Wie zijn wij
Gemeente Maassluis, een stad met ruim 36.000 inwoners waar geschiedenis en scheepvaart samenkomen met nieuwe ideeën. Je komt terecht in een organisatie vol met trotse mensen, een plek waar we samen het verschil maken. Met bijna 300 medewerkers werken wij onder het motto: “Samen zijn wij Maassluis: Investeren in een duurzame toekomst”. Voor het cluster Bedrijfsvoering zoeken we een iemand voor de opzet en beheer beeldbank.
Opdracht
1. Aanleiding
De gemeente Maassluis beschikt over een grote hoeveelheid beeldmateriaal (circa 9.000 foto’s en video’s) dat verspreid is opgeslagen en onvoldoende gestructureerd, beschreven en beheerd wordt. Hierdoor is hergebruik lastig, de kwaliteit wisselend en bestaat het risico dat beelden niet voldoen aan eisen op het gebied van digitale toegankelijkheid, privacy en bereik. Bovendien verliezen we veel tijd aan het zoeken naar juist materiaal.
Om efficiënter, consistenter en toegankelijker te communiceren, wil de gemeente Maassluis een centrale beeld- en videobank inrichten binnen SharePoint
2. Doel van de opdracht
Het doel van deze opdracht is het opzetten van een duurzame, toegankelijke en goed beheerde beeld- en videobank in SharePoint, zodat medewerkers eenvoudig geschikt beeldmateriaal kunnen vinden en gebruiken voor communicatie-uitingen.
De beeldbank:
ondersteunt het vergroten van het bereik en de herkenbaarheid van de gemeentelijke communicatie;
voldoet aan richtlijnen voor digitale toegankelijkheid;
is toekomstbestendig en eenvoudig te onderhouden.
3. Resultaat
Aan het einde van de opdracht is:
een duidelijke en gebruiksvriendelijke SharePoint-structuur ingericht voor foto- en videomateriaal;
een opgeschoonde en geordende beeldbank met relevante en actuele beelden;
een set afspraken, richtlijnen en criteria vastgesteld voor gebruik, beheer en onderhoud;
duidelijk wie verantwoordelijk is voor beheer, actualisatie en kwaliteitsbewaking.
4. Scope van de opdracht
4.1 Inrichting SharePoint-structuur
Ontwerpen en inrichten van een logische mappen- en/of metadata-structuur (bijvoorbeeld op thema, wijk, onderwerp, doelgroep, kanaal, datum).
Inrichten van zoek- en filtermogelijkheden (tags, trefwoorden, beschrijvingen).
Vastleggen van naamgevingsconventies voor bestanden.
Aandacht voor rechten en rollen (wie mag bekijken, uploaden, bewerken, verwijderen).
4.2 Opschonen bestaand beeldmateriaal
Analyse van circa 9.000 bestaande foto’s en video’s.
Selectie van bruikbaar en actueel materiaal.
Verwijderen of archiveren van:
verouderde beelden;
dubbele bestanden;
beelden van onvoldoende kwaliteit;
beelden zonder duidelijke rechten of toestemming.
Indeling van het geselecteerde materiaal in de nieuwe structuur.
4.3 Criteria voor foto- en videomateriaal
Opstellen van duidelijke kwaliteits- en gebruikscriteria, waaronder:
Algemene criteria
Relevantie voor de gemeente Maassluis en haar doelgroepen.
Actualiteit en representativiteit.
Professionele en consistente uitstraling.
Digitale toegankelijkheid
Beelden zijn begrijpelijk en inclusief (diversiteit en herkenbaarheid).
Foto’s worden voorzien van beschrijvende teksten.
Video’s voldoen aan toegankelijkheidseisen, zoals:
ondertiteling;
duidelijke beeldopbouw;
goede geluidskwaliteit.
Bereik en inzetbaarheid
Geschiktheid voor verschillende communicatiekanalen (website, social media, drukwerk).
Variatie in beeld (overzicht, detail, sfeer, mensen in actie).
Beelden ondersteunen het verhaal en de kernboodschap.
4.4 Afspraken over beheer en onderhoud
Vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden (bijvoorbeeld eigenaar, beheerder, gebruikers).
Proces voor toevoegen van nieuw beeldmateriaal.
Richtlijnen voor periodieke opschoning en actualisatie.
Afspraken over auteursrechten, portretrecht en toestemming.
Vastleggen van werkinstructies en handleidingen voor medewerkers.
Werkwijze
De opdracht wordt gefaseerd uitgevoerd:
Inventarisatie & analyse – huidige situatie, wensen en knelpunten.
Ontwerp – structuur, criteria en beheerafspraken.
Opschoning & inrichting – selectie en migratie van bestaand materiaal.
Implementatie – oplevering SharePoint-beeldbank.
Borging – documentatie, instructie en overdracht.
6. Planning, fasering en urenindicatie
Onderstaande planning is indicatief en gebaseerd op een gemiddelde gemeentelijke organisatie en een beeldarchief van circa 9.000 bestanden. De planning kan worden aangepast op basis van beschikbare capaciteit en prioriteiten.
Fase 1: Inventarisatie & analyse
Werkzaamheden:
Analyse huidige opslag en werkwijze beeldmateriaal.
Inventarisatie wensen en eisen (communicatie, AVG, ICT).
Inschatting kwaliteit en bruikbaarheid bestaand beeldmateriaal.
Indicatieve inzet: 20–24 uur
Fase 2: Ontwerp structuur & afspraken
Werkzaamheden:
Ontwerpen SharePoint-structuur (mappen, metadata, tags).
Opstellen naamgevingsconventies.
Vaststellen criteria voor foto- en videomateriaal.
Uitwerken beheerrollen, processen en onderhoudsafspraken.
Indicatieve inzet: 28–36 uur
Fase 3: Opschonen bestaand beeldmateriaal
Werkzaamheden:
Selecteren en beoordelen circa 9.000 beelden.
Verwijderen, archiveren of behouden van beeldmateriaal.
Controleren op rechten, kwaliteit en actualiteit.
Voorzien van basisbeschrijvingen en metadata.
Indicatieve inzet: 80–120 uur
Fase 4: Inrichting & migratie SharePoint-beeldbank
Werkzaamheden:
Technische inrichting SharePoint-bibliotheek.
Migratie van opgeschoond beeldmateriaal.
Inrichten rechten en gebruikersrollen.
Testen vindbaarheid en gebruiksgemak.
Indicatieve inzet: 24–32 uur
Fase 5: Borging & overdracht
Werkzaamheden:
Opstellen werkinstructies en korte handleiding.
Overdracht aan beheerders.
Korte instructie of kennissessie voor gebruikers.
Indicatieve inzet: 12–16 uur
Totale indicatieve inzet
Totaal: circa 164–228 uur
Doorlooptijd: circa 11–15 weken
7. Randvoorwaarden
Aansluiting bij bestaande SharePoint-omgeving van de gemeente Maassluis.
Voldoen aan wet- en regelgeving (AVG, auteursrecht).
Gebruiksvriendelijk voor niet-technische gebruikers.
8. Succescriteria
De opdracht is geslaagd wanneer:
medewerkers snel en eenvoudig geschikt beeldmateriaal kunnen vinden;
beelden aantoonbaar voldoen aan toegankelijkheids- en kwaliteitsrichtlijnen;
het beheer duidelijk is belegd en uitvoerbaar blijft;
de beeldbank actief wordt gebruikt binnen de organisatie.