Korte beschrijving
speelveld Utrecht heeft jou nodig! De gemeente Utrecht staat voor een belangrijke moderniseringsslag binnen het fysieke domein. Om beheer, gebruik en uitwisseling van CAD-tekeningen en aanverwante informatie toekomstbestendig te organiseren, starten we een aanbestedingstraject voor een nieuw CAD-informatiebeheersysteem. Dit systeem wordt een strategisch knooppunt in onze informatievoorziening, met koppelingen naar geografische informatiesystemen (GIS), assetmanagement, vastgoed en basisregistraties. Het sluit aan bij de koers richting objectgericht werken, Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).
Opdrachtomschrijving (de taken):
Wij zoeken een ervaren Programmamanager die dit traject van voorbereiding tot implementatie gaat leiden. Je bent verantwoordelijk voor het regisseren van de aanbesteding, het betrekken van stakeholders in de organisatie en het borgen van kwaliteit, adoptie en resultaat. Je begrijpt de strategische context van gemeentelijke informatievoorziening, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie, en kunt dit vertalen naar concrete keuzes en afspraken.
Taken en verantwoordelijkheden:
 Leiden van de voorbereidingsfase: programma van eisen aanscherpen, (strategische) randvoorwaarden borgen (architectuur, governance, open standaarden).
 Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
 Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht) en richting onze interne partner Domstad IT.
 Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier.
 Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichting beheerorganisatie, koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training.
 Borgen dat het nieuwe systeem aansluiting kan vinden bij Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie.
 Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten.
 Escaleren naar opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden
Resultaat van de opdracht
1. Gereed Programma van Eisen en aanbestedingsdossier
o Compleet en afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen.
o Integratie van principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).
o Dossier aanbesteding gereed voor publicatie conform Aanbestedingswet.
2. Succesvol afgeronde aanbesteding
o Selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de gestelde eisen en ambities.
o Duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten.
o Transparant en rechtmatig aanbestedingsproces, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
3. Inrichting governance en beheerorganisatie
o Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer benoemd en operationeel.
o Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld voor interne gebruikers en externe ketenpartners.
4. Technische en organisatorische implementatie
o Nieuw CAD-informatiebeheersysteem geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen.
o De datamigratie is afgerond
5. Adoptie en veranderverankering
o Gebruikers getraind en begeleid in de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem.
o Communicatieplan uitgevoerd, inclusief interne en externe stakeholders.
o Organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.
6. Borging en continuïteit
o Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten geborgd in beheer en opslag.
o Toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service level agreements
o Plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (building informationmodels, Digital Twin, datagedreven werken).