Archiefinspecteur

Over Apeldoorn Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap. Onze ambitie De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen! In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering. Onze cultuur De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat. Opdracht De archiefinspecteur werkt samen met de gemeentearchivaris aan het versterken van de informatie- en archiefbeheerprocessen. Verder voert de inspecteur inspecties uit bij de gemeente en de vijf samenwerkingsverbanden zoals de GGD en Veiligheidsregio. Daarbij wordt niet alleen getoetst op de naleving van wet- en regelgeving, maar wordt ook gekeken naar kansen om processen te verbeteren. Daarnaast heeft de archiefinspecteur een adviserende rol richting de organisaties. Concreet betekent dit: Inspecties voorbereiden en uitvoeren op basis van de Archiefwet- en regelgeving en de KPI-methodiek. Relaties opbouwen en adviezen geven aan managers en medewerkers. Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van praktische oplossingen voor analoog en digitaal archiefbeheer. Kerntaken van de archiefinspecteur: Stelt tweejaarlijks namens de gemeentearchivaris een toezichtrapportage op voor de dagelijks besturen van de gemeenschappelijke regelingen over het beheer van de niet-overgebrachte overheidsinformatie door desbetreffende organisaties. Geeft advies over het informatie- en archiefbeheer. Voert thema en/of aspectinspecties uit naar de kwaliteit en de effectiviteit van de informatiehuishouding. Ondersteunt de gemeentearchivaris bij het geven van formeel advies en goedkeuring vanuit de archiefwet- en regelgeving. Monitoring d.m.v. kwartaal overleggen van de verbeterpunten die in de toezichtrapportages worden benoemd. Geeft voorlichting over relevante wet- en regelgeving en andere vakinhoudelijke onderwerpen. Zwaartepunt in de opdracht: Het zwaartepunt voor de vervanging zit in het adviseren en toezicht houden, intern en richting de gemeenschappelijke regelingen. Het gaat dan om advisering rondom: Bewaartermijn en aanbestedingen MDTO, kwaliteitssysteem handboek vervanging, etc. Het afstemmen met de recordmanager over de digitale vernietigingslijsten; Toezichtrapportage(s) opstellen en waar nodig overleg met de gemeenschappelijke regelingen