Gemeente Utrecht
Geen max tarief
Utrecht
20 uur p/w
Financieel Economisch
18de juni, 2025
26ste juni, 2025
In het kort: Je gaat decentrale IPM-teams en functies in kaart brengen, gesprekken voeren, gegevens verzamelen en analyseren om een betrouwbaar overzicht te creëren ter ondersteuning van de herinrichting van de organisatie.
We zoeken iemand met gevoel en ervaring met functieomschrijvingen en personeelskosten. De kandidaat moet vaardig en enthousiast zijn om verkennende gesprekken te voeren en op basis daarvan aan te geven welke IPM-medewerkers er zijn binnen een organisatie-onderdeel. De kandidaat moet met voldoende tact en geduld te werk gaan, de overzichten goed laten checken en kunnen werken met instructies op het gebied van HR.
Concreet:
- Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau op HR-gebied.
- Je hebt werkervaring binnen gemeentelijke organisaties, bij voorkeur inzicht in het functioneren van (grote) gemeentelijke organisaties.
- Je geeft heldere en betrouwbare adviezen en je kunt heldere overzichten opstellen.
- Je kunt vriendelijk en met tact gesprekken voeren, interviewvragen stellen en daaraan de juiste conclusies verbinden.
- Je werkt graag in teamverband samen.
- Je geeft duidelijk aan wanneer je iets niet weet en durft jouw collega’s om advies te vragen als je ergens niet uitkomt.
- Je bent zelfsturend, kan goed plannen en weet concreet resultaat neer te zetten.
- Je kunt functies in kaart brengen en aangeven of er sprake is van een IPM-functie op basis van voorbeelden en een producten- en dienstencatalogus.
- Je ontvangt instructies maar weet ook zelf een werkwijze te bedenken en te hanteren.
Plek in de organisatie
Je ondersteunt het IPMConnect team en ontvangt begeleiding van de HR business partner.
DEELOPDRACHT 1 – INVENTARISATIE DECENTRALE IPM-TEAMS EN FUNCTIES
CONTEXT
Binnen het programma IPMconnect wordt onderzocht hoe de huidige inrichting van centrale en decentrale IPM-onderdelen het beste heringericht kunnen worden. Een stap in dit traject is het verkrijgen van een volledig en betrouwbaar overzicht van alle decentrale IPM-teams binnen de organisatie. Deze informatie is nu verspreid, onvolledig en inconsistent aanwezig bij het kernteam en het organisatieonderdeel IPM. Het verkrijgen van dit overzicht vormt een essentiële basis voor besluitvorming over de inrichting van een gecentraliseerde IPM-functie.
DOEL VAN DE OPDRACHT
Het doel is om een feitelijke en gedetailleerde inventarisatie op te stellen van alle decentrale IPM-teams en -medewerkers binnen de organisatie, verspreid over circa 20 organisatieonderdelen. Deze inventarisatie moet inzicht geven in wie waar werkt, wat ze doen, tegen welke kosten en onder welke voorwaarden, zodat het programmateam een onderbouwd voorstel kan doen over mogelijke centralisatie.
DEELOPDRACHT 1; INVENTARISATIE DECENTRALE IPM TEAMS
De in te huren specialist (ZZP’er of gedetacheerde) voert deze opdracht uit in afstemming met de HR Business Partner die lid is van het kernteam. De werkzaamheden bestaan uit:
1. In kaart brengen van decentrale IPM-teams
2. Lokaliseren van de decentrale IPM-teams
3. Vaststellen wie leidinggeeft aan het team
4. Vaststellen wie de business controller is
5. Interviews uitvoeren met leidinggevende en business control
6. Controleren en aanvullen van gegevens via systemen (SAP, MijnHR, etc)
7. Verzamelen van medewerkersdata
- Naam
- Functienaam
- Schaal
- Contractomvang
- Kostenplaats
- (werk)budget waarvan medewerker budgethouder is
- Werkzaamheden (beschrijving aan de hand van product- en dienstencatalogus IPM)
1. Definiëren wat een 'IPM-functie' is
- Inventariseren bestaande definities centraal en decentraal (eventueel gebruikmakend van bestaande producten- en dienstencatalogi)
- Indien ontbreken opstellen IPM-criteria
1. In kaart brengen van budgetten en kosten decentrale IPM teams
- Loonkosten (op basis van gegevens onder 2.)
- Overzicht van budgetten gerelateerd aan de IPM-medewerker
1. Opleveren
- Overzichtsdocument met team- en medewerkersgegevens, inclusief kosten
- Eerste interpretatie van ‘verborgen IPM-kosten’ die meekomen met centralisatie
- Aanbeveling voor ontbrekende of twijfelgevallen
De Eisen
– Kandidaat heeft werkervaring binnen gemeentelijke organisaties, bij voorkeur inzicht in het functioneren van (grote) gemeentelijke organisaties.
– Kandidaat is in staat om heldere en betrouwbare adviezen te geven en kan heldere overzichten opstellen.
– Kandidaat werkt graag in teamverband samen.
– Kandidaat is in staat om functies in kaart te brengen en aan te geven of er sprake is van een IPM functie op basis van voorbeelden en een producten- en dienstencatalogus.
– Je CV is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.
– Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.
– Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.
– Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
De Wensen
– Wij werken met flexplekken. Van onze externe collega’s verwachten wij dat zij telefonisch (eigen nummer) bereikbaar zijn.
– Wij gaan ervan uit dat de kandidaat beschikbaar is voor een eventueel persoonlijk gesprek op de tijdstippen, genoemd in het profiel.
– Wij gaan ervan uit dat de kandidaat gedurende het jaar voldoende rust neemt en daarom minimaal 4 weken vakantie neemt.
– Kandidaat kan vriendelijk en met tact gesprekken voeren, interviewvragen stellen en daaraan de juiste conclusies verbinden.
– Kandidaat geeft duidelijk aan wanneer hij/zij iets niet weet en durft zijn/haar collega’s om advies te vragen als hij/zij ergens niet uitkomt.
– Kandidaat is zelfsturend, kan goed plannen en weet concreet resultaat neer te zetten.
– Kandidaat ontvangt instructies maar weet ook zelf een werkwijze te bedenken en te hanteren.
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!