Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving
Het project Vernieuwen van Brienenoordbrug is een groot renovatieproject dat aan de vooravond staat van aanbesteding van de onderliggende 4 contracten. Voor dit project wordt een RWS projectorganisatie opgebouwd. In het hart van die organisatie staat het projectsecretariaat. De Projectsecretaris geeft hands-on leiding aan (de werkzaamheden van) het secretariaat. Naast de uitvoering van reguliere taken verwachten we dat je proactief inspeelt op wat het projectteam nodig heeft en denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien ben je secretaris/aanspreekpunt voor een aantal project overstijgende overleggen, zoals het IPM-overleg, het Opdrachtgevers overleg en overkoepelende raakvlak overleggen.
Als Projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam, de verbindende factor. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. Je geeft mogelijk leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
– Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam;
– Coördineren, voorbereiden, en verslagleggen van diverse (directie) overleggen en bijeenkomsten, inclusief het agenda beheer;
– (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
o Capaciteitsmanagement en organisatorische processen;
o Informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
o (Light) inkoopproces voor het project;
o Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.
Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning cq. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.
De Projectsecretaris heeft o.a. de volgende taken:
• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van diverse /project ondersteunende werkzaamheden (administratieve, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten en ontzorgen.
• Bewaken, orderenen en vastleggen van de processen rondom het projectsecretariaat
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties en het bewaken van de raakvlakken hiertussen.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal/grammatica
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten
• Verzorgen van kaarten en of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van project specifieke documenten: vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online en Relatics.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen;