In het kort: Je gaat de implementatie van Electric Office coördineren en uitvoeren, medewerkers begeleiden in de verandering, trainingen organiseren en geven, en de business impact meten binnen twee afdelingen van Stedin.

Vacature BMR: Implementatie Consultant EO

Algemene omschrijving van de opdracht en de uitdaging/complexiteit die deze opdracht kenmerken
Het BMR programma bestaat uit twee afzonderlijke projecten die integraal vanuit het programma bestuurd worden: (1) de vernieuwing van het GIS systeem van Stedin en (2) de implementatie van een nieuwe Mobile applicatie bij de buitendienst. Het huidige GIS systeem van Stedin (BM-GIS) is verouderd. Daarom willen we dit gaan vervangen door een toekomstbestendigere versie waarmee we de energietransitie beter kunnen faciliteren; Electric Office (EO). Het GIS systeem is een bronsysteem van Stedin en bevat een digitale weergave van ons volledige netwerk in ons verzorgingsgebied, met een volledige beschrijving van o.a. onze assets, functies in ons net en de topologie. Electric Office is vernieuwend, omdat het naast inzicht in ons actuele netwerk ook inzicht zal geven in geplande wijzigingen (gepland werk) in ons net. Dit zal ons helpen om de uitdagingen waar we voor staan beter aan te pakken. Door rekening te houden met gepland werk kan netplanning en netrekenen beter uitgevoerd worden, gaat de uitvoerbaarheid van projecten omhoog doordat afhankelijkheden tussen interne projecten eerder gesignaleerd kunnen worden en kunnen we eerder potentiële netcongestie signaleren en hierop acteren. Naast de vernieuwing van ons GIS systeem zal er een Mobile applicatie worden geïmplementeerd bij de buitendienst medewerkers; zowel bij eigen monteurs van Stedin als de monteurs van externe aannemers die werkzaamheden voor ons verrichten. Met deze applicatie zijn we straks in staat om in de sleuf op zeer efficiënte wijze assetdata te collecteren en terug te sturen naar EO voor een snellere verwerking dan voorheen. Hierdoor gaan we beschikken over actuelere assetdata en voldoen we ook beter aan de WIBON (Wet informatie-uitwisseling bovengrondse en ondergrondse netten en netwerken). Electric Office en Mobile zullen met elkaar worden geïntegreerd om de hele ontwerp- en revisieketen beter te verbinden en ondersteunen dan voorheen. De twee projecten moeten dan ook goed samenwerken om toe te zien op een goede integratie en het behalen van de beoogde benefits. EO en Mobile worden onderdeel van ons Bedrijfsmiddelen Register (BMR). De implementatie van beide systemen (Electric Office en Mobile) is een groot en complex traject. Niet alleen de technische realisatie is complex, maar ook de business verandering: Zes business afdelingen (met elk een eigen cultuur) maken gebruik van GIS of een systeem dat afhankelijk is van GIS zullen direct worden geraakt door de verandering. De processen zullen maximaal geïnformeerd worden naar de standaard applicaties (EO en Mobile). Huidige verschillende werkwijzen en representatie van informatie zullen geüniformeerd worden over regio’s heen en waar mogelijk ook over afdelingen heen. Van medewerkers gaan we vragen om nog meer in ketenverband te gaan denken. Voor honderden interne Stedin medewerkers betekent de vervanging van GIS door EO dat hun werk verandert; voor sommige functies komt er werk bij en voor andere functies wordt het werk vereenvoudigd. Op ketenniveau zullen de prestaties verbeterd worden. Een groot deel van de monteurs zal getraind moeten worden in het werken met de nieuwe applicatie. Deze veranderingen (vervanging van BM-GIS voor EO en implementatie van Mobile) staan hoog in de prioritering van change initiatieven van Stedin, omdat ze zullen bijdragen aan de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het programma heeft de aandacht van de Stedin directie; zij wil regelmatig geïnformeerd worden.

