Directiesecretaresse VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
• Verbeteren van de dienstverlening;
• Een efficiënte en wendbare organisatie;
• Anticiperen op de toekomst.

1.2 Over de directie en het MT van Realisatie

De directie van VNG Realisatie bestaat uit een directeur en wordt ondersteund door directieondersteuning en staffuncties, evenals de CIO/CTO-rol. De directeur geeft leiding aan de organisatie van ca. 120 vaste medewerkers en treedt op als boegbeeld richting externe partners en stakeholders, met bijzondere aandacht voor strategische en politiek-bestuurlijk gevoelige dossiers. De directieondersteuning en staffuncties ondersteunen de organisatie breed. Dit betreft onder andere secretariële ondersteuning. Doel hiervan is om medewerkers optimaal te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten. VNG Realisatie is inhoudelijk georganiseerd in 6 basisteams:

• Team Common Ground;
• Team CIO/CTO;
• Digitalisering en uitvoerbaarheid overheidsbreed;
• Informatievoorziening en dienstverlening gemeenten;
• Implementatie- en uitvoeringsondersteuning domeinen;
• Collectieve diensten gemeenten.

1.3 Omschrijving van de opdracht

De directiesecretaresse van de directeur VNG Realisatie vervult een sleutelrol in de hoogwaardige ondersteuning van de directeur binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. De opdracht richt zich op het optimaal ontzorgen van de directeur door het regisseren van een zeer complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving. Verder is de directiesecretaresse verantwoordelijk voor het integraal en proactief beheren van de agenda van de directeur VNG Realisatie, waarbij sprake is van veelvuldig schakelen met bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij wordt voortdurend gestuurd op prioritering, urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang. Daarnaast organiseert de directiesecretaresse MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke sessies, en draagt zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en bewaking van besluitvorming en opvolging. Zij fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige schakel voor inkomende informatie, waarbij actief wordt gescreend, geprioriteerd en doorgeleid binnen de juiste gremia. De directiesecretaresse ondersteunt de directeur tevens bij de voorbereiding van bestuurlijke stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie. Daarnaast bewaakt zij de voortgang van dossiers en besluiten en zorgt zij voor tijdige signalering, rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
• Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;

• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
• Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
• Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
• Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
• Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
• Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
• Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.

1.5 Resultaat van de opdracht

De directiesecretaresse zorgt voor een professioneel, strak en bestuurlijk geborgd ondersteuningsen besluitvormingsproces rondom de directeur VNG Realisatie. De directeur wordt volledig ontzorgd in agenda, informatievoorziening, besluitvoorbereiding en opvolging, waardoor maximale focus mogelijk is op strategische en inhoudelijke aansturing. Het resultaat is een effectief en voorspelbaar ingericht proces van agendering, besluitvorming en opvolging binnen een complexe bestuurlijke context. Inkomende informatie wordt tijdig en zorgvuldig gescreend en vertaald naar de juiste actie en gremia. Besluiten en afspraken worden structureel bewaakt en opgevolgd, met continue aandacht voor bestuurlijke sensitiviteit, prioritering en kwaliteit van informatievoorziening.