Stichting Portaal
Geen max tarief
Heel nederland
36 uur p/w
Administratief Secretarieel
28ste mei, 2025
3de juni, 2025
In het kort: Je gaat als Assistant ondersteuning bieden aan managers en directieleden, complexe agenda's beheren, communicatie structureren, meetings voorbereiden en financiële administratie verzorgen in een dynamische omgeving.
Bedrijfsinformatie
Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland. De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s. Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht. Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken. Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.
Projectomschrijving
Ben jij een ervaren Assistant die snel schakelt en overzicht houdt, ook als het druk is? Voor onze afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. Jij bent iemand die direct inzetbaar is, soepel schakelt tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en ondersteuning biedt aan zowel managers als directieleden. Je kan in de duur van de opdracht ondersteuning bieden aan verschillende collega’s aangezien je bijspringt waar er gaten zitten in de bezetting. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving, denkt proactief mee en staat open voor nieuwe samenwerkingen.
Voorkomende werkzaamheden
- Je beheert de complexe agenda's en zorgt dat alle afspraken soepel verlopen door de afspraken goed voor te bereiden;
- Je beheert de e-mails en houdt de communicatie gestructureerd;
- Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van meetings, inclusief het klaarzetten van alle benodigde stukken;
- Je bewaakt de acties en besluitenlijsten en hebt ervaring met notuleren;
- Je verzorgt de financiële administratie: Je maakt inkooporders aan en zorgt dat facturen tijdig goed worden goedgekeurd.
- Organisatorische taken; denk hierbij aan het regelen van borrels, teamuitjes, presentjes.
Het team
Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement wat een onderdeel is van de afdeling Inkoop & Facilitair. Het gehele officemanagement bij Portaal is onderverdeeld in 4 kernteams, met ieder een coördinator. Jij bent een vliegende kiep die kan inspringen daar waar jouw hulp het hardst nodig is. Je werkt samen met je collega management assistants en officemanagers om een optimale dienstverlening te verzorgen. Je bent elkaars achtervang, helpt elkaar wanneer er een piek is in het werk. Je zoekt elkaar op wanneer je ergens tegenaan loopt.
De Eisen
– Iemand die snel zelfstandig aan de slag kan.
– Flexibel en oplossingsgericht.
– Een teamplayer die ook goed zelfstandig kan werken.
– Op korte termijn beschikbaar voor een periode van 6 maanden.
– Iemand die discreet, professioneel en communicatief sterk is.
– Iemand die zorgt dat je het werk beter achterlaat dan je het aantreft.
De Wensen
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!