Projectsecretaris organisatieontwikkeling DGDOO

DGDOO werkt aan een moderne, flexibele en technologiegedreven overheid en vervult daarbij een coördinerende rol op de doorontwikkeling van de rijksorganisatie en het digitaliseringsbeleid van het Rijk. Het DG bevindt zich momenteel in een transitie. Meerdere trajecten lopen parallel: de doorontwikkeling van de hoofdinrichting en besturing van DGDOO, de uitvoering van het ABD Topconsult-advies, het opnemen van de WAU, lopende OR-trajecten, een cultuur- en veranderopgave, en de bijdrage van DGDOO aan de Actieagenda Slagvaardige Overheid. Daarbovenop komt het voornemen om het zwaartepunt van de digitaliseringsopgave te verplaatsen naar een ander departement. Dat raakt de scope, inrichting en opgave van DGDOO de komende periode direct. Deze trajecten hangen onderling samen en vragen om regie, samenhang en uitvoering. De ambitie is dat de veranderingen niet alleen op papier kloppen, maar dat medewerkers van DGDOO daadwerkelijk merken dat er iets verandert, in structuur, in werkwijze en in sturing. Stap voor stap wordt gewerkt aan een organisatie die beter is toegerust op de opgaven van de komende jaren, met fundamenten (structuur, sturing, samenhang) die ook over meerdere jaren houdbaar zijn. Voor deze opgave is ook een projectleider organisatieontwikkeling aangetrokken, die regie voert op de samenhang tussen alle lopende en komende organisatieontwikkeltrajecten. Ter ondersteuning van de projectleider zoekt DGDOO een projectsecretaris organisatieontwikkeling. De projectsecretaris zorgt voor overzicht, ritme en ondersteuning in planning, besluitvorming, afstemming en voortgang, denkt actief mee over samenhang en afhankelijkheden tussen trajecten, signaleert knelpunten en opereert daarbij met gevoel voor de politiek-bestuurlijke context waarin DGDOO werkt. Daarmee houdt de projectsecretaris de projectleider maximaal vrij voor regie, inhoudelijke sturing en bestuurlijke afstemming. Uit te voeren activiteiten in de opdracht betreffen: · Opstellen en actueel houden van het totaaloverzicht van organisatieontwikkeltrajecten en overige doelstellingen van de projectleider, inclusief de onderlinge afhankelijkheden en mijlpalen. · Voorbereiden, plannen en logistiek organiseren van overleggen: agenda’s, stukkenstroom, deelnemers, locatie en actiepunten. · Opstellen van verslagen, besluiten- en actielijsten en actief monitoren van opvolging. Ondersteunen bij het voorbereiden van besluitpunten en bestuurlijke stukken. · Organiseren van afstemming met relevante stakeholders (onder meer met de OR), inclusief het bewaken van processtappen en afspraken. · Signaleren en analyseren van knelpunten in planning, afhankelijkheden en afstemming, en tijdig escaleren naar de projectleider met een voorstel voor vervolg. De opdracht moet resulteren in een strak georganiseerde ondersteuning van de projectleider organisatieontwikkeling binnen DGDOO, waarbij overleggen en stukken tijdig zijn voorbereid, acties aantoonbaar worden opgevolgd en de projectleider continu beschikt over actueel overzicht en voortgangsinformatie. Concreet worden een actueel organisatieontwikkeltrajecten overzicht, een planning met mijlpalen, een besluiten- en actielog en een goed geordend projectdossier bijgehouden. ZZP/Detachering Op het CV (het PDF-bestand) moet verplicht en expliciet vermeld staan of de kandidaat inzetbaar is als zzp’er of via detachering, omdat de opdracht bij het ontbreken van deze Wet DBA-informatie niet gegund kan worden. Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden: De projectsecretaris beschikt over kennis van projectmatig werken en secretariële ondersteuning in een complexe organisatie, en heeft inzicht in de werkprocessen, besluitvormingslijnen en stakeholderstructuur binnen een kerndepartement. Kennis van de Rijksoverheid, van de rol en werkwijze van de Ondernemingsraad bij organisatieveranderingen, en van de actuele ontwikkelingen rond BZK en DGDOO is een pré. De projectsecretaris heeft aantoonbare ervaring (minimaal 2 jaar) als projectsecretaris, managementondersteuner of coördinerend ondersteuner in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid of een andere overheidsorganisatie. Ervaring in organisatieontwikkel- of verandertrajecten is een pré. De projectsecretaris kenmerkt zich door: · Plannen, organiseren en coördineren: ritme en structuur aanbrengen in een dynamische, snel bewegende omgeving met meerdere parallelle trajecten; overzicht bewaken, prioriteren en opvolging strak beleggen. · Nauwkeurigheid en gevoel voor kwaliteit: zorgvuldige dossiervorming, consistente versiehuishouding en een scherp oog voor volledigheid, toon en consistentie van stukken. · Analytisch vermogen: samenhang en afhankelijkheden tussen trajecten doorzien, knelpunten in planning en afstemming vroegtijdig herkennen en beknopt kunnen duiden. · Proactiviteit: zelfstandig signalen oppikken, navraag doen waar opvolging achterblijft, en op tijd escaleren mét een voorstel voor vervolg. · Omgevingsbewustzijn en bestuurlijke sensitiviteit: aanvoelen wat passend is in een politiek-bestuurlijke context, gevoel voor de juiste toon en lading van stukken, en sensitiviteit voor relaties met interne en externe stakeholders (onder meer de Ondernemingsraad). · Samenwerken en dienstverlenend werken: soepel schakelen met de projectleider, directieleden, adviseurs en andere betrokkenen; doen wat nodig is om het team en de trajecten vooruit te helpen. · Discretie en integriteit: omgaan met vertrouwelijke informatie rond organisatieverandering, bestuurlijke besluitvorming en personele aspecten.