Kwartiermaker regieontwerp Common Ground

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over het project: Regieorganisatie Common Ground

Omschrijving Common Ground Binnen VNG Realisatie wordt gewerkt aan de verdere inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening volgens de principes van Common Ground. Een belangrijk onderdeel hiervan is het vormgeven van een structurele regieorganisatie die richting geeft aan de ontwikkeling, samenhang en sturing van collectieve digitale voorzieningen. Dit vraagstuk speelt zich af in een complexe bestuurlijke omgeving waarin gemeenten, VNG, leveranciers en samenwerkingsverbanden gezamenlijk optrekken. Het raakt direct aan maatschappelijke opgaven zoals betrouwbare digitale dienstverlening, grip op gemeentelijke data en het versterken van de digitale autonomie van gemeenten. Het traject bevindt zich in een fase waarin concrete besluitvorming voorbereid moet worden binnen verschillende gremia van de VNG, met als einddoel besluitvorming tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit vraagt om een combinatie van inhoudelijke uitwerking, bestuurlijke afstemming en het organiseren van breed draagvlak.

1.3 Omschrijving van de opdracht

De opdracht richt zich op het begeleiden van het besluitvormingsproces rondom de inrichting van een regieorganisatie voor Common Ground, en het opleveren van een samenhangend pakket consultatieklare documenten. De opdrachtnemer werkt zowel aan de inhoud (uitwerking van de regieorganisatie, governance en transitie) als aan het proces (afstemming, consultatie en besluitvorming binnen de relevante gremia). Het doel is om te komen tot een goed onderbouwd en samenhangend voorstel voor de oprichting van de regieorganisatie, inclusief de benodigde documenten die gebruikt kunnen worden voor consultatie en besluitvorming richting de ALV. Daarbij is het organiseren van draagvlak bij betrokken stakeholders een essentieel onderdeel van de opdracht.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het inhoudelijk uitwerken van de regieorganisatie en het begeleiden van het besluitvormingsproces. Dit vertaalt zich naar onder andere de volgende werkzaamheden:

• Uitwerken van het ontwerp van de regieorganisatie, inclusief doel, scope, rollen, verantwoordelijkheden en financieringsmethodiek

• Ontwikkelen en onderbouwen van scenario’s voor de organisatorische en juridische vormgeving en governance
• Opstellen van een transitieplan richting de structurele regieorganisatie per 1 januari 2028
• Analyseren van bestaande documentatie, besluitvorming en relevante kaders
• Voeren van gesprekken met stakeholders binnen gemeenten, VNG en andere betrokken partijen
• Organiseren en begeleiden van werksessies en afstemmomenten
• Iteratief opleveren van documenten (concept, consultatieversie, definitieve versie)
• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming binnen de relevante gremia (o.a. board, taskforce, CvD, CIO-beraad en bestuur)
• Actief bijdragen aan het creëren van draagvlak bij stakeholders, waaronder koplopergemeenten, G4 en betrokken leveranciers De opdrachtnemer opereert zelfstandig en neemt een adviserende rol richting opdrachtgever, waarbij zowel inhoudelijke kwaliteit als bestuurlijke sensitiviteit centraal staan.

1.5 Resultaat van de opdracht

De opdracht resulteert in een samenhangend pakket aan documenten dat geschikt is voor consultatie en besluitvorming binnen de VNG en tijdens de ALV. Dit betekent dat:

• Een uitgewerkt ontwerp van de regieorganisatie beschikbaar is, inclusief duidelijke keuzes in inrichting, rollen en governance
• Verschillende scenario’s voor organisatievorm en sturing zijn ontwikkeld en onderbouwd, inclusief een helder voorkeursadvies
• Een transitieplan is opgesteld met inzicht in stappen, fasering, afhankelijkheden en beslismomenten richting de beoogde situatie per 1 januari 2028
• De opgeleverde stukken onderling consistent zijn en aansluiten op eerdere besluitvorming en uitgangspunten
• De documenten zodanig zijn opgesteld dat ze goed bruikbaar zijn voor consultatie en navolgbaar zijn voor verschillende doelgroepen
• Consultatie heeft plaatsgevonden binnen de relevante gremia en de opgehaalde feedback is verwerkt in de definitieve stukken
• De uiteindelijke set aan documenten concrete besluitvorming faciliteert richting de ALV Bij de uitvoering wordt rekening gehouden met afhankelijkheden zoals beschikbaarheid van stakeholders, bestuurlijke besluitvormingsmomenten en samenhang met andere trajecten binnen Common Ground. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hier proactief op wordt gestuurd en dat knelpunten tijdig inzichtelijk worden gemaak