In het kort: Je gaat als projectondersteuner bijdragen aan uitdagende projecten van Rijkswaterstaat, door teams te ontzorgen, adviseren en ondersteunen bij projectbeheersing en documentmanagement, zodat projecten gestructureerd en efficiënt verlopen.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Programma’s, Projecten en Onderhoud
(PPO) is een van de zeven landelijke organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat. PPO werkt aan het onderhoud van rijkswegen, vaarwegen, bruggen, waterkeringen en sluizen en de bedieningsinstallaties in heel Nederland. Dit doen we met uitdrukkelijke aandacht voor duurzaamheid, een veilige en gezonde leefomgeving en innovatie. Zo dragen we actief bij aan de waterveiligheid van Nederland, doen we proeven met smart mobility, intelligente transportsystemen en het hergebruiken van grondstoffen uit ons areaal. Samen met marktpartijen werken we innovatieve ideeën uit en passen die toe in onze projecten.

Verkeer- en Watermanagement (VWM) is een landelijk organisatieonderdeel van Rijkswaterstaat waarin het verkeersmanagement op de (vaar)weg en het watermanagement worden gebundeld. VWM zorgt 24 uur per dag voor betrouwbaar waterbeheer en vlot en veilig verkeer over weg en water. Het organisatieonderdeel VWM is een 24-uurs organisatie waarin alle operationele taken van de weginspecteurs, wegverkeerscentrales, sluismeesters, verkeersleiders, verkeersposten en een onderdeel van het Watermanagementcentrum Nederland (WMCN) zijn ondergebracht. VWM zorgt o.a. voor de afhandeling van ongevallen, plant werkzaamheden aan (vaar)wegen en komt in actie bij crisis als gevolg van bijvoorbeeld extreem weer. Ook enkele operationele taken op het gebied van beheer verkeerssystemen en netwerkplanning maken onderdeel uit van RWS VWM.

Afdeling / Team
Het programma Incidentmanagement (samenwerking tussen PPO en VWM) Incidentmanagement Water en Scheepvaart (IMWS) is in de huidige Rijkswaterstaatorganisatie een gezamenlijke verantwoordelijkheid van RWS regio en VWM. Deze verantwoordelijkheid komt onder andere voort uit de Waterwet. IM WS is onder te verdelen in:
- de calamiteitenbestrijding van waterverontreinigingen,
- de ijsbestrijding,
- bergingen,
- watermanagement.

De regio is verantwoordelijk voor ‘het wat’ en de VWM organisatie (Bureau Incidentmanagement Water en Scheepvaart) voor ‘het hoe’. De regio brengt op basis van kennis van de omgeving(spartijen) en het beheergebied de behoeften en wensen in op het gebied van IM WS. De VWM organisatie adviseert de regio over de incidentbestrijding, bespreekt of de behoefte uitvoerbaar en realiseerbaar is en zorgt er voor dat het incident volgens de afspraken bestreden wordt. Daarnaast zijn er meer spelers die een rol hebben, zoals marktpartijen die personeel en materieel leveren voor de uitvoering. Het programmateam Incidentmanagement Water en Scheepvaart, bestaande uit collega’s van VWM en PPO, is opdrachtgever naar deze marktpartijen. Het programmateam IM WS werkt vanuit landelijk perspectief en kan hierdoor de inkoop en aansturing van marktpartijen uniform en efficiënter vorm geven dan de afzonderlijke regio’s.

Opdrachtomschrijving
Wat is er mooier dan een bijdrage leveren aan schoon water, droge voeten en vlot en veilige scheepvaart? In de dynamische rol van projectondersteuner werk je aan de uitdagende projecten van Rijkswaterstaat, waarbij je op een proactieve wijze ondersteunt, ontzorgt en adviseert en bijdraagt aan het realiseren van verbeteringen. Dankzij jou zijn de projectteams in staat om de projecten gestructureerd in goede banen te leiden. Je levert jouw bijdrage binnen het team projectbeheersing, onder de verantwoordelijkheid van de Manager Projectbeheersing.

Over de Opdracht
Binnen Rijkswaterstaat werken we in multidisciplinaire teams; voor elke opdracht die we uitvoeren werken we met een Integraal Projectmanagementteam (IPM-team). De vijf disciplines binnen zo’n team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technisch Management en Contractmanagement. De discipline Projectbeheersing is verantwoordelijk voor de integrale beheersing binnen de projecten. De focus ligt op de aspecten scope, tijd, geld, kansen en risico’s, planning, informatie, kwaliteit en documentatie in alle verschillende projectfases.

De werkzaamheden voor het projectteam bestaan uit:
- Voorbereiden, bijwonen en afhandelen van het Integraal Project Management overleggen (IPM) en andere structurele overleggen.
- Organiseren van de integrale projectmanagement overleggen (IPM), werkoverleggen, overleggen met de markt, en andere overleggen.
- Vooraf goed voorbereiden en afgestemde vergaderstukken (incl. agenda) zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden.
- Vastlegging van besluiten door middel van notulen en het bijhouden van een actie- en besluitenlijst in een documentmanagementsysteem (Connect en G-schijf).
- Zichtbare aanwezigheid binnen de projectorganisatie voor goede afstemming en beheersing van raakvlakken.

Tot het takenpakket hoort ook het organiseren van werksessies en teambijeenkomsten, het bijhouden van verschillende functionele mailboxen, overzichten (vb van oefeningen), dashboard, zonebord en presentaties. Het inrichten, opbouwen en kritisch bijhouden van de archieven (Connect, G schijf), controle uitvoeren op volledigheid en adviseren de medewerkers op het gebied van documentmanagement is ook van groot belang. Je bent de sparringpartner als het over informatie-/documentmanagement gaat.

Tenslotte behoren het plannen en boeken van (online) evenementen, reserveren van vergaderlocaties, lunches, etc. bij de werkzaamheden. Naast deze werkzaamheden voor het projectteam, bestaan de andere helft van de werkzaamheden aan werken voor het bureau IMWS.

De werkzaamheden voor het bureau IMWS bestaan uit:
- Het op orde houden van de plannen die op ons Intranet gepubliceerd staan.
- Het communiceren over deze plannen richting de IM-rolhouders.
- Het bijhouden van de actuele documenten rondom oefeningen, registratie en rapportage van meldingen van incidenten en onze inzet daarbij.
- Overzicht houden van betrokken IM-rolhouders intern bij RWS.
- Overzicht houden van onze relaties met crisispartners, en overige betrokkenen.
- Beheren mappenstructuur bIMWS en het opzetten en beheren van de bijbehorende Connect-site.
- Beheren functionele mailboxen.
- Voorbereiden wekelijkse teamdag adhv zonebord.
- Voorbereiden en verslaglegging van diverse RWS-interne overleggen, zoals de Kennistafel.

Resultaat opdracht
- Juiste en volledige verslagen van OG/ON overleggen.
- Juiste en volledige verslagen IPM overleggen.
- Diverse actuele overzichten.
- Mailboxen en agenda’s actueel.
- Juiste en complete archieven.
- Planvorming actueel en ontsloten voor gebruikers.

Leiding en toezicht
Vanuit het projectteam werk je onder leiding van de Manager Projectbeheersing. Vanuit het bureau IMWS is de teamleider je aanspreekpunt.