

• Projectbeheersing: Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams. Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn. De volgende deelresultaten (D) dienen opgeleverd te worden:
• Voor alle zes projecten is een goedgekeurde begrotingsstructuur opgeleverd (D1).
• Voor alle zes projecten is een volledig ingerichte projectadministratie beschikbaar (D2).
• Alle noodzakelijke contract- en inkooptrajecten zijn administratief afgerond (D3).
• Voor elk project is maandelijks een financiële rapportage beschikbaar binnen afgesproken termijn (D4).
• Per project is een volledig digitaal projectarchief ingericht (D5).
• Projectadministraties voldoen aantoonbaar aan interne audit- en verantwoordingsvereisten (D6). Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht op leveren. We beschouwen de opdracht als voltooid wanneer voor de projecten uit het projectportfolio de volgende resultaten (E) opgeleverd zijn:
• De projectstructuur en administratie zijn afgerond (E1)
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen (E2)
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden (E3) Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: De opdracht is beëindigd na oplevering van de eindresultaten (E1-E3). Deze worden uiterlijk opgeleverd in het kwartaal na beëindiging van het project. De projecten hebben een looptijd tot 01-01-2028. De decharge zal uiterlijk 01-04-2028 afgerond zijn. Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting. Beoordeling vindt per project per projectfase plaats.
• Initiatiefase o D1 De begroting is opgesteld (als onderdeel offerte) o D2 De projectstructuur en administratie is ingericht o D3 Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond
• Realisatiefase o D4 De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage ( o D5 Een ingericht projectarchief o D6 De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd
• Na beëindiging o E1 Een afgeronde projectadministratie o E2 Een in beheer overgedragen projectarchief o E3 De (financiële) decharge is afgerond Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur? Een overschrijding van de verwachte duur wordt bepaald door externe factoren. Daarbij kan gedacht worden aan een verlenging van de opdracht door de opdrachtgever (i.c Min BZK) wanneer blijkt dat de gevraagde projectresultaten door omstandigheden niet binnen de gestelde tijd bereikt kunnen worden. Hiervan is alleen sprake wanneer het een verlening van het langstlopende project uit het projectportfolio betreft. Verlenging van de duur is dan evenredig aan de verlenging van de looptijd van het (langstlopende) project. Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken? Naast kennis en ervaring als projectsecretaris is voor de projectbeheersing van dit portfolio specifieke kennis over, en ervaring binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD) randvoorwaardelijk. Gewenste profiel Het betreft hier een uitvraag voor een zogenaamde ‘bedrijfsvoerings-secretaris’. Deze projectsecretarissen richten zich op financieel administratief support van projecten. We zoeken een projectsecretaris die meerdere projecten tegelijk ondersteunt. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking. Je combineert analytisch vermogen met een dienstverlenende houding en weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek. Je floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.