Een dergelijke grote verandering zal altijd gepaard gaan met uitdagingen en weerstand. Het zal jouw taak zijn om de geraakte medewerkers en hun management door deze verandering te begeleiden.

Waarom is deze opdracht er? Wat is de noodzaak?
We gaan het huidige GIS systeem moderniseren door de implementatie van Electric Office. Op deze manier kunnen we als bedrijf de prestaties verbeteren zodat we de energietransitie in het land effectiever kunnen ondersteunen. We hebben in 2020 al de selectiefase van een software product doorlopen en daarbij is de keuze gevallen op Electric Office als software ter vervanging van het huidige GIS systeem. In 2021 zijn we gestart met de technische realisatie, hetgeen nog doorloopt gezien de complexiteit van de integratie van de aangekochte software pakketten binnen het IT landschap en de bedrijfsprocessen van Stedin. De livegang van EO zal zoals het er nu naar uitziet in 2026 plaatsvinden, met voorafgaand een opleidingstraject van een kwartaal en achteraf een nazorgperiode. De komende kwartalen moet de technische ontwikkeling en configuratie van Electric Office afgerond worden, moeten de uitwerkingen van to be processen gefinaliseerd worden, moet het opleidingsmateriaal gemaakt worden en het opleidingstraject voorbereid worden. We zoeken een ervaren Implementatie Consultant EO die als vliegende keep inzetbaar is voor twee afdelingen, met een primaire focus op de afdeling Zakelijk Complex. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de uitvoering van hoogspanningsprojecten. Daarnaast word je ingezet als faciliterende trainer voor de afdeling Asset Data, die de revisieverwerking verzorgt voor laag- en middenspanningsprojecten. Voor Asset Data is al een Implementatie Consultant actief, maar vanwege het grote aantal te trainen medewerkers is extra ondersteuning gewenst.

De nadruk van de opdracht ligt op het voorbereiden en uitvoeren van de implementatie van Electric Office, met specifieke aandacht voor het begeleiden van de organisatie richting en tijdens het trainingsprogramma in het tweede kwartaal van 2026. Je neemt het stokje over van de Business Consultant van Zakelijk Complex, die betrokken was bij de systeemontwikkeling en het uitwerken van de to be processen. Als Implementatie Consultant richt je je op het uitvoeren van impactmetingen, waarbij zowel de huidige als de nieuwe werkwijzen worden uitgevoerd en gemeten. Op basis van deze metingen bepaal je de definitieve business impact en rapporteer je hierover aan de Business Owner van Zakelijk Complex. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden van de organisatie op de verandering, onder andere door informatiesessies te organiseren in samenwerking met de key-users, en de trainingen voor te bereiden en te geven. Je vervult daarbij de rol van faciliterende trainer.

Wat is de verwachte looptijd van de opdracht? Wat is de gevraagde fte?
We zoeken een Implementatie Consultant die fulltime (0,9 of 1,0 FTE) beschikbaar is en op korte termijn kan starten. De opdracht zal naar verwachting minimaal doorlopen tot en met het vierde kwartaal van 2026.

Welke verwachtingen hebben we van de Change Office collega?
- Didactische vaardigheden en ervaring met het geven van trainingen.
- Kennis en ervaring met grote verandertrajecten met een sterke IT-, proces- en HR component.
- Ervaring met implementatie en verandermanagement binnen complexe organisaties.
- Algemene kennis van operationele processen van een netbeheerder van gas en elektra is vereist.
- Sterk in communicatie, coördinatie en het meenemen van verschillende doelgroepen.
- Affiniteit met de menskant, maar kan ook de vertaling maken van systeemverandering naar mensverandering.
- Kennis van het ontwikkelen van nieuwe processen en in staat om dit te borgen en continu te verbeteren.
- Je bent in staat om eigen en andermans werk goed te organiseren en te structureren.
- Je bent in staat om in de dynamiek de betrokkenen een comfortabel gevoel te geven, te enthousiasmeren en vanuit ervaring te gidsen in de verandering.
- Je bent in staat om op diverse niveaus te acteren en te communiceren (van senior management tot engineers en GIS operators).
- Je bent in staat om de stakeholders op het juiste moment te betrekken en stapsgewijs de teams door de verandering te begeleiden.
- Je bent in staat om effectief te presenteren voor specialistische groepen van 30 tot 50 personen.
- Je bent een verbinder met afdelingen/collega’s, maar ook tussen de afdelingen zodat er draagvlak ontstaat.
- Je durft knopen door te hakken op 80/20-basis en keuzes transparant uit te leggen.

Wat gaat de Change Office collega doen?
Als lid van het Business Consultatie & Implementatieteam EO zul je samenwerken met een Implementatie Lead en vijf andere (Business- en/of Implementatie) Consultants die ieder een eigen afdeling als focusgebied hebben. Wij hebben wekelijks diverse overlegmomenten met elkaar waarin we afstemming zoeken en afspraken maken over prioriteiten, aanpak en werkwijzen, onderlinge afhankelijkheden en overige uitdagingen. Je zult ook samenwerken met de bouwteams (IT), het Technische Lead team van het EO project (IT Lead, Interface Lead, Migratie Lead, Test Lead etc.) en het Mobile project. Daarnaast zal je uiteraard intensief samenwerken met de business afdelingen en dan met name de afdeling Zakelijk Complex (de afdeling die de hoogspanningsprojecten oppakt).

De hoofdactiviteit is het uitvoeren van alle Implementatie werkzaamheden om Electric Office goed te implementeren binnen twee afdelingen. Je bent verantwoordelijk voor:
- Coördineren en uitvoeren van metingen van oude en nieuwe werkwijzen door key-users en op basis van de meetresultaten definitief de business impact bepalen en hierover rapporteren aan de Business Owner.
- Voorbereiden en geven van informatiesessies voor eindgebruikers en indirecte stakeholders.
- Ondersteunen en voorbereiden van key-users in hun rol als vakinhoudelijk expert.
- Reviewen en controleren van trainingsmateriaal waar nodig (inhoudelijke coördinatie ligt bij Stedin Academy).
- Voorbereiden van het volledige trainingsprogramma (kick-off, e-learnings, praktijkdagen).
- Mede-organiseren van een train-de-trainer programma voor key-users en trainers.
- Tijdens de trainingsperiode optreden als faciliterende trainer voor meerdere groepen.
- Toelichten van to-be processen, werkwijzingen, statemodel en werkafspraken.
- Aansturen van key-users bij het geven van demo’s en begeleiden van collega’s tijdens de trainingen.
- Gesprekken voeren met teamleiders over voortgang en betrokkenheid van medewerkers.
- Activeren van teamleiders om medewerkers te motiveren en te begeleiden tijdens het traject.

Wat is van belang om te weten wat hierboven nog niet beschreven is?
Het BMR team is een gevarieerd team met interne en externe collega’s. We weten elkaar goed te vinden en hebben diverse vaste overlegmomenten met elkaar. De samenwerkdagen op kantoor helpen daarnaast om waar nodig ad hoc met elkaar de afstemming te zoeken. Naast de grote opdracht die er ligt zijn we erg betrokken bij elkaar. Op maandagen werken we met de business vertegenwoordigers en IT in Delft op kantoor en op woensdagen werken we binnen het projectteam in Utrecht op kantoor. Op de overige dagen kan er thuis worden gewerkt, tenzij er anders is afgesproken. In de trainingsperiode die naar verwachting drie maanden zal duren wordt van je verwacht dat je 4 dagen per week naar kantoor of de trainingslocatie kan komen. Ook in de nazorgperiode (na de livegang van EO) zullen we vaker op kantoor moeten werken om de medewerkers ondersteuning te bieden bij het uitvoeren van de nieuwe werkwijzen.