Projectsecretaris – Project Medewerker Ondersteuner (PMO)

Samenvatting Wil jij als projectsecretaris impact hebben op de omgeving van patiënten, bezoekers en collega’s in het UMC Utrecht? In deze rol ondersteun je bij projecten die directe invloed hebben op de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening. Functie-inhoud Het UMCU staat aan de vooravond van een grote vernieuwbouwopgave. Het facilitair bedrijf speelt hier een grote rol in. Als projectsecretaris breng je structuur in het programma, bereid je besluitvorming voor, denk je vooruit en jaag je de juiste mensen aan om resultaten op te leveren. Je ondersteunt projectleiders bij de planning, de communicatie en het opstellen van rapportages. Daarmee lever je een directe bijdrage aan een veilige, gastvrije en efficiënte werkomgeving en aan de kwaliteit van onze facilitaire dienstverlening. Jij gaat onder meer aan de slag met: Opstellen van projectplannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Ondersteunen bij het vormen van projectorganisaties. Opstellen van managementrapportages en verzorgen van de projectadministratie. Controleren op tijdige en juiste afronding van fasedocumenten. Ontwikkelen van ondersteunende tools zoals formats voor tijd- en geldbeheersing. Meehelpen met het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen. Afdeling Je komt te werken bij de afdeling Ontwikkeling & Advies van het Facilitair Bedrijf. Je werkt in een team met andere professionals op het gebied van facilitair advies en conceptontwikkeling en functioneel beheerders. De afdeling levert vanuit haar expertisegebieden, in nauwe samenwerking met de business, een actieve bijdrage aan het goed functioneren van het Facilitair Bedrijf als geheel. Het Facilitair Bedrijf draagt zorg voor een breed scala facilitaire diensten; van ontwikkeling van en onderhoud aan medische apparatuur, patiënten voeding en restaurants, schoonmaak, ontvangst en beveiliging, logistiek tot beheer en onderhoud van gebouwen en installaties en stralingsbescherming. Door deze variatie is het een boeiende werkomgeving met een diversiteit aan bedrijfsmatige vraagstukken. Het UMC Utrecht is een van de grootste academische centra van Nederland. Samen met meer dan 12.000 collega’s werken we aan innovatieve oplossingen die direct ten goede komen aan onze patiënten en de maatschappij. Profiel Je werkt projectmatig, gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor verhoudingen binnen een grote organisatie. Daarnaast beschik je over: Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een afgeronde opleiding in projectmanagement, secretariaat of managementassistentie. Minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van projectmanagement. Kennis van projectprocedures en documentbeheer. Nauwkeurigheid en gevoel voor vertrouwelijke informatie. Een servicegerichte en integere werkhouding. Ervaring en affiniteit met de facilitaire en huisvestingsomgeving.