Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.
Opdrachtomschrijving:
Het project ViA15 heeft de behoefte aan een duurzame meerjarige ondersteuning bij de vastleggen van de documentatie van het project. Er is behoefte aan een documentalist die zelfstandig voor de duur van het project (ca. 6 jaar) het projectteam ondersteund in het vastleggen van de documenten, controleert of de documenten aanwezig zijn en het aansporen van medewerkers om de documenten juist en tijdig vast te leggen. Af en toe zul je zelf ook als ondersteuning documenten moeten gaan archiveren / vastleggen in de systeem.
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen / processen van het project ViA15. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan/documentair informatieplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het zelfstandigheid beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• >Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
Resultaat opdracht:
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
Leiding en toezicht:
Ja
Meest essentiële competenties:
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)
• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-om mentaliteit: af en toe ook zelf actief documenten vast te leggen en kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
o Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)