Programmacoördinator/ Scrum Master

Over VNG Realisatie De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Common Ground

Het programmateam Common Ground bestaat uit ruim twintig collega’s. In het team komen strategische, organisatorische en technische expertise samen. We werken nauw samen met koplopergemeenten, communities, leveranciers en andere publieke partijen en bouwen voort op wat in de praktijk aantoonbaar werkt. Het team bestaat uit professionals met verschillende achtergronden van architectuur tot softwareontwikkeling, infrastructuur, organisatie- en implementatieadvies en community-management. De werkwijze is open, samenwerkingsgericht en lerend, met veel ruimte voor individuele inbreng.

1.3 Omschrijving van de opdracht

Common Ground is het landelijke programma waarin gemeenten gezamenlijk werken aan een fundamentele vernieuwing van hun informatievoorziening. Gemeenten ontwikkelen en gebruiken binnen Common Ground gezamenlijk softwarecomponenten, informatiemodellen en standaarden, met als doel een open, wendbare en toekomstbestendige digitale basis voor gemeentelijke dienstverlening. Het programma wordt uitgevoerd binnen VNG Realisatie en in nauwe samenwerking met gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere publieke partners. Je vervult de rol van Scrum Master voor het programmateam. In deze rol faciliteer je het team in het toepassen en doorontwikkelen van de afgesproken werkwijze en zorg je voor een effectief werkritme. Je organiseert en bewaakt de verschillende agile events binnen het programma, waaronder sprintplanningen, reviews en retrospectives. Je coördineert de integrale programmaplanning en ondersteunt bij het inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang. Je zorgt dat informatie uit verschillende teams en trajecten wordt samengebracht en toegankelijk is voor het programmamanagement. Daarnaast vervul je de rol van Programmacoordinator Common Ground. in deze rol draag je bij aan de inrichting, beheersing en uitvoering van het programma. Je zorgt dat afspraken, planning en voortgang concreet, inzichtelijk en uitvoerbaar zijn en dat het programmateam effectief kan werken. Je werkt nauw samen met de programmamanager Je rol is gericht op het organiseren van samenhang, het bewaken van voortgang en het ondersteunen van besluitvorming. Samen met de programmamanager richt je het risicomanagementproces binnen het programma in en zorg je ervoor dat dit proces structureel en consequent wordt toegepast en bijgesteld indien nodig. Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van voortgangsrapportages, besluitvormende stukken en de voorbereiding van overleggen. In dat kader fungeer je als aanspreekpunt en sparringpartner voor onder andere de financieel controller van VNGR en de portfoliomanager van de VNG.Je vervult de rol van secretaris van de programmaboard en bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten. Tot slot draag je zorg voor het organiseren van de inzet van capaciteit binnen het programma. Je begeleidt binnen het programma het proces rondom het werven van nieuwe medewerkers en het inzetten van externe expertise en zorgt voor afstemming met het Recruitmentteam van de VNG. Je zorgt voor een gestructureerde en zorgvuldige voorbereiding van uitvragen, bewaakt de voortgang van selectieprocessen binnen het programma en je faciliteert een goede start van nieuwe teamleden en opdrachtnemers. Hierbij werk je nauw samen met de programmamanager en andere betrokkenen, waarbij jij zorgt voor overzicht, structuur en een soepel verloop van het proces.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als Programmacoördinator Common Ground richt je je op het ondersteunen van het programmateam en het programmamanagement in de dagelijkse uitvoering. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Scrum Master rol (teamniveau) o Faciliteren van sprint events (planning, review en retrospective) o Ondersteunen van het team bij het toepassen van de afgesproken werkwijze o Signaleren en helpen oplossen van impediments binnen het team o Bewaken van werkritme, afspraken en transparantie o Ondersteunen van product owners bij backlog- en planningsprocessen
• Programmaplanning en voortgang o Opstellen en bijhouden van de integrale programmaplanning o Inzichtelijk maken van afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang o Verbinden van planningen van verschillende teams en initiatieven o Signaleren van knelpunten in planning en capaciteit
• Risicomanagement en sturing o Zorgdragen voor het inrichten en bijhouden van het risicoregister o Zorgen dat risico’s, maatregelen en eigenaarschap worden vastgelegd o Inhoudelijk voorbereiden van periodieke bespreking van risico’s en voortgang
• Ondersteuning programmamanagement en governance o Opstellen en coördineren van voortgangsrapportages en stukken o Voorbereiden, begeleiden en vastleggen van programmaboard-overleggen o Bewaken van acties, besluiten en (zorg dragen voor) opvolging o Signaleren van knelpunten en vertalen naar concrete acties
• Teamondersteuning en organisatie o Zorg dragen voor en faciliteren van praktische inrichting van samenwerking en werkwijzen o Zorgen voor heldere werkafspraken en structuur binnen het team o begeleiden van onboarding van nieuwe teamleden en externe inzet
• Capaciteit en inhuur o Zorgdragen voor het opstellen en uitzetten van uitvragen voor externe inhuur in nauwe samenwerking met het team Recruitment van de VNG o Voorbereiden en structureren van profielschetsen en opdrachtomschrijvingen o Bewaken van voortgang en zorgdragen voor een transparant en zorgvuldig proces o Ondersteunen van de Programmamanager bij contractering en afstemming met interne stakeholders o Bijhouden van overzicht in inzet, capaciteit en lopende opdrachten

1.5 Resultaat van de opdracht

Als Scrum Master binnen het programma Common Ground organiseer en begeleid je in de opdracht sprint events (planning, review en retrospective) en zie je erop toe dat gemaakte afspraken en voortgang voor iedereen inzichtelijk zijn. De scrummaster ondersteund bij het toepassen van de werkwijze, waarbij belemmeringen tijdig worden gesignaleerd en weggenomen om de voortgang niet te laten stagneren. Daarnaast ondersteun je product owners bij backlogbeheer en planningsprocessen, zodat het team gericht en volgens prioriteit kan werken aan de afgesproken resultaten. Verder heb je ook een aantal taken als programmacoördinator Common Ground waarbij je ervoor zorgt dat het programma gestructureerd, inzichtelijk en beheersbaar wordt uitgevoerd. Je draagt zorg voor een effectieve dagelijkse werking van het programmateam en ondersteunt pro-actief het programmamanagement bij sturing en besluitvorming. Concreet lever je op:

• Een goed functionerend werkritme binnen het programmateam, met effectief gefaciliteerde sprint events en een consistente toepassing van de afgesproken werkwijze
• Inzichtelijke en actuele planningen, waarin afhankelijkheden, mijlpalen en voortgang van teams en initiatieven samenkomen
• Tijdige signalering van knelpunten in planning, capaciteit en uitvoering, met concrete opvolging
• Een actueel en bruikbaar risicoregister, waarin risico’s, maatregelen en eigenaarschap zijn vastgelegd en periodiek worden besproken
• Heldere en goed voorbereide voortgangsrapportages en besluitvormende stukken
• Goed georganiseerde programmaboard-overleggen, inclusief voorbereiding, verslaglegging en opvolging van besluiten en acties
• Een zorgvuldig en gestructureerd proces voor werving en inhuur, met duidelijke opdrachten, transparante selectie en een goede start van nieuwe medewerkers en externe krachten
• Overzicht in inzet en capaciteit binnen het programma