Gemeente Amsterdam
Geen max tarief
Noord-Holland
32 uur p/w
Bestuurlijk
26ste mei, 2025
10de juni, 2025
In het kort: Je gaat als programmasecretaris de samenwerking binnen het team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen versterken door overleggen voor te bereiden, werkprocessen te borgen en rapportages te coördineren, terwijl je overzicht houdt op deadlines en planningen.
Opdrachtomschrijving
De directie Maatschappelijke Voorzieningen is voor het informele team Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) op zoek naar een enthousiaste, flexibele en initiatiefrijke programmasecretaris. Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van maatschappelijk vastgoed voor JZB-voorzieningen.
Het team projecten Jeugd, Zorg en Basisvoorzieningen (JZB) werkt onder aansturing van de opdrachtgevers van de afdeling Opdrachten en Realisatie binnen de directie Maatschappelijke Voorzieningen en is verantwoordelijk voor de realisatie van zo'n 70 maatschappelijke voorzieningen in Amsterdam en Weesp. Deze voorzieningen zijn nodig zodat de stad leefbaar, compleet en inclusief is en blijft. Zo creëren we met elkaar een stad waar iedereen de kans krijgt om mee te doen en zich kan ontwikkelen. Dit team bestaat uit opdrachtgevers, adviseurs, projectmanagers, bouwmanagers en de toekomstig eigenaar van het vastgoed. Zij komen allemaal vanuit verschillende directies. Goede onderlinge samenwerking is daarom essentieel. Om die samenwerking te versterken vinden er verschillende samenwerkingsoverleggen plaats en worden er gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd. Als programmasecretaris heb je hier een centrale rol in. Zo ben je een natuurtalent als het gaat om plannen en organiseren van die werkzaamheden. Alsof je in een cockpit zit, houd jij het overzicht. Als rechterhand van de ambtelijke opdrachtgevers denk je graag actief mee en voorruit, eigenlijk heb je al iets in werking gezet voordat er iemand er om heeft hoeven te vragen. Je haalt plezier uit het scheppen van orde in de chaos en hebt een opgewekte hands-on mentaliteit. Je laat je niet afschrikken door diverse automatiseringssystemen en kan je dit snel eigen maken. Sinds kort zijn we gaan werken in MS-Teams. Om de samenwerking hierin optimaal te laten verlopen is de nodige structuur nodig. Ook moet hier nog een inhaalslag gemaakt worden om alle documenten in de nieuwe structuur te plaatsen. Daarnaast zijn we onze werkprocessen aan het door ontwikkelen die geborgd moeten worden. Je bent van betekenisvolle waarde voor zowel het bouwen van de structuur als het borgen van de processen.
Verder is binnen het werkpakket voldoende ruimte om het initiatief te nemen en om werkzaamheden naar je toe te trekken.
Wij vragen je om minimaal 2 dagen fysiek aanwezig te zijn op kantoor, waarbij de dinsdag op Weesperplein 8 en de maandag of donderdag op Amstel 1.
Werkzaamheden
In aanvulling op de opdrachtformulering bestaan de klussen op hoofdlijnen uit:
- Voorbereiden van overleggen van onder meer de stuurgroep. Je stelt hiervoor de agenda op, maakt verslag en zet de acties uit en bewaakt deze
- Coördineren van rapportages en bestuurlijke besluitvorming voor directie en bestuur en stelt de bijbehorende voordrachten op in samenspraak met de opdrachtgevers
- Bewaken van deadlines en planningen
- Coördinerende rol voor het structureren en vormen van werkdossiers in MS Teams
- Borging werkprocessen
- Organiseren van themabijeenkomsten en presentaties
- Faciliteren van de ambtelijke opdrachtgevers bij onder meer overleggen, verbetering van werkprocessen
Je rapporteert over de voortgang van je inzet aan een van de ambtelijk opdrachtgevers JZB. Dit doe je op eigen initiatief en je zorgt dat je tenminste tweewekelijks elkaar treft om de voortgang te bespreken. Benoem vooraf schriftelijk de bespreekpunten en bevestig achteraf tenminste de besproken risico’s per email. Je neemt verantwoordelijkheid om te zorgen dat de betrokkenen op elk niveau telkens tijdig en volledig zijn geïnformeerd.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
De directie MV zorgt samen met haar partners in het sociale en fysieke domein voor het inzichtelijk maken van de opgave, om op de juiste plekken in de stad voorzieningen te realiseren en te exploiteren. De Directie is bij de ontwikkeling van gebieden het eerste aanspreekpunt voor de projectteams voor alle maatschappelijke voorzieningen en werkt daarbij in opdracht van de beleidsdirecties Onderwijs, Jeugd en Zorg, Stadsdelen, Kunst en Cultuur, Sport en Bos, WPI en GGD. Door de bundeling van verschillende expertises en de focus op ontwikkelvraagstukken is directie MV een dynamische club professionals, gericht op het handen en voeten geven aan de Amsterdamse ambities voor een inclusieve, leefbare en gezonde stad. De directie Maatschappelijke Voorzieningen bestaat uit de teams Onderwijshuisvesting, Stad en gebied, Projecten.
De Eisen
– Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender.
– U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat.
– De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
– De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring als project-/programma secretaris. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar kennis en ervaring met het werken binnen de applicatie MSTeams. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
De Wensen
– De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan in een coördinerende rol.
– De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare kennis van verandermanagement.
**Competenties**
– Initiatief [Gevorderd niveau] (5 punten)
– Verantwoordelijkheid [Gevorderd niveau] (5 punten)
– Samenwerken [Gevorderd niveau] (5 punten)
– Resultaatgerichtheid [Gevorderd niveau] (5 punten)
– Communicatie [Gevorderd niveau] (5 punten)
– Omgevingsbewustzijn [Gevorderd niveau] (5 punten)
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening- We beoordelen je CV om te zien of er een match is.
- We controleren of je voldoet aan de eisen en wensen.
- We onderzoeken op basis van data of je gewenste tarief concurrerend is.
Omdat het proces verloopt via een aanbesteding is het belangrijk dat je een goede kans maakt om de opdracht te winnen. Bij een match starten we het offertetraject, bij twijfel laten we dit binnen 1 werkdag weten.
De procedure verloopt via een aanbesteding. De eerste introductie doen wij daarom op papier.
- We werken samen een offerte uit waarin we toelichten waarom jouw profiel aansluit op de gestelde eisen en wensen.
- We verzamelen de benodigde stukken indien gevraagd zoals referenties, diploma's, motivatiebrief, VOG etc...
- Op basis van data bepalen we een kansrijk uurtarief voor de offerte. Jij hebt zelf natuurlijk het laatste woord in het biedingstarief.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan slag gaat via Bij Oranje hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vragen 10% marge over je uurtarief voor de duur van de opdracht.
- We betalen je factuur binnen 21 dagen, je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij de dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/ relatiebeding.
Wij houden van eerlijk en transparant zaken doen.
Als je aan de slag gaat via Bij Oranje Detachering dan hanteren we de volgende voorwaarden:
- We vullen samen een loonheffingsverklaring in en tekenen een overeenkomst van opdracht.
- We rekenen 15% marge van je uurtarief voor de duur van de opdracht. Het resterende bedrag verlonen we volledig als brutoloon.
- Binnen 21 dagen na het ontvangen van je getekende urenstaat, ontvang je de netto-betaling op je bankrekening. Je hoeft dus niet op je geld te wachten!
- Als jij je opdracht goed doet en daardoor bij dezelfde opdrachtgever een nieuwe opdracht mag doen dan ben je daar volledig vrij in! We hanteren geen concurrentie-/relatiebeding.
Reageren kan tot uiterlijk één volledige werkdag vóór de deadline (zie procedure)!