Gemeente Eindhoven
Geen max tarief
Noord-Brabant
20 uur p/w
Personeel en Organisatie
2de juli, 2025
8ste juli, 2025
In het kort: Je gaat het onboardingsprogramma coördineren en organiseren voor nieuwe medewerkers, inclusief het regelen van locaties, sprekers en communicatie, en je ondersteunt het recruitmentteam waar nodig.
Medewerker Onboarding & Recruitment
________________________________________
Taken Coördinatie en operationele organisatie Onboardingprogramma
16 uur per week
Voorbereiding
- Coördineren en boeken van ruimtes en catering.
- Organiseren van sprekers en interne contacten inclusief bevestigingen en briefings.
- Draaien van rapportages, opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten en wijzigingen hierin.
- Voorbereiden en samenstellen van welkomstpakketten, inclusief contact met leveranciers voor bestellingen en facturatie.
Communicatie
- Opstellen en verzenden van uitnodigingen, welkomstmails en de opvolging hiervan.
- Contact en afstemming met de fotograaf. Bevestigen en agenderen van sprekers.
- Overleg voeren over aanpassingen en deze communiceren met en aan belanghebbenden.
- Beheer en verwerking van aanpassingen in de presentatie van de dag.
- Beheer van de mailbox waar alle in- en externe vragen binnenkomen.
- Beheer en verwerken van aanpassingen in de digitale leerlijn.
Uitvoering
- Aanwezigheid op locatie en tijdstippen van de onboarding en faciliteren van activiteiten.
Evaluatie
- Verzamelen van feedback en rapporteren van resultaten.
________________________________________
Taken Recruitment Ondersteuning
4 uur per week
Administratieve Taken
- Bijhouden van de ‘Werk’ mailbox en vragen doorgeleiden naar de betreffende recruiter.
Vacaturebeheer
- Vacature input leveren aan afd. communicatie ten behoeve van publicatie- en Beheer van deze publicaties op LinkedIn.
- Meehelpen bij pré-selectie van cv’s bij (bepaalde) vacatures.
- Kandidaten afwijzen en Tags toekennen in ATS aan de kandidaten database in Ubeeo.
Procesondersteuning
- Documenten (selectieformulier, gespreksleidraad) opstellen en doorsturen naar de vacaturehouder.
- Ondersteunen bij het bijwerken van processtappen tijdens de W&S procedures.
- Backoffice-taken: Als ‘superuser’ gebruikersvragen over Ubeeo beantwoorden.
Overige Ondersteuning
- Ondersteunen bij (social- en wervings) campagnes, zoals Meet & Greet (faciliteiten en sprekers).
- Ondersteuning bij reguliere introductiedagen (faciliteiten en sprekers).
________________________________________
Vacaturetekst
Medewerker onboarding en recruitment
De afdeling
Je komt te werken binnen de sector Personeel & Organisatie (P&O), waar je deel uitmaakt van een betrokken team van ruim 100 collega’s. Samen zorgen jullie voor een optimale ondersteuning van de organisatie en de medewerkers, waarbij jij specifiek verantwoordelijk bent voor ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega’s. Deze functie is per direct beschikbaar en loopt in ieder geval tot eind 2025.
Jouw rol
Wil jij een cruciale rol spelen in het verwelkomen van nieuwe medewerkers en ervoor zorgen dat zij een inspirerende en efficiënte start maken? Als medewerker onboarding & recruitment ben jij vooral de centrale coördinator in het organiseren en uitvoeren van ons onboardingsprogramma. Met jouw inzet leg je de basis voor een positieve medewerkerservaring en een succesvolle integratie binnen onze organisatie. Daarnaast ondersteun je het team recruitment, in de beschikbare uren, daar waar mogelijk en nodig.
Wat ga je doen?
Als medewerker onboarding & recruitment ben je verantwoordelijk voor het plannen, coördineren, organiseren en uitvoeren van het onboardingsprogramma. Dit programma is ontwikkeld voor de instroom van nieuwe collega’s binnen de hele gemeente. Je bent het aanspreekpunt voor alle interne en externe betrokkenen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Van het boeken van locaties en catering tot het coördineren van sprekers en versturen van de uitnodigingen: jij zorgt dat alles soepel verloopt.
Waar kom jij voor staan?
Wij maken samen Eindhoven. Een wereldspeler die barst van de kennis, creativiteit en kunde. En van de energie. Met diezelfde energie werken wij aan de stad van vandaag én de toekomst. Werken voor de gemeente Eindhoven is veelzijdig, concreet en heeft betekenis. Bij ons krijg je ruimte om impact te hebben op de gemeente Eindhoven en de stad. Een informele werksfeer en oog voor een goede werk- en privébalans.
De Eisen
– Goede plannings- en organisatievaardigheden en digitaal uitstekend onderlegd.
– Sterk stakeholdermanagement: effectief kunnen samenwerken met diverse interne en externe partijen, zoals HR, directieleden, sprekers en leveranciers.
– Uitstekende communicatieve vaardigheden: helder en professioneel kunnen communiceren in de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling, met verschillende doelgroepen.
– Flexibiliteit en oplossingsgerichtheid: kunnen denken in mogelijkheden en snel kunnen schakelen bij onverwachte situaties.
– CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, in het Nederlands aanleveren en in PDF-format.
– Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.
– Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
– De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
– De kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.
De Wensen
– Bij voldoende aanbod zullen wij de rol eerder sluiten dan de aangegeven deadline in de portal. Bied dus zsm een geschikte kandidaat aan.
– Leveranciers van kandidaten behoren op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de Gemeenten cao. Deze inzet valt in schaal 8 – midden van de Gemeenten cao.
– Bij het aanbieden van kandidaat gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de voorwaarden van de gemeente Eindhoven. Bent u niet bekend met deze voorwaarden kunt u deze opvragen bij inhuur@eindhoven.nl.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!