Management Assistent

De Management Assistent is verantwoordelijk voor het opstellen en verwerken van correspondentie en (digitale) stukken, het bieden van specifieke ondersteuning, het realiseren van overlegmomenten en het verstrekken van informatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het faciliteren en verbeteren van werkprocessen en het verrichten van overige werkzaamheden. Het doel van de functie is het bieden van adequate secretariële, organisatorische en inhoudelijke ondersteuning aan het managementteam en met name de directeur. Wat ga je doen? Je beheert de mailboxen en inkomende post, stelt prioriteiten in de correspondentie en zorgt dat stukken tijdig bij de juiste personen terechtkomen. Je stelt correspondentie op zoals presentaties, memo’s, brieven en verslagen en redigeert documenten waar nodig. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor de afdeling en het management. Je voert secretariële en organisatorische werkzaamheden uit, beheert agenda’s, maakt afspraken en bewaakt de voortgang. Daarnaast signaleer je verbeteringen in werkprocessen en voer je deze door. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, verzorgt de voorbereiding, stelt agenda’s op en distribueert vergaderstukken. Je notuleert, maakt verslagen en bewaakt de voortgang van acties en besluiten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie, het afhandelen van telefoongesprekken en het ondersteunen van interne en externe communicatie. Je zorgt voor het archiveren en toegankelijk houden van documenten. Tot slot ontvang en begeleid je bezoekers, regel je praktische zaken zoals reserveringen, reizen en faciliteiten en ondersteun je bij projecten en overige werkzaamheden binnen de rol van Management Assistent. Wat breng je mee? Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau en hebt kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Je werkt zorgvuldig, kunt goed prioriteiten stellen en bent organisatorisch sterk.