Coach / Adviseur Implementatie Project- en Procesmatig Werken

1. Context De Gemeente Nederweert heeft een belangrijke professionaliseringsslag gemaakt door een methodiek voor projectmatig werken te ontwikkelen. Er is een enthousiaste ‘ontwikkelgroep’ van interne medewerkers gevormd en de eerste instrumenten (zoals sjablonen) zijn gereed. De organisatie staat nu voor de cruciale volgende stap: de overgang van methodiek op papier naar een geborgde werkwijze in de praktijk. Om deze implementatie te versnellen en te borgen, zoeken wij een ervaren en coachende adviseur die ons helpt de volgende fase succesvol vorm te geven. 2. De Opdracht De kern van de opdracht is de begeleiding van de organisatie bij de implementatie en verankering van project- en procesmatig werken. De focus is niet het zelf creëren van instrumenten, maar het coachen, adviseren en meebouwen op de bestaande fundamenten. De inzet is gericht op het vergroten van de zelfredzaamheid van de interne organisatie. De opdracht kent drie met elkaar verweven hoofdtaken: a) Professionaliseren van de Ontwikkelgroep Projectmatig Werken: De interne ontwikkelgroep is de motor van de verandering. De adviseur coacht deze groep ‘on-the-job’ zodat zij hun rol als intern expertisecentrum en vraagbaak volwaardig kunnen invullen. Dit omvat:

• Helpen bij het opstellen van hun jaarplan, werkprocessen en de overlegcyclus.
• Adviseren over de opzet en inhoud van de trainingen die in het najaar starten.
• Fungeren als strategisch klankbord en vraagbaak voor de leden. b) Pragmatisch Implementeren van Portfoliomanagement: Er is een lijst van circa 230 projecten; de volgende stap is het creëren van grip en sturing. De adviseur begeleidt de interne organisatie en de portfoliomanager bij:
• Het verrijken van het projectenoverzicht met capaciteitsdata.
• Het bestuur meenemen zodat zij hun rol kunnen pakken in de nieuwe manier van werken.
• Het aanscherpen van de sturingscriteria, zodat het MT en bestuur keuzes kunnen maken.
• Het verder inrichten van een werkbaar dashboard en een effectief sturingsproces. (Let op: de rol is hier adviserend en faciliterend, niet het zelf bouwen van het dashboard). c) Adviseren over Procesmatig Werken: De basis voor procesmatig werken is gelegd (sjablonen). De adviseur helpt bij de vervolgstappen:
• Adviseren over de opzet en inhoud van een beknopt handboek voor procesmatig werken.
• Meedenken over de implementatie en hoe dit te verbinden met het dienstverleningssysteem.
• Het bestuur meenemen in het geheel van het procesmatig werken